по судебному делопроизводству у мирового судьи Самарской области 6 страница

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль" на правом поле документа или листке с резолюцией мирового судьи.

Заголовок к тексту документа - это краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл документа.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) - о создании инвентаризационной комиссии и т.п.

Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах, извещениях и других документах, текст которых составляется на бланках формата А5.

Текст документа оформляется в виде связанного текста, анкеты, таблицы и т.д. Сплошной связанный текст содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении писем, распорядительных документов.

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения к письму, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тексте письма, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Протокол допроса на 5 л. в 1 экз.

2. Ходатайство – на 1 л. в 1 экз.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывают.

Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 14.06.98 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 5 л.

Если приложение направляется только адресату (не подшивается в дело), то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в адрес.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте, например: Разработать график отпусков по форме, указанной в приложении № 1.

В приложениях к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера, например:

Приложение № 1

к Приказу мирового судьи

судебного участка № 31

Самарской области

от 15.07.2011 № 24

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляют порядковые номера, например: Приложение № 1; Приложение № 2 и т.д.

Документы, направляемые от мирового судьи в вышестоящие органы, государственные, общественные, коммерческие и иные организации, а также физическим лицам, подписываются мировым судьей.

В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке; сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Мировой судья А.В.Гусев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:

Мировой судья А.В.Гусев

Секретарь мирового судьи И.А.Бычкова

В документах, подготовленных комиссией (экспертной, инвентаризационной и др.), указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

Председатель комиссии Секретарь комиссии Члены комиссии

Личная подпись Н.В.Куликов Личная подпись М.Л.Кулева Личная подпись С.П.Сидоров Личная подпись Л.В.Артемьева Личная подпись В.А.Филатов

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документ с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя: слово "Согласовано"; наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Руководитель службы мировых судей

Самарской области

________________ ___________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

30.04.2012

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК при

управления государственной

архивной службы Самарской

области № ______ от ________

Печать заверяет подлинность подписи мирового судьи на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют гербовой печатью мирового судьи.

При заверении документа печатью оттиск печати должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

Верно

Секретарь мирового судьи

судебного участка № 2

Самарской области

Личная подпись И.Ф.Сидорова

07.08.2012

Допускается копию документа заверять соответствующей печатью.

Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы исполнителя документа и номер его телефона (для писем обязательно). Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа (на всех экземплярах), например:

Петров И.В.

284-45-67

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается в нижнем поле первого листа документа или на оборотной стороне последнего листа и включает: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении) или (при наличии такого документа) ссылку на его дату и номер; слова "В дело (наряд)", номер дела, в которое будет подшит документ, дату.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело делается исполнителем документа.

На документе, присланном для сведения, должны быть визы, свидетельствующие об ознакомлении с документом и направлении его в дело (наряд).

Отметка о поступлении документа на судебный участок содержит порядковый номер и дату поступления, при необходимости часы и минуты.

16. Ведение нарядов, журналов

судебного и общего делопроизводства

Для систематизации и учета категорий судебных дел, нарядов, журналов судебного и общего делопроизводства и других документов (далее – дела, наряды, журналы), образующихся в делопроизводстве мирового судьи, составляется индивидуальная (конкретная) номенклатура дел (форма № 53).

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел (нарядов, журналов), заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, составленный по установленной форме.

Номенклатура дел намечает группировку исполненных документов в дела (наряды), систематизацию дел (нарядов), индексацию и сроки хранения дел (нарядов, журналов), является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

Систематизируется номенклатура дел в соответствии с направлениями деятельности мирового судьи, каждому разделу присваивается соответствующий индекс, например (01. Распорядительная деятельность, 02. Организационные вопросы, 03. Систематизация законодательства и т.д.). Индекс, присваиваемый делам (нарядам, журналам судебного и общего делопроизводства), обозначается арабскими цифрами, например 02-03, где 02 - обозначение раздела, к которому относится документ, 03 - порядковый номер документа в разделе.

Сроки хранения документов в индивидуальной (конкретной) номенклатуре дел проставляются в соответствии с действующими Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, Примерной номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей и Примерной номенклатурой дел мирового судьи Самарской области.

Дополнения в номенклатуру вносятся с разрешения мирового судьи, которые заверяются подписью ответственного работника аппарата мирового судьи.

Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел мирового судьи составляется работником аппарата, на которого возложена ответственность за ведение делопроизводства.

Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется на каждый год не позднее октября предшествующего года на основе изучения содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности мирового судьи.

Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел утверждается и вводится в действие приказом мирового судьи с 1 января следующего календарного года.

Один раз в 5 лет она должна выноситься на согласование с:

директором Государственного учреждения Самарской области «Центральный государственный архив Самарской области» (для мировых судей г.о. Самара);

с руководителями архивных отделов органов местного самоуправления (для мировых судей городов и районов области).

В течение делопроизводственного года все исполненные служебные документы распределяются в соответствующие наряды (форма № 56), которые заводятся в полном соответствии с утвержденной индивидуальной (конкретной) номенклатурой дел мирового судьи. Наряды заводятся на один год.

Не разрешается помещать в наряды неисполненные документы.

Оформление дел (нарядов, журналов) проводится работниками аппарата мирового судьи, в ведении которых находились заведение и формирование данных документов.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел (нарядов, журналов).

Полному оформлению подлежат наряды, журналы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях. Полное оформление дела (наряда, журнала) предусматривает:

подшивку или переплет дела (наряда);

нумерацию листов в деле (наряде, журнале);

составление внутренней описи документов дела (наряда) (форма № 54);

составление заверительной надписи дела, наряда (форма № 55);

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (наряда) (уточнение делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Наряды общего делопроизводства временного (до 10 лет) хранения могут оформляться частично: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дело (наряд), подлежащий полному оформлению, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. В случаях, когда текст на документах расположен близко к краю листа, к такому листу для подшивки его в наряд (дело) подклеивается полоска бумаги. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Подшивка в наряд черновиков и лишних экземпляров не допускается.

Подлинные личные документы в наряды не подшиваются, а возвращаются их владельцам. При необходимости в наряд подшиваются только заверенные копии этих документов.

Толщина нарядов не должна превышать 4 сантиметров. Каждый наряд может содержать не более 250 листов. Если документов больше, заводится очередной том наряда. Том второй может быть начат лишь после окончания тома первого, дата начала второго тома не должна быть более ранней, чем дата окончания тома первого. На томах должен быть общий заголовок по утвержденной индивидуальной (конкретной) номенклатуре дел.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело (наряд), все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел (нарядов), состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле (наряде), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело (наряд) конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело (наряд) документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле (наряде).

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела (наряда) в делопроизводстве проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела (наряда) составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле (наряде).

Для учета количества листов в деле (наряде) и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела (наряда).

Заверительная надпись составляется в деле (наряде) на отдельном листе - заверителе дела, в журналах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме (форма № 55). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела (наряда, журнала) или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа - заверителя, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела. Заверительная надпись в книгах (журналах) делается на последней странице.

В заверительной надписи дела (наряда, журнала) указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела (наряда, журнала) и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;

номера крупноформатных листов;

номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителем, с указанием расшифровки подписи, должности, даты составления и скрепляется печатью «Для пакетов».

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (наряда) (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Для учета документов в делах, нарядах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (форма № 54), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела (наряда), их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела (наряда), на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи дела (наряда) составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела (наряда).

При изменении состава документов дела (наряда) (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты внутренней описи и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела (наряда).

На обложке дела, наряда проставляются его номер и наименование согласно индивидуальной (конкретной) номенклатуре дел, название судебного участка, дата начала и окончания, количество листов и приложений, срок хранения в архиве. Если дело (наряд) состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела (наряда) а на последующих томах – номер очередного тома.

Наименование наряда должно быть кратким, ясным и в то же время полно отражать содержание подшитых в нем документов. Присваивать нарядам наименования, которые не определяют содержание подшитых в них документов («Разная переписка», «По разным вопросам» и т.п.), запрещается.

На обложках журналов указываются те же данные, что и на обложках нарядов, кроме количества приложений. Каждый заводимый журнал должен быть пронумерован по листам. Журналы, которые заводятся ежегодно, должны быть прошиты, скреплены печатью и подписью судьи. Записи в журналах учета производятся ручкой. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправляющего. Подчистки не допускаются.

Приказы, издаваемые мировым судьей, регистрируются в журнале учета приказов и подшиваются в соответствующий наряд. Порядок ознакомления с приказами устанавливается мировым судьей. Об отмене, изменении и дополнении приказа делается соответствующая отметка на приказе.

Отметки должны вноситься своевременно, аккуратно и только ручкой.

Наряды, учета, а также служебные документы, не подшитые в наряды, подлежат хранению в шкафах, сейфах или ящиках.