Досвід практика. Для раціоналізації документообороту необхідним є :

Для раціоналізації документообороту необхідним є:

=> зниження трудомісткості складання первинних документів за рахунок використання бланків документів із заздалегідь заповненими постійними реквізитами (адреса підприємства, реєстраційні номери в державних органах влади, номер поточного рахунку, телефон підприємства або його служб і т.д.);

•=> скорочення кількості документів, які виписуються та обробляються (забезпечується шляхом застосування накопичувальних документів замість разових);

*=> уникнення складання документів, які не мають корисної для управління інформації;

■=> застосування засобів машинної обробки інформаційних даних. Важливою умовою раціоналізації документообороту є також продумана кількість екземплярів документів. Необхідно правильно розподілити обов'язки між підрозділами підприємства та визначити, які з них контролюють певні операції, та, виходячи з цього, визначати кількість екземплярів.

Наприклад, розглянемо накладну на внутрішнє переміщення, яка використовується
для передачі готової продукції на склад з виробництва. Цей документ можна виписувати
в трьох екземплярах, а можна в шести й навіть в семи, оскільки контроль за виконанням
плану виробництва можуть здійснювати планово-фінансовий відділ, бухгалтерська
служба, відділ збуту, відділ технічного контролю і т.д. Однак, такий контроль можна
зосередити і в одному або в двох підрозділах (наприклад, в бухгалтерській службі та в
планово-фінансовому відділі або лише в бухгалтерській службі), тоді, виписувати
накладну необхідно буде лише в двох екземплярах. Ефективність очевидна: за
необхідності, інші підрозділи можуть використовувати дані бухгалтерського обліку,
звільняючись від облікових робіт._____________________________________________________

Неправильно організований документооборот може призвести до несвоєчасної доставки документів, непрогнозованості їх руху, відсутності відповідальних осіб через незакріплення відповідних обов'язків щодо документів за окремими працівниками, неможливості прийняття рішень без залучення додаткової інформації (яка не міститься в документах).

При цьому важливою є співпраця керівника підприємства та головного бухгалтера.

Об'єктами організації документообороту є первинні документи, облікові регістри, звітність, а також порядок їх складання, руху та обов'язки відповідальних осіб на кожному з етапів документообороту.

Етапи організації документообороту на підприємстві наведено на рис. 8.1.

Перші два етапи є підготовчими у процесі розробки документообороту. Вони необхідні для визначення точок дотику - співпраці різних відділів підприємства у створенні єдиного масиву інформаційних даних, а також встановлення ролі бухгалтерської служби в цьому процесі.

Найбільш важливим для процесу організації документообороту є третій етап, який передбачає врегулювання відповідними організаційно-розпорядчими документами сукупності робіт зі створення, перевірки, обробки та зберігання документації. Деякі з цих документів можуть оформлюватися в якості додатків до Положення про облікову політику.