Руководство. 4.1. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность и освобождаемый приказом Генерального директора

4.1. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность и освобождаемый приказом Генерального директора.

4.2. Должность заведующего канцелярией замещается специалистом с высшим образованием и опытом работы по делопроизводству не менее трех лет.

4.3. В период временного отсутствия заведующего канцелярией его обязанности выполняет помощник Генерального директора.

4.4. Заведующий канцелярией осуществляет непосредственное руководство деятельностью сотрудников канцелярии и методическое руководство деятельностью сотрудников структурных подразделений, ответственных за делопроизводство.

4.5. На заведующего канцелярией возлагается:

организация работы по документационному обеспечению деятельности ЗАО;

рассмотрение документов, поступающих в адрес руководства ЗАО, распределение их на исполнение в структурных подразделениях и для доклада руководству;

подготовка по указанию Генерального директора проектов приказов по основной деятельности, распоряжений, писем и других документов;

подготовка поступивших документов для доклада Генеральному директору;

ведение контроля за сроками исполнения документов, информирование руководства о ходе исполнения документов в структурных подразделениях;

разработка мероприятий по повышению качества документов;
сокращению их видов и разновидностей, сроков прохождения и исполнения, совершенствованию форм и методов работы с документами.

4.6.Заведующий канцелярией имеет право:

давать работникам структурных подразделений, ответственным за ДОУ, указания и разъяснения по организации работы с документами;

запрашивать в структурных подразделениях информацию, необходимую Генеральному директору;

привлекать сотрудников структурных подразделений к подготовке проектов документов для Дирекции (по согласованию с руководителями структурных подразделений);

возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных правил;

контролировать организацию работы с документами в структурных подразделениях ЗАО;

заверять копии документов;

удостоверять юридическую силу документов факсимильной подписью Генерального директора.

4.7.Заведующий канцелярией несет ответственность за:

обеспечение установленного порядка работы с документами в ЗАО;

выполнение канцелярией в полном объеме установленных настоящим положением задач и функции;

выполнение указаний и поручений руководства;

организацию работы канцелярии, соблюдение порядка и дисциплины, обеспечение необходимых условий труда ее работников.

5. Взаимоотношения

Канцелярия взаимодействует:

5.1. Со всеми структурными подразделениями по вопросам opганизации делопроизводства, сбора информации, подготовки документов:

5.2. С юридической службой - по вопросам правового обеспечения разрабатываемых документов;

5.3. С Департаментом кадров по вопросам подбора и расстановки кадров;

5.4. С АХО по вопросам обеспечения компьютерами, организационной техникой, бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями, оборудованием;

5.5. С информационным отделом по вопросам эксплуатации и ремонта организационной и вычислительной техники.