Курсовое проектирование в среде MS Access 4 страница

Кроме типов данных Текстовый и Числовой в Microsoft Access имеются следующие типы:

MEMO,

Дата/Время,

Денежный,

Счётчик,

Логический,

Поле объекта OLE,

Гиперссылка,

Мастер подстановок….

Тип данных MEMO относится к символьному виду данных. Поле этого типа предназначено для хранения больших текстовых данных: предложений, абзацев, текстов суммарной длиной до 64000 символов.

Тип данных Счётчик относится к числовому виду данных. Значения его – уникальные последовательно возрастающие на 1 или псевдослучайные числа, имеющие подтип Длинное целое. Обычно используется в качестве ключевого поля таблицы, если пользователь по каким-либо причинам не может (имеются полностью повторяющиеся строки) или не хочет использовать реквизиты информационного объекта для создания ключевого поля. Значения полей этого типа Microsoft Access создаёт автоматически, и пользователь изменить их не может.

Тип данных Логический также относится к числовому виду данных. Поле этого типа может содержать одно из двух возможных значений – Истина или Ложь – и использует величину –1 для представления значения Истина и величину 0 – для Ложь. В памяти компьютера имеет размер один бит. Обычно используется в логических выражениях.

Тип данных Денежный относится к числовому виду данных. Предназначен для хранения денежных сумм и используется для предотвращения округления во время вычислений. Имеет точность до 15 цифр в целой части и до 4 в дробной. В памяти машины занимает 8 байт. Может использоваться для выполнения расчётов с высокой точностью, не обязательно денежных.

Тип данных Дата/Время используется при хранении даты и времени в специальном числовом формате, причём дата хранится в целой части значения поля типа Дата/Время, а время – в дробной. В памяти машины занимает 8 байт.

Тип данных Поле объекта OLE относится к виду данных “Объекты произвольного типа”. Поле этого типа может содержать рисунок, диаграммы, звукозапись, рабочий лист электронной таблицы и другие объекты данных OLE из приложений Windows.

При использовании типа данных Мастер подстановок мастер создаёт столбец подстановок, в котором отображается список возможных значений для выбора значений поля. Другими словами, домен этого поля определяется на другом домене, используя значения из таблицы, запроса или фиксированного набора значений. Например, столбцом подстановки может быть перечень кодов товаров из таблицы “Товары” или созданный пользователем список дней недели.

Имена полей, их типы и свойства можно задать во время построения таблицы в режиме конструктора.

В “Свойствах поля” конструктора таблиц можно установить размер поля для полей типов Текстовый, Числовой и Счётчик. В окне “Свойства поля” можно установить также еще ряд свойств. Ниже рассмотрены некоторые свойства, которые часто используются и правильное применение которых имеет наиболее существенное значение при проектировании таблиц СУБД.

Подпись. Наличие подписи позволяет заменить в изображении таблицы, формы или отчёта названия полей текстом подписи. Например, если поле имеет имя NDOG, а подпись – Номер договора, то в качестве названий колонок таблиц или полей формы или отчёта будет текст Номер договора (вместо NDOG).

Значение по умолчанию. Применение этого свойства позволяет автоматически вводить в поле каждой очередной записи таблицы заданное пользователем фиксированное значение. В то же время пользователь может изменить в процессе ввода значение по умолчанию для любой вводимой записи. Свойство удобно использовать для часто встречающихся значений поля таблицы. Значение 0 (ноль, не Null!) СУБД Microsoft Access устанавливает для числовых полей реквизитов-оснований по умолчанию.

…

Значение по умолчанию может вводить пользователь при проектировании таблицы непосредственно в строке определяемого поля или вычисляться при помощи Построителя выражений, который вызывается при нажатии на кнопку справа от поля ввода строки Значение по умолчанию.

Обязательное поле. Это свойство позволяет установить, является ли обязательным задание значения поля. Свойство может иметь одно из двух значений: Да или Нет (по умолчанию – Нет). Если свойство имеет значение Да, то при вводе данных в строку таблицы необходимо задать значение поля, т.е. оно не может иметь значение Null. Например, если необходимо, чтобы в каждой строке таблицы “Спецификация договора” вводилось количество товара, то значение рассматриваемого свойства соответствующего поля должно быть Да.

Индексированное поле. Данное свойство применяется для образования простого индекса. Использование индексов ускоряет поиск данных с заданным значением, но замедляет обновление таблиц.

Свойство Индексированное поле может иметь следующие значения:

Значение Описание

Нет Поле не индексировано

(по умолчанию)

Да Поле индексировано.

(Допускаются Допускается повторение

совпадения) значений индексного

поля

Да Поле индексировано.

(Совпадения Повторение значений

не допускаются) индексного поля

не допускается

Для простого ключа таблицы Microsoft Access автоматически создаёт индекс, и если ключ простой, то свойство Индексированное поле ключевого поля получает значение “Да (Совпадения не допускаются)”. Если ключ составной, то Microsoft Access создаёт из всех ключевых полей составной ключ, а свойство Индексированное поле составляющих ключ полей имеет умалчиваемое значение “Нет”.

Для полей составного ключа следует устанавливать для свойства Индексированное поле значение “Да (Допускаются совпадения)”, что позволит иметь повторяющиеся значения составляющих ключ полей.

4.1.3. Разработка схемы данных СУБД Access

Схема данных позволяет

установить связи между записями в таблицах,

отобразить их графически на экране монитора и/или вывести на печать,

обеспечить защиту от случайного удаления или изменения связанных данных,

автоматически использовать эти связи при построении

запросов к БД,

составных (подчинённых) форм

отчётов.

В Microsoft Access можно установить три типа связей:

“Один-к-одному”

“Один-ко-многим”

“Не определено”.

Последний тип связи соответствует связи типа “Многие-ко-многим”.

В связи “Один-к-одному” одной строке первой таблицы соответствует только одна строка во второй. Эта связь используется для разделения таблиц, имеющих большое количество полей, или для отделения части таблицы, содержащей важные или секретные данные, доступ к которым разрешён ограниченному кругу лиц.

В связи “Один-ко-многим” каждой строке первой таблицы (главной) могут соответствовать несколько строк во второй (подчинённой), а строка в подчинённой таблице не может иметь более одной соответствующей ей строки в главной. В главной таблице связываемое поле должно быть ключевым уникальным, а в подчинённой таблице – любым. Связь “Один-ко-многим” используется наиболее часто.

Связь “Один-ко-многим” возникает, если:

связываемое поле подчинённой таблицы является неключевым

или

связываемые поля подчинённой таблицы образуют составной ключ и количество ключевых полей в ней больше, чем в главной.

Поля связи подчинённой таблицы образуют внешний ключ.

Предполагая, что таблица соответствует информационному объекту предметной области (ПО), можно считать, что схема БД является отображением в Microsoft Access семантической модели ПО. При условии, что таблицы в схеме расположены по уровням иерархии, схема БД является отображением в Microsoft Access канонической формы ИЛМ ПО.

Связи между таблицами в Microsoft Access можно устанавливать непосредственно при проектировании запросов. В схеме БД устанавливаются не все теоретически возможные связи между таблицами, а только те, которые реально используются проектировщиком БД при построении составных экранных форм, запросов и отчётов.

Наличие схемы данных обязательно только для проверки ссылочной целостности, построения составных форм и ввода данных в связанные таблицы. Схема данных позволяет объединить отдельные реляционные таблицы, полученные на этапе информационного анализа из первичного документа, в единое целое – информационное отображение исходного документа посредством входных форм СУБД Access.

Таблицы в Схеме данных рекомендуется располагать по уровням иерархии в соответствии с канонической формой ИЛМ ПО. Это делает более наглядными связи между таблицами.

Ссылочная целостность

В Microsoft Access понятиям Ссылочное (целевое) отношение и Ссылающееся отношение соответствуют понятия Главная таблица и Подтаблица.

Главная таблица – это таблица на стороне “один” при связи двух таблиц с отношением “Один-ко-многим”. В главной таблице должно существовать ключевое поле, а все записи в ней должны быть уникальными. Подтаблица – это таблица на стороне “многие” при связи двух таблиц с отношением “Один-ко-многим”. Одна и та же таблица может в одной связи быть главной, а в другой – подтаблицей.

Поля, при помощи которых осуществляется связь таблиц, называются связанными полями; их называют также внешними ключами. Связанное поле главной таблицы должно быть ключевым полем или иметь уникальный индекс. Связанное поле подтаблицы является или неключевым, или частью составного ключа.Связанные поля должны иметь одинаковый тип данных.

Изменение целостности данных в AccessMicrosoft Access производится при помощи диалогового окна “Изменение связей”.

Для вывода окна на экран следует дважды щёлкнуть левой кнопкой мыши по линии связи таблиц или щёлкнуть по ней один раз правой кнопкой мыши и выбрать пункт “Изменить связь…”. Для обеспечения целостности данных необходимо установить одноимённый флажок в окне “Изменение связей”. Тогда Microsoft Access обеспечивает выполнение следующих правил.

Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной подтаблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы.

Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице.

Невозможно изменить значение первичного ключа в главной таблице, если существуют записи, связанные с данной записью.

Для того чтобы можно было изменять и/или удалять записи в связанных таблицах, сохраняя при этом целостность данных, в Microsoft Access применяется каскадирование. С этой целью следует установить флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Если установлен флажок Каскадное обновление связанных полей, то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически изменяются и соответствующие значения связанных записей. Если установлен флажок Каскадное удаление связанных полей, то при удалении записи в главной таблице удаляются и все связанные записи в подчиненной таблице [2].

Подготовка данных для контрольного примера.

Главное требование к данным контрольного примера - представительность (полнота) данных, учитывающая особенности информации, указанные в описании предметной области. Такие данные должны обеспечить отладку алгоритма на компьютере и подтвердить его работоспособность при решении задачи. Например, если решается задача, результатом которой является список покупателей, недоплативших за поставленные им товары, то среди товарно-транспортных накладных (ТТН) и платежных поручений (ПП) для части покупателей должны быть такие, что общая сумма по ТТН по каждому такому покупателю должна быть больше общей суммы по оплаченным им ПП.

Исходные данные следует готовить непосредственно в виде первичных документов [16], т. е. ТТН, ПП, договоров, справочников и т. д. Что касается количества экземпляров оперативных документов с исходными данными, то в общем случае можно рекомендовать подготовить не менее трех экземпляров каждого вида документа и не менее трех строк в каждом документе.

Использование форм первичныхдокументов для подготовки данных контрольного примера обеспечивает:

проверку правильности проектирования экранных форм для ввода данных в БД,

целостность данных,

удобство отладки алгоритма решения задачи.

Ввод данных контрольного примера в базу данных и проектирование экранных форм

Ввод данных в таблицы Microsoft Access возможен различными способами:

непосредственный ввод с клавиатуры,

импорт таблицы из другой базы данных СУБД,

импорт электронной таблицы типа Excel.

Ввод данных контрольного примера выполняется первым способом. Он является также определяющим при создании, изменении и пополнении БД.

Ввод с клавиатуры производится:

непосредственно в таблицы,

при помощи экранных форм.

Оба способа являются универсальными, т.е. пригодными для ввода данных как в несвязанные, так и в связанные таблицы. В обоих способах ввод данных в связанные таблицы позволяет производить однократный ввод значений одних и тех же реквизитов одновременно в несколько связанных таблиц, обеспечивая тем самым целостность данных в этих таблицах. Перед вводом данных в связанные таблицы необходимо создать Схему данных и в окне “Изменение связей” установить флажок “Обеспечение целостности данных”. Как правило, устанавливаются также флажки “Каскадное обновление связанных полей” и “Каскадное удаление связанных полей”. Наличие Схемы данных обязательно для построения составных связанных форм.

Экранная форма ввода и редактирования базы данных является отображением первичного документа в среде Microsoft Access.

Ввод данных при помощи форм обеспечивает:

однократный ввод данных в связанные поля в главной и подчинённой таблицах;

выбор значений полей из списка, построенного на основе справочника, что облегчает ввод и обеспечивает целостность данных;

подсчёт значений полей по заданным проектировщиком математическим зависимостям;

удобный интерфейс пользователя, поскольку экранную форму можно максимально приблизить к форме первичного документа.

Формы в Microsoft Access делятся на две группы: простые и составные (сложные). Простые формы строятся на основе одной таблицы, а составные – нескольких таблиц.

Простые формы

Простую форму в Microsoft Access целесообразно представить в одном из двух видов:

“в столбец”,

“ленточная”,

Для автоматического конструирования этих видов форм Microsoft Access предоставляет средство “Автоформат”. Наименования столбцов в ленточной форме и “в столбец” являются подписями полей.

В форме вида “в столбец” значения полей и их подписи выводятся на экран попарно сверху вниз, причём для каждой строки таблицы отводится один экран. Такой вид формы целесообразно использовать для ввода данных из анкет (рис.1). На рис. 2 представлена ленточная форма справочника товаров.

Рис.1. Форма справочника товаров вида “в столбец”

Рис.2. Форма справочника товаров вида “ленточная”

Простые формы обычно используются для справочников.

Составные формы

В этом виде форма имеет иерархический вид, отображающий структуру первичного документа. Форма состоит из одной главной формы и одной или нескольких подчинённых форм. Вверху формы содержатся наименования и значения полей, входящих в главную форму и соответствующие анкетной части документа, а внизу формы отображаются наименования и значения полей, входящих в подчинённые формы, отображающие табличную часть документа. На рис. 3 приведен пример составной формы для ввода данных из документа “План выпуска продукции цехом”.

Методика разработки форм изложена в методическом пособии “Усольцева Е.Б. Технология создания форм (СУБД Access 2002/XP). Методические указания и задания для выполнения лабораторных работ по дисциплине “Информатика”.– СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2002.

Приложение 1.

Образец титульного листа отчета по курсовой работе

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ЭКОНОМИКИ И ФИНАНСОВ»

Кафедра информатики