Список адресов и фамилий контактных лиц

4. На 1 шаге выбрать тип документа – Письма. Щелкнуть Далее.

5. На 2 шаге мастера выбрать в качестве основы для создания письма – Текущий документ. Щелкнуть Далее.

6. На 3 шаге «Выбор получателя» поставить флажок Использование списка. Щелкнуть Обзор. Выбрать файл «Список акционеров». Щелкнуть Далее.

7. На четвертом шаге настраиваются поля слияния. Удалите поле «Адрес отправителя». Вставьте дату. Выделите поле адрес получателя и щелкните Блок адреса. Удалите поле приветствия. На этом месте вставьте поля слияния: Обращение, Имя, Фамилия.

Введите текст письма. Например, «Наша фирма завершила переоборудование нового офиса. В связи с этим мы рады пригласить Вас 26 марта 2013 года на презентацию, где Вы сможете познакомиться с новыми сотрудниками и образцами товаров нашей фирмы».

8. Введите заключение: «С надеждой на дальнейшее сотрудничество».

9. Первая строка сообщения является обращением, и оно должно быть корректно. Воспользуемся функцией IF. Щелкнуть на поле «Обращение», затем на кнопке Правила на панели инструментов Составление документа и вставка полей. Выбрать функцию IF.

10. Откроется диалоговое окно (рис. 4.57).

Рисунок 4.57 – Диалоговое окно ввода логической функции

11. В списке Поле выбрать "Обращение". В списке Оператор - "Не равно". В окне Значение ввести с клавиатуры Господин. В окне Вставить следующий текст набрать с клавиатуры Многоуважаемая госпожа. В окне В противном случае вставить следующий текст набрать Многоуважаемый господин. Нажать кнопку ОК.

12. В качестве обратного адреса ввести " г. Москва, Ленинский проспект 120, 124560 ".

13. В название предприятия - " Срой_авто ".

Рисунок 4.58 – Окно выбора объединяемых записей

Рисунок 4.59 – Панель инструментов для листания

13. Подобным же образом вставить адрес электронной почты и рабочий телефон.

14. В поле от кого ввести "Осипов Оскар Владиславович".

15. Щелкнуть на ленте Рассылки Þ Просмотр результатов. Просмотрите предварительные результаты пролистывая письма (рис. 4.59), если все нормально, переходите к следующему шагу.

16. Затем Рассылки Þ Найти и объединить Þ Изменить отдельные документы (рис. 4.58). Нажать ОК. У вас должно получиться несколько писем для печати.

17. Создадим пдложку для письма. Выполнить команду Разметка страницы Þ Подложка Þ Настраиваемая подложкаÞ Рисунок Þ Выбрать. Это первый способ, рассмотрим второй.

18. Курсор находится в верхнем колонтитуле. Вставить подходящий рисунок командой Вставка Þ Рисунок. Или автофигуру с панели Иллюстрации. Увеличить размер рисунка. На панели Положение выбрать За текстом. Вызвать на рисунке контекстное меню. Выбрать Формат рисунка Þ Заливка Þ Рисунок или текстура. Установить прозрачность 80%.Нажать Закрыть. Выйти из колонтитула.

19. Сохранить бланк под именем «Официальное письмо».

20.

Рисунок 6

Рассмотрим получение письма для конкретного адресата. Выполнить команду Рассылки Þ Начать слияние Þ Пошаговый мастер слияния. На пятом шаге мастера щелкнуть Найти получателя. В диалоговом окне ввести SOFT-C и отметить по полю – Организация. Щелкнуть Найти далее. Закрыть диалоговое окно. Щелкнуть Далее – Изменить часть писем – Текущая запись ОК. Сохранить письмо.

Контрольные вопросы к разделу IV

1. Как быстро выделить с помощью мыши слово, строку, несколько строк, предложение, абзац, весь документ?

2. Как установить интервал между символами?

3. Какие вы знаете способы копирования фрагментов текста и рисунков?

4. Как установить или убрать обрамление текста?

5. Что нужно сделать, чтобы изменить цвет и узор выделения текста?

6. Можно ли установить пароль на открытие файла и его редактирование?

7. Как можно создать верхний/нижний индекс?

8. Как выполнить автоматическую проверку орфографии и грамматики?

9. Как, используя режим поиска и замены, найти слова, напечатанные курсивом?

10. Что нужно сделать, чтобы найти антоним указанного слова?

11. Можно ли присвоить символу комбинацию клавиш и как это сделать?

12. Какими способами можно установить нумерацию страниц и в каком месте страницы?

13. Что такое колонтитул, и как его создать?

14. Какими способами можно разделить текст на колонки и сколько колонок можно создать в тексте?

15. Как можно изменить ширину колонок и установить между ними разделители?

16. После создания рисунка в графическом редакторе, например в Microsoft Paint, какими способами можно вставить его в свой документ?

17. Чем отличается стиль абзаца от стиля шрифта и как его определить в списке стилей на панели- инструментов, а также как создать свой стиль?

18. Какие способы создания формул в Word вы знаете?

19. Что нужно сделать, чтобы изменить шрифт в формуле с установленного по умолчанию Times New Roman на какой-нибудь другой и увеличить размеры символов и индексов?

20. Для чего в редакторе формул предназначен стиль Текст и какие еще стили существуют в редакторе формул?

21. Что необходимо сделать, чтобы изменить формат линии при рисовании, например установить стрелку, и как изменить ее тип и размер?

22. Как сгруппировать элементы рисунка в единое целое и повернуть изображение?

23. Что нужно сделать, чтобы добавить в документ таблицу?

24. Как добавить в таблицу дополнительный столбец или строку?

25. Как изменить ширину у столбцов и высоту у строк?

26. Как перенести или скопировать информацию из одной ячейки в другую?

27. Что нужно сделать, чтобы произвести выравнивание информации внутри ячеек таблицы по вертикали и горизонтали?

28. Какими способами можно установить многоуровневый список?

29. Как изменить цвет маркера или номера элемента списка и что нужно сделать, чтобы добавить маркер из таблицы символов?

30. Что нужно сделать, чтобы изменить ориентацию текста в таблице?

31. Что необходимо сделать, чтобы изменить место положения легенды у диаграммы и убрать у нее обрамление?

32. Как изменить цвет и узор для любого ряда данных в диаграмме? Что называется подписями данных и как их установить?

33. Если в таблице показаны формулы, как просмотреть их значения и наоборот, как посмотреть формулы, если показаны значения?