Нормализация таблицы с помощью мастера по анализу таблиц

Мастер по анализу таблиц позволяет разделить таблицу, содержащую в одном или нескольких полях большое количество повторяющихся данных, на связанные таблицы. Этот способ более эффективного сохранения данных называют нормализацией таблиц.

1 В меню Сервис выберите команду Анализ и подкоманду Таблица.

2 Следуйте инструкциям мастера по анализу таблиц.

При использовании мастера пользователь имеет возможность самостоятельно определить создаваемые таблицы или позволить мастеру провести нормализацию таблиц. В первых двух диалоговых окнах объясняется, что такое нормализация и в каких случаях она оказывается полезной. В последнем диалоговом окне пользователь имеет возможность создать запрос, позволяющий в режиме таблицы вывести данные из разделенных таблиц.

{ewc HLP95EN.DLL, DYNALINK, "Связь с Web или другими источниками":"achowNormalizerTopicsSW":1:"Foo":"Invisible"}

Определение в базе данных связей между таблицами

После создания различных таблиц, содержащих данные, относящиеся к различным аспектам базы данных, разработчик должен продумать, каким образом Microsoft Access будет объединять эти данные при их извлечении из базы данных. Первым шагом при этом является определение связей между таблицами. После этого становится возможным создание запросов, форм и отчетов, в которых выводятся данные из нескольких таблиц сразу. Ниже приводится пример многотабличной формы.

{bml bm3.WMF}

Как работает связь между таблицами?

В приведенном примере данные полей в пяти таблицах должны быть определенным образом скоординированы, так как они содержат сведения об одном и том же заказе. Эта координация осуществляется путем установления связей между таблицами. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями разных таблиц, имеющими одинаковые имена. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Например, для сопоставления сведений о сотрудниках и о принятых ими заказах, следует определить связь по полям «КодСотрудника» в двух таблицах.

{bml bm4.WMF}

Отношение «один-ко-многим»

Связь с отношением «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A.

{bml bm5.WMF}

Отношение «многие-ко-многим»

При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит из по крайней мере двух полей, которые являются полями внешнего ключа в таблицах A и B. Например, между таблицами «Заказы» и «Товары» имеется отношение «многие-ко-многим», которое определяется путем создания двух связей с отношением «один-ко-многим» для таблицы «Заказано».

{bml bm6.WMF}

Отношение «один-к-одному»

При отношении «один-к-одному» запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением «один-к-одному» используют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. Например, такой тип связей между таблицами подходит для сохранении сведений об участии сотрудников в спортивных мероприятиях.

{bml bm7.WMF}

Определение связей между таблицами

Для того чтобы определить связь между таблицами, следует добавить таблицы в окно Схема данных и перенести с помощью мыши ключевое поле одной таблицы в другую таблицу.

{bml bm8.WMF}

Тип создаваемой связи зависит от полей, для которых определяется связь.

·Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс.

·Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

·Связь с отношением «многие-ко-многим» фактически является двумя связями с отношением «один-ко-многим» через третью таблицу, ключ которой состоит из по крайней мере двух полей, которые являются полями внешнего ключа в двух других таблицах.

Для получения дополнительных сведений о способах определения связей между таблицами нажмите кнопку.

Примечание. Если перенести с помощью мыши поле, не являющееся ключевым или не имеющее уникального индекса, на другое поле, которое также не является ключевым или не имеет уникального индекса, создается неопределенное отношение. В запросах, содержащих таблицы с неопределенным отношением, Microsoft Access по умолчанию создает линию объединения между таблицами, но условия целостности данных при этом не накладываются и нет гарантии уникальности записей в любой из таблиц.

{ewc HLP95EN.DLL, DYNALINK, "Связь с Web или другими источниками":"acconDetermineRelationshipsForDatabaseSW":1:"Foo":"Invisible"}

K Параметры OLE/DDE

1 Выберите в меню Сервис команду Параметры, а затем — вкладку Другие.

2 В группе Операции DDE установите или снимите нужный флажок.

·Установленный флажок Пропуск команд DDE задает игнорирование команд DDE из других приложений.

·Установленный флажок Обновление связей DDE задает обновление связей DDE через промежутки времени, указанные в поле Период обновления.

3 Введите в поле Время ожидания ОLE/DDE величину промежутка времени ожидания в секундах (от 0 до 300) перед повторением неудачной попытки выполнить операцию OLE или DDE.

Нажмите кнопку Применить для немедленного ввода в действие заданных параметров без закрытия диалогового окна или кнопку OK для ввода в параметров действие и закрытия диалогового окна.

{ewc HLP95EN.DLL, DYNALINK, "Связь с Web или другими источниками":"achowSetOleDdePreferencesSW":1:"Foo":"Invisible"}

K Различие между драйверами ODBC и встроенными драйверами доступа к внешним данным

В Microsoft Access поддерживается импорт, экспорт и связывание данных из электронных таблиц, баз данных и текстовых файлов различных форматов. Для этого используются либо встроенные драйверы, либо драйверы ODBC.