Тема 7. Організація діловодства та документування господарських операцій

Складаючи документи, необхідно дотримуватися правил, передбачених законодавством (рис. 7.2).

Правила оформлення документів

D

первинні документи складаються українською мовою. Поряд з українською мовою може використовуватися й інша мова в порядку, визначеному Законом України "Про мови в Україні". Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований аутентичний переклад українською мовою

D

первинні документи повинні бути складені у момент здійснення господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. Для контролю та впорядкування обробки інформації на основі первинних документів можуть складатися зведені документи

D

записи у первинних документах повинні здійснюватися лише чорнилами темного, кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації та іншими засобами, які забезпечили б збереження цих записів протягом встановленого строку зберігання документів і запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень

D

фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов'язаних з прийманням і видачею грошових коштів, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна, забезпечуються підприємством, установою, щоі виконує ці операції, копіями первинних документів про таку операцію

D

первинні документи складаються на бланках типових або спеціалізованих форм, затверджених міністерствами та відомствами України. Документування господарських! операцій може здійснюватися з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм. Додаткові вимоїн до порядку створення первинних документів про касові і банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна передбачаються¹ іншими нормативними актами

У) [вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прокреслюванню

підписують документ особисто, із застосуванням факсиміле, штампу, символу або іншим механічним або електронним способом посвідчення________________

D

D

у тексті і числових даних документів не допускаються підчистки та необумовлені виправлення. Помилки у первинних документах, облікових регістрах і звітах, що створені ручним способом, виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або числа закреслюють і зверху надписують правильний текст або числа. Закреслюють одною рискою так, щоб можна було прочитати виправлене. Виправлення помилки повинно бути обумовлене написом "виправлено" і підтверджено підписами осіб, які підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення. Виправлення не допускаються у документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами

Підписання первинних документів

Рис. 7.2. Правила оформлення документів

Чинним законодавством чітко встановлено вимоги щодо підписання документації підприємства. Важливість підпису документу передусім полягає у тому, що саме підпис, окрім 199