Організація бухгалтерського обліку. Електронний документооборот покликаний забезпечувати процеси створення, управління доступом і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних

Електронний документооборот покликаний забезпечувати процеси створення, управління доступом і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також контроль за рухом документів на підприємстві.

Основні етапи електронного документообороту наведено на рис. 8.4.

Відправлення і передача електронних документів здійснюються їх автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних або телекомунікаційних систем або шляхом відправлення носіїв, на яких записано цей документ. Датою і часом відправлення електронного документа є дата, коли його передача не може бути скасована особою, яка його відправила (якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше). Якщо електронний документ відправляється шляхом пересилання на електронному носії, на якому його записано, датою відправлення вважається дата передачі документу для пересилання.

На відміну від паперових документів, факт одержання електронних документів підтверджується інакше. На них не поширюються вимоги щодо надсилання рекомендованим листом або передачі під розписку, навіть якщо таку вимогу для паперових документів встановлено законодавством. Підтвердження факту одержання електронних документів відбувається відповідно до законодавства та призначення документів, тобто електронний документ вважається одержаним адресатом з моменту надходження автору повідомлення в електронній формі від адресата про його одержання (якщо інше не передбачено попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообороту). Підтвердження про одержання електронного документу повинно містити дані про час одержання та про відправника цього підтвердження. Спосіб передачі електронного документу обирається суб'єктами електронного документообороту та може здійснюватися шляхом передачі диску із записаними на ньому електронними документами. Можна скористатися також послугою електронної пошти.

Думка науковця

Законодавством не визначено, хто несе відповідальність за втрату електронного документу на етапі доставки, хоча це досить важливий момент, коли йдеться, наприклад, про електронну звітність. Тому необхідною є розробка підзаконних актів, які регулюють це питання.

240

Етапи електронного документообороту %-

формування змісту електронного документу, заповнення реквізитів

відображення операці й за електронним документом у бухгалтерському обліку

передача електронного документу за допомогою спеціальних засобів контрагенту_____________________

to

Автор електронного документу

відправлення та передача

[підтвердження] і факту і І одержання |

виготовлення і паперових оригіналів (заі ] потреби)

t

Отримувач електронного документу

надходження електронного документа на підприемство-отримувач; заведення і_________________________________ г реєстраційної картки на електронний і документ

одержання | \3

виконання доручень за елекгронним документом і бухгалтерська обробка

—| використання ]

зберігання електронного документу на

електронних носіях; передача до - ) збереження

архіву

— [ знищення І (і]

після встановленого законодавством закінчення строку зберігання

Рис. 8.4. Етапи електронного документообороту