Технология электр. документооборота. EDI-технологии. Эл.документ. Структура. Стандартные сообщения

Информационные системы

Электронный обмен документами (EDI - Electronic Data Interchange) налагает три основные требования:

· соблюдение единого синтаксиса обмена

· возможность выбора элементов данных

· единый формат, в кот. эти элементы представлены при генерации сообщений и файлов д/обмена.

Технология EDI – обмен инф. между пользователями с исп-ем телекоммуникационных технологий и с применением стандартного формата данных.

EDI – это передача электронным способом структурированных в соотв. с согласованными стандартами сообщений между инф. системами.

Сообщение – набор связанных между собой данных, предназначенных для передачи в электронном виде, автоматически обрабатываемых передающей и принимающей ИС.

Технология EDI появилась для того, чтобы преодолеть не­достатки, присущие процессу традиционного обмена документа­ми в логистике. К ним можно отне­сти: долгий цикл получения/подтверждения заказа, слабо форма­лизованный и неподдерживаемый процесс согласования измене­ний в заказе; высокую стоимость за счет необходимости постоян­ных телефонных переговоров и уточнений, длительное выставление счета.

EDI система – комп. система эл. обмена данными, EDI технологии – процесс принятия управленческих решений на основе эл. док-тов.

2 стандарта EDI технологий:

1. UN/EDIFACT (United Nations rules for Electronic Data/Document Interchange For Administration, Commerce and Transport)

2. ANSI X-12 (америк.)

Непосредственный эффект:

· рост производительности труда в функциональных областях логистики и лог. подсистемах:

· сокращение ручного труда по обработке бум. док-в;

· сокращение кол-ва док-тов;

· меньше ошибок.

· улучшение взаимосвязей и достижение полной интеграции в звеньях лог. цепи

· общее снижение лог. издержек

Передачу EDI-данных характеризуют:

- гарантия доставки, поскольку система автоматически опо­вещает отправителя о доставке;

- оперативность - около 170 видов сообщений (с их помо­щью можно описать практически все бизнес-процессы) обраба­тываются и передаются в течение 10 минут;

- точность - система выступает в качестве контролера: встроенные интеллектуальные механизмы обеспеч. обра­ботку содержания передаваемых док-тов и при совершении ошибки в заполнении формы она мгновенно об этом сообщает => достигается полное устранение ошибок уже при вводе данных, что значительно сокращает время на обмен информацией между контрагентами;

- экономичность - потребность в задействованном персо­нале сокращается минимум на 70%, а затраты на расходные ма­териалы - на 80%. Иными словами, внедрение EDI позвол. ми­нимизировать расходы, связанные с составлением док-тов, до 7-10% от общей стоимости сделки;

- конфиденциальность информации - гарантия безопасно­сти передачи коммерческой инф-ции обеспечивается благодаря шифрованию данных и исп-нию интернет-стандартов для EDI - AS1, который позволяет надежно передавать док-ты эл. обмена по сети Интернет через протокол SMTP (Simple Mail Transfer Protocol - Простой протокол передачи почты) для e-mail и AS2, кот.объединяет EDI и Интернет, позволяет обмениваться цифровыми данными через протокол http;

- достоверность - обеспечивается использованием MDN (оповещений о местонахождении сообщений) для контрольных сумм, поэтому полностью исключена возможность внесения из­менений в док-т без ведома получателя.

EDI может работать на разл. программном обеспече­нии. Сущ-ет множ.разработчиков этого продукта: это и гиганты Microsoft и IBM, и менее извест. компании (ACT Data Services Inc., blueVertical Inc., ENTRACK; ComArch-ECOD).

Преимущества EDI связаны не только с теми процессами, для кот. эта технология используется: оформление заказов, контроль входящих счетов, условия контрактов, финансовые транзакции, каталогизация и т. д. Главное достоинство EDI - эко­номичность, кот. проявляет не только в снижении затрат в расчете на одну транзакцию, она расширяет возможности про­гнозирования и оптимизирует упр-е финанс. потоками за счет упрощения и ускорения процессов сбора финансовой ин­ф-ции. А также высвобождает время руководящего персона­ла для стратегического планирования вместо решения мелких текущих проблем.

Следует отметить, что максимальный эффект от использо­вания EDI достигается при наличии двух составляющих: элек­тронного обмена документами и электронной подписи. Технологии EDI остаются важнейшим элемен­том деятельности средних и крупных компаний, пользующихся электронной торговлей. Хотя построение и интеграция систем EDI - дело довольно дорогое, но приобретаемые в результате преимущества позволяют компаниям, а особенно ориентирован­ным на произ-во потребительских товаров, значительно ус­корить процессы документооборота, увеличить объемы продаж ритейлерам и закупок у поставщиков.

Электр. документ – это совок-ть данных, зафиксированных на материальном носителе и/или передаваемых по электр. каналам связи с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту инф-ю и ее автора. Эл. док-т может создаваться на основе док-та на бумажном носителе, на основе другого эл.док-та либо порождаться в процессе информ-го взаимодействия сторон без к-л прообразов. Юридич.значимость эл. док-ту придаёт электр. цифровая подпись.

Три элемента электронного документа:

1) само содержание информации;

2) форма предоставления содержания;

3) носитель информации.

Преимущества

· даёт возможность поиска по ключевым словам

· не изнашивается с течением времени

· может содержать url-ссылки, выпадающие подсказки и множ. др. инф-х дополнений

· электронный док-т легче исп-ть в системах автоматизации процессов

· меньше трудоёмкость редактирования, тиражирования, перевода и множество др. функциональных усовершенствований

2. Технология. электр. документооборота. Стандарт EDIFACT. «Соглашение об обмене». Особенности применения EDI-технологий в России. + см.1 вопрос

Стандарт EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) определяет формализованные док-ты для использ. в эл. документообороте в упр-и, коммерции и транспорте, структуру и систему представления этих док-тов.

Любой док-т стандарта EDIFACT имеет иерарх. структуру и состоит из групп данных. Группа – сегмент (примерно 200 типов сегментов) – элементы (простые – 1 поле или составные – 2-3 поля).

В основу стандарта EDIFACT – принципы:

1. Стандартизация данных на уровне сегментов и элементов данных

2. Запись полей используемых сегментов в виде кодов, при этом предполагается, сто у партнеров сущ. иденточн. кодовые таблицы (справочники). Состав и содержание их стандартизуется на трех уровнях: м/ународ, национал., фирменный.

3. Независимость стандартов от языка общения.

Эл. документ передает только содержание, а не форму. Форма заполняется при декодировке.

«Соглашение об обмене». В нем устанавливаются:

• справочники для кодирования данных

• определяется ответственный за ведение этих справочников

• порядок внесения изменений в справочники

В стандарт EDIFACT – 3 вида справочников:

1. справочники стандартов ISO (коды валют, коды стран, ед. измерения, условия поставки и т.д.)

2. справочники, которые входят в описание стандартов EDIFACT

3. справочники-списки организаций, кот.вправе определять др. справочники д/поддержки стандартов EDIFACT

Взаимодействие при EDI – обязательное наличие трех составляющих:

· определить формат передаваемых данных

· согласовать протоколы эл. взаимодействия

· наличие физ. среды для передачи данных

В Соглашении об обмене перечисляются необх. для использ.справочники и опр.необходимые данные, кот. будут пересылаться.

В РФ система EDI стала активно использ. с 2000-х гг., так Государственный таможенный комитет (ГТК России) построил свое взаимодействие с Министерством путей сообщения (МПС) начиная с 2000 года с помощью EDI. В коммерч. деят. ее первыми продвигали на российский рынок крупные запад. ритейлеры и ряд мультинациональных производителей, имеющих филиалы в России. Технология EDI незаменима, когда ритейлер планирует активное расширение: напр., с ее помощью можно запускать нов. магазин в эксплуатацию в течение одного дня.

Форматы сообщений образуют стандарты EDI. Стандарт, используемый в РФ, отличается от европейского, в котором тысячи сообщений, в кажд. сообщении – сотни полей. В российской накладной или счете-фактуре есть поля, такие как ГТД. Их нет, напр., во Франции или в Германии. Но в европейском стандарте достаточно много полей. Франция использует 15, Англия – 20, Россия -30, занимая часть текстовых полей. В то же время можно отметить, что в РФ технология EDI пока не получила широкого распространения. Во многом это связано с тем, что до недавнего времени понятие "электр. док-т" отсутствовало в законод-ве страны. Еще одним сдерживающим фактором можно назвать серьезное отставание от стран Запада в развитии электронной торговли.