Лабораторна Робота №7

Тема. Використання засобів аналізу та прогнозування даних в Excel.

Мета.

1) Ознайомитись з поняттям зведеної таблиці в Excel.

2) Навчитись будувати та використовувати зведені таблиці для аналізу даних.

3) Ознайомитись із засобом аналізу даних " Подбор параметра ".

І. КОРОТКІ ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ

1. Основні поняття та правила

Зведені таблиці – потужний та ефективний засіб упорядкування й аналізу даних. Вони називаються зведеними таблицями тому, що в них можна різним чином підбирати рядки і стовпці для аналізу даних із різних полів списку. Для створення зведених таблиць в Excel використовують Мастер сводных таблиц.

При створенні зведеної таблиці в Excel необхідно враховувати:

- Заголовки стовпців. Дані першого рядка списку використовуються як імена полів зведеної таблиці, тому в списку обов’язково повинні бути заголовки стовпців.

- Імена діапазонів. Якщо для списку застосовується ім’я діапазону, то при зміні списку зведену таблицю легше оновлювати і редагувати.

- Фільтри. Якщо до списку застосовані фільтри, то при створенні зведеної таблиці вони ігноруються. Всі дані списку автоматично включаються у зведену таблицю.

- Щоб створити зведену таблицю з відфільтрованих даних, скопіюйте результат застосування фільтру в інше місце на робочому листі. До отриманої копії даних застосуйте команду Сводная таблица.

- Проміжні підсумки. Загальні і проміжні підсумки в зведених таблицях обчислюються автоматично. Перед створенням зведеної таблиці зі списку видаліть усі проміжні підсумки, отримані раніше. Для цього слід виконати команду Данные – Итоги та натиснути кнопку Убрать все.

Зведена таблиця допускає виконання операцій тільки з числовими даними. Зазвичай у зведених таблицях використовується одне поле стовпців й одне рядків, на перетині яких відтворюється підсумкове значення, отримане на основі даних зі списку.

2. Алгоритм створення зведеної таблиці

1. Виділіть у списку будь-яку комірку.

2. У меню Данные виберіть команду Сводная таблица.

3. З’явиться перше діалогове вікно майстра зведених таблиць, в якому слід задати, на основі яких даних буде створена зведена таблиця. Вхідні дані можуть братись зі списку чи діапазону Excel, зовнішньої бази даних, декількох діапазонів консолідації чи іншої зведеної таблиці. Джерелом даних за замовчуванням приймається список або база даних Microsoft Excel. Натисніть на кнопці Далее.

4. У другому вікні майстра зведених таблиць відображається діапазон комірок, що містить вхідні дані. Excel автоматично виділяє весь список, в якому знаходилася активна комірка перед запуском майстра. При потребі можна виділити діапазон вручну та натиснути Далее.

5. У третьому вікні майстра потрібно обрати місце розташування зведеної таблиці, що будується. Можна помістити її або на новий лист в активній робочій книзі, або на вже існуючий лист. Якщо вибрати перемикач существующий лист, у полі введення з’являється курсор, де треба вказати комірку, з якої буде починатися зведена таблиця. Можна також задати розташування зведеної таблиці в іншій робочій книзі.

6. На цьому ж кроці можна будувати і макет зведеної таблиці, натиснувши кнопку Макет у лівому нижньому куті діалогового вікна. Праворуч у діалоговому вікні розташовані кнопки з назвами полів, що являють собою заголовки стовпців списку (рис. 7.1). Ці поля можна перетягувати мишею в одну з чотирьох областей зведеної таблиці:

Рядок. В області Строка розміщують поле (називається поле рядків), дані якого утворять позиції по рядках зведеної таблиці.

Стовпець. В області Столбец розміщують поле (називається поле стовпців), дані якого утворять позиції по стовпцях зведеної таблиці.

Дані. В області Данные розміщують поле (називається полем даних), значення якого будуть підсумовуватися (обчислюватися) у зведеній таблиці.

Сторінка. В область Страница розміщують поле (називається полем сторінки), що використовується для фільтрації даних у зведеній таблиці.

Рис. 7.1. Макет зведеної таблиці

Щоб помістити поле в ту чи іншу область макету зведеної таблиці, відповідне ім’я поля перетягують мишею в цю область. На рис. 7.1 зображений макет зведеної таблиці, яка буде рахувати кількість студентів по групам в залежності від року народження.

Щоб змінити (обрати) функцію, яка буде використовуватись для підведення підсумків у зведеній таблиці, на цьому ж кроці потрібно двічі натиснути мишкою на назві поля, що знаходиться в області даних. Після появи вікна, що показане на рис. 7.2, у списку слід обрати відповідну операцію та натиснути ОК. За допомогою цього діалогового вікна можна змінювати числовий формат результатів обчислень, а також здійснювати додаткові обчислення, натиснувши кнопку Дополнительно >>.

Рис. 7.2. Вибір функції для обчислень у зведеній таблиці

7. Закінчивши роботу над макетом зведеної таблиці, натисніть ОК.

8. Натисніть на кнопці Готово, щоб завершити роботу майстра. На екрані з’явиться зведена таблиця разом із панеллю інструментів Сводные таблицы та списком полів (рис. 7.3).

Рис. 7.3. Приклад зведеної таблиці

Зауваження! Зведену таблицю можна макетувати прямо на листі, перетягуючи мишкою поля зі списку в різні області зведеної таблиці.

У простих зведених таблицях часто заповнюються тільки поле рядків (текстові дані) та поле даних (числові дані, що ставляться у відповідність та підбиваються). Поле стовпців та поле сторінки можуть залишатися порожніми.

3. Форматування побудованої зведеної таблиці

Щоб змінити формат чисел, виберіть комірки в області даних зведеної таблиці та натисніть кнопку Поле сводной таблицы на панелі інструментів зведеної таблиці. Відкриється діалогове вікно, зображене на рис. 7.2. Натисніть на кнопці Формат та встановіть потрібний формат чисел для даних таблиці.

У цьому ж вікні можна змінити вид обчислень, здійснюваних над даними у зведеній таблиці. Для цього виберіть функцію зі списку Операция або натисніть кнопку Дополнительно>>, щоб задати додаткові обчислення. Натисніть кнопку ОК. Зведена таблиця буде перетворена.

Щоб видалити поле і замінити його іншим, спочатку виберіть комірку в зведеній таблиці, а потім виконайте таку послідовність дій.

1. На панелі інструментів Сводные таблицы виберіть зі списку Сводная таблица, що розкривається, пункт Мастер.

2. Відкриється третє діалогове вікно майстра зведених таблиць.

3. Натисніть кнопку Макет у лівому нижньому куті вікна.

4. Перемістіть мишею непотрібне поле за межу області в макеті зведеної таблиці, а на його місце перетягніть ім’я необхідного поля.

5. Натисніть на кнопці Готово, щоб внести зміни у зведену таблицю.

4. Оновлення зведеної таблиці

Коли дані в списку змінюються, зведена таблиця, створена на його основі, не буде оновлюватися автоматично. Щоб змінити зведену таблицю, скористайтеся командою Данные – Обновить данные або кнопкою на панелі інструментів Сводные таблицы. Якщо ви додали рядки або стовпці всередину списку, то нові дані будуть відтворені у зведеній таблиці.

5. Використання поля сторінки у зведених таблицях

Поле сторінки зведеної таблиці можна використовувати для відтворення даних одного елемента поля незалежно від інших. Поля сторінок являють собою фільтри зведених таблиць і особливо корисні, коли в списку є велика кількість даних. За замовчуванням у зведеній таблиці відображаються всі елементи. Ви можете вибрати елемент поля сторінки, натиснувши на кнопці зі стрілкою.

За допомогою полів сторінки можна не тільки відфільтрувати дані зведеної таблиці, але й зберегти результати на окремих листах книги. Це корисно в тому випадку, якщо потрібно створити і надрукувати звіт по кожному елементу поля сторінки або використати відфільтровані дані для побудови діаграм.

Відображення сторінок зведеної таблиці на окремих листах:

1. Виділіть комірку у зведеній таблиці.

2. На панелі інструментів Сводные таблицы оберіть пункт Отобразить страницы, який знаходиться у списку Сводная таблица. Відкриється діалогове вікно відтворення сторінок.

3. Натисніть ОК. Якщо є кілька полів сторінки, спочатку виберіть поле сторінки, для елементів якого потрібно сформувати окремі листи, а потім натисніть ОК.

У результаті автоматично перед листом зведеної таблиці будуть вставлені листи сторінок зведеної таблиці по кожному елементу з вибраного поля сторінок. Початкова зведена таблиця залишається незмінною.

6. Використання надбудови "Подбор параметра"

Подбор параметра – це інструмент, призначений для обчислення вхідного значення (параметра) деякої формули для того, щоб формула повертала потрібний результат.

Як правило, засіб Подбор параметра використовується для вирішення обернених задач. Відомо, який результат повинна повертати формула, але не відомо, при якому значення вхідного параметра цей результат можна отримати. Процедуру Подбор параметра використовують, якщо потрібно отримати конкретне значення в певній комірці, змінюючи лише один параметр. При цьому, вихідне дане – відоме і визначається обов’язково за формулою, а вхідне дане – невідоме. Таким чином, прогнозується поведінка вхідного значення.