Создание в таблице поля со списком подстановок или списком значений

Мастер подстановок позволяет создать поле, в котором выводится список значений одного из следующих двух видов, что облегчает ввод данных:

·список подстановок, в котором выводятся значения из существующей таблицы или отчета;

·список постоянных значений, которые вводятся при создании поля.

Наиболее распространенным видом списка подстановок является список значений из ссылочной таблицы. Например, в поле «Код поставщика» из базы данных «Борей» можно вывести следующий список:

{bml bm222.WMF}

Такой список создается путем поиска значений в поле «КодПоставщика» таблицы «Поставщики» и вывода соответствующих значений поля «Название». При выборе значения из списка задается значение внешнего ключа в текущей записи (поле «КодПоставщика» в таблице «Товары»), совпадающее со значением ключевого поля соответствующей записи в связанной таблице (поле «КодПоставщика» в таблице «Поставщики»). При этом создается объединение со связанной таблицей, позволяющее отображать (но не сохранять) значения поля «Название» из таблицы «Поставщики». Внешний ключ (значение поля «КодПоставщика») сохраняется, но не отображается. Это приводит к тому, что любое обновление данных в таблице «Поставщики» будет отражаться как в списке, так и в записях в таблице «Товары». Поле списка подстановок необходимо определять из таблицы, содержащей внешний ключ и отображающей список подстановок. В приведенном примере поле списка подстановок будет определено из таблицы «Товары».

Список постоянных значений выгладит так же, как список подстановок, но такой список содержит постоянный набор значений, которые вводятся при создании списка. Список постоянных значений используется для ввода а поля значений, которые не нужно хранить в таблице и для которых не предполагается частое изменение. Например, удобно создать для заполнения поля «Обращение» список значений типа «Mr.», «Mrs.» или «Ms.». Выбираемое из списка значение заносится в запись без создания отношения со связанной таблицей. Если какое-либо значение из списка будет в дальнейшем изменено, это не отразится на ранее заполненных записях.

Создавать новые поля со списком подстановок или со списком значений можно как в режиме конструктора, так и в режиме таблицы. Однако, если поле, которое будет использовано как внешний ключ для поля подстановок, уже существует, необходимо открыть содержащую это поле таблицу в режиме конструктора и определить поле подстановок. Например, если имеется таблица «Товары», в которой уже определено поле «КодПоставщика», и требуется превратить его в поле подстановок, в котором будут выводиться названия поставщиков из таблицы «Поставщики», то необходимо открыть таблицу «Товары» в режиме конструктора и преобразовать поле «КодПоставщика» в поле подстановок.