Первичные документы по видам расходов

Таблица 1.

Дебет	Кредит	Содержание хозяйственных операций
50-1	50-2	Переданы денежные средства из операционной кассы в кассу организации.
		Получены денежные средства в кассу расчетного счета.
		Получены денежные средства в кассу с валютного счета.
		Получены денежные средства в кассу со специального счета.
		Получен аванс наличными в счет поставки товаров (работ, услуг).
		Отражена продажа продукции за наличный расчет (с применением счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками").
		Отражен возврат в кассу излишне выданных сумм оплаты труда.
50, 50-3		Возвращены в кассу неизрасходованные подотчетные суммы и денежные средства.
	73-2	Поступили платежи от работников в погашение материального ущерба, причиненного ими.
	73-1	Поступили платежи от работников по выданным займам.
	75-1	Отражен взнос учредителями вкладов в уставный капитал организации наличными средствами.
	76-3	Поступили денежные средства: - в счет прибыли, полученной от совместной деятельности, - от долевого участия в других организациях.
	76-2	Поступили в кассу суммы по ранее предъявленным претензиям.
		Поступили в кассу денежные средства от обособленного подразделения организации.
	91-1	Отражена продажа основных средств и прочих активов за наличный расчет, в том числе работникам организации.
	91-1	Отражены положительные курсовые разницы в связи с изменением курса рубля по отношению к иностранной валюте, находящейся в кассе организации.
		Выдана из кассы заработная плата.
		Выплачены из кассы доходы от участия в организации лицам, являющимся работниками организации.
	50, 50-3	Выданы из кассы подотчетные суммы и денежные документы.
73-1		Выдан заем работникам.
75-2		Выплачены из кассы доходы от участия в организации лицам, не являющимся работниками организации.
76-4		Выплачены депонированные суммы.
76-3		Выданы денежные средства в погашение убытков от совместной деятельности.
79-2		Выданы денежные средства структурным подразделениями организации.
		Выкуплены за наличный расчет собственные акции у акционеров.
91-2		Отражены отрицательные курсовые разницы в связи с изменением курса рубля по отношению к иностранной валюте, находящейся в кассе организации.
		Отражена недостача денежных средств в кассе.

По результатам инвентаризации в бухгалтерии делают следующие проводки:

Дебет 50 Кредит 91-1 - на сумму излишка
Дебет 94 Кредит 50 - на сумму недостачи
Дебет 73 Кредит 94 - недостача отнесена на кассира.

После проверки правильности записи кассовых доку­ментов в кассовой книге бухгалтер приступает к обработ­ке приходных кассовых ордеров.

Корреспонденция счетов, указанная в документе, пе­реносится в отчет кассира (второй экземпляр кассовой книги) и на его основании информация переносится в соответствующие учетные регистры (ведомости, журналы-ордера, машинограммы и др.).

Для учета наличия и движения денежных средств орга­низации используется активный счет 50 "Касса". Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег орга­низации на начало и конец месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие в кассу, оборот по кредиту - сум­мы, выданные наличными. Кассовые операции, записан­ные по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ве­домостью.

Основанием для заполнения журнала-ордера и ве­домости служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

1.2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводится по расходным кассовым ордерам.

Для выдачи наличных денег на расходы работнику под отчет расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных дене [5].

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий [4]. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" является активно – пассивным, на нем одновременно учитывается как дебиторская задолженность, так и кредиторская. Начальное дебетовое сальдо показывает наличие дебиторской задолженности на начало месяца, а кредитовое сальдо – наличие кредиторской задолженности на начало месяца. Дебетовый оборот показывает увеличение задолженности подотчетных лиц по выданным суммам и уменьшение задолженности организации перед ними. Кредитовый оборот показывает увеличение задолженности перед подотчетными лицами организации и уменьшение дебиторской задолженности. Конечное дебетовое сальдо показывает наличие задолженности подотчетных лиц перед организацией, а конечное кредитовое сальдо наличие задолженности организации перед подотчетными лицами.

Подотчетные суммы для контроля над их расходованием учитываются в разрезе каждого работника предприятия по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Основанием для заполнения этих документов являются расходные и приходные кассовые ордера – при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет – при списании израсходованных сумм.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетное лицо ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: Дт 71 Кт 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан, он должен быть, подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет.

Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратило ровно столько, сколько получило, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

¾ руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

¾ руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 07,08,10,41 Кредит 71 – оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.

Дебет 20,25,26 Кредит 71 – списаны расходы по командировке, необходимые для нужд производства.

Дебет 28 Кредит 71 – списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.

Дебет 19 Кредит 71 – учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц; Дебет 68 Кредит 19 – произведен налоговый вычет.

Дебет 44 Кредит 71 – списаны расходы по командировке, связанной с продажей готовой продукции (товаров).

Дебет 91/2 Кредит 71 – затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов;

Дебет 91/2 Кредит 19 – списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Дебет 94 Кредит 71 – отражена сумма недостачи по вовремя невозвращенному авансу;

Дебет 70 Кредит 94 – удержана сумма неизрасходованного аванса из заработной платы сотрудника или

Дебет 73 Кредит 94 – если сумма неизрасходованного аванса не может быть удержана из оплаты труда работника;

Дебет 50 Кредит 71 - оприходованы денежные средства, неизрасходованные сотрудником и возвращенные в кассу организации.

Дебет 73 - Кредит 94 – взысканы не возвращенные в установленные сроки денежные имущество в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации. [6, 102]

Служебные командировки так же учитываются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Предприятия, как правило, ведут специальные журналы – «Журнал учета работников, прибывших из командировки» и «Журнал учета работников, выбывающих в командировки», в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Командированному работнику возмещаются следующие расходы по командировке, при наличии приложенных оправдательных документов:

o расходы по найму жилого помещения, в т.ч. плата за бронирование мест в гостиницах;

o расходы по проезду к месту командировки и обратно, в т.ч. плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;

o расходы по проезду транспортом общего пользования к месту командировки;

o суточные за время пребывания в командировке, в т.ч. и за время нахождения в пути;

o различные страховые и комиссионные сборы;

o сборы за услуги аэропортов, вокзалов;

o расходы на провоз багажа

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные дни и время в пути.

Однако если работник направлен в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, суточные ему не выплачиваются.

Фактическое время нахождения в командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном удостоверении (форма №Т-10), которое выписывается отделом кадров на основании приказа руководителя. В нем указывается фамилия, имя, отчество работника, срок, место и цель командировки. Также должны проставляться отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию организации командировочное удостоверение и составляет авансовый отчет (форма №АО-1), который подтверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. К отчету прилагаются все документы, подтверждающие произведенные им расходы.

Согласно статьи 168 Трудового Кодекса РФ размер суточных определяется руководителем организации самостоятельно, он устанавливается в трудовом договоре, либо внутренним положением о командировке или приказом руководителя. При установлении размера суточных организации (за исключением бюджетных) ничем не ограничены. Организация может установить любой размер суточных, причем он может быть различным для разных должностей или, например, для разных городов. Если работники ездят в командировки за границу, то необходимо разработать нормативы суточных и для зарубежных командировок.

С 2009 года размер суточных для целей налогообложения прибыли не нормируется, то есть организации могут уменьшать налогооблагаемую прибыль на всю сумму суточных в размере, установленном внутренним локальным нормативным актом. Однако нужно помнить, что в п.3 ст.217 НК РФ установлены нормативы суточных, которые применяются в целях исчисления НДФЛ: для командировок по России – 700 руб. в сутки; для зарубежных командировок – 2500 руб. в сутки. Соответственно, если суточные работникам выплачиваются в большем размере, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ.

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но с другой, именно здесь допускается большое количество ошибок, так как данные расчеты затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета [6, 126].

Глава 2. Аудит учета денежных средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами

2.1. Аудит учета денежных средств в кассе

Целью аудита кассовых операций является установление соот­ветствия применяемой в организации методики бухгалтерского уче­та, действующей в проверяемом периоде, нормативным документам.

Задачами аудита кассовых операций является:

§ проверка своевременного и полного отражения в бухгалтер­ском учете операций с денежными средствами при соблюдении тре­бований законодательства Российской Федерации;

§ правильное документальное оформление операций с денеж­ными средствами в соответствии с установленными правилами ве­дения кассовых операций; контроль за сохранностью денежных средств, документов в кассе и их целевым использованием;

§ своевременное проведение инвентаризации денежных средств в кассе, выявление ее результатов и отражение на счетах бухгалтер­ского учета.[7, 56]

На больших предприятиях данная проверка является очень трудоемкой, в связи с наличиием большого количества операций с денежными средствами, хотя сама процедура аудита проста, но требуется повышенное внимание, так как на практике наибольшее количество нарушений и злоупотреблений должностных лиц связано именно с этим участком учета.

В ходе проведения аудитор руководствуется законодательством РФ и нормативными документами Министерства финансов РФ, Центрального банка России.

При проведении аудиторских проверок аудит кассовых операций в любом случае осуществляется в обязательном порядке и сплошным методом.

При проверке правильности отражения в бухгалтерском балансе денежных средств аудитор сопоставляет остатки по денежным счетам в Главной книге с балансовыми данными, а затем с регистрами бухгалтерского учета.

До заключения договора на аудиторскую проверку осуществляется предварительное планирование аудита.

На стадии предварительного планирования необходимо выяснить следующие важные вопросы, в результате чего, можно будет определить, сколько аудиторов и на какой период требуется для проведения проверки кассовых операций организации:

1. Сколько касс в организации;

2. Имеет ли организация структурные подразделения и, как осуществляются расчеты с подразделениями в части выдачи заработной платы, сдачи наличности и т.п. Если организация имеет структурные подразделения, находящиеся в удаленных от головной организации местах, то передача денежных средств может осуществляться следующими способами:

­ Денежные средства перечисляются на счет в банке. Кассир структурного подразделения получает денежные средства и приходует их в кассу структурного подразделения.

­ Денежные средства для выплаты заработной платы перечисляются на банковские карточки работников структурного подразделения;

­ Денежные средства перевозятся уполномоченными лицами. В данном случае должна быть обеспечена надлежащая охрана, которая будет сопровождать уполномоченного представителя. Поскольку этот вариант не дает полной гарантии сохранности денежных средств его применение нецелесообразно.

­ Инкассация – перевоз денежных средств специальными организациями.

3. Ведется одна или несколько кассовых книг у организации и подразделений;

4. Какие операции проводятся через кассу (расчеты с подотчетными лицами, расчеты с персоналом по оплате труда, расчеты с покупателями и заказчиками, расчеты с поставщиками и подрядчиками и т.п.);

5. Сколько расчетных счетов у организации;

6. Осуществляются ли расчеты с использованием иностранных валют и сколько валютных счетов у организации [8, 269].

При проведении проверки кассовых операций аудитор обязан руководствоваться нормативными документами, которыми являются в данном случае:

s Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтер­ском учете»;

s Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием пла­тежных карт»;

s Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвер­жденные письмом Минфина России от 30.08.1993 № 104;

s Положение ЦБ РФ о порядке ведения кассовых операций в РФ с банкнотами и монетой банка России на территории РФ от 12.10.2011 г. № 373-П;

s Положение Банка России от 5.01.1998 г. № 14-П «О прави­лах организации наличного денежного обращения на терри­тории Российской Федерации», утвержденное Банком Рос­сии 19.12.1997;

s Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У «О предель­ном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»;

s Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвента­ризации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88;

s Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132.

Источниками информации аудита кассовых операций являются:

- Приходные и расходные кассовые ордера;

- Отчеты кассира;

- Оправдательные документы (заявления, доверенности);

- Кассовая книга;

- Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

- Авансовые отчеты;

- Выписки банка;

- Приказ или распоряжение об установленном лимите остатка денег в кассе;

- Чековые книжки;

- Хозяйственные договоры (в том числе с банками);

- Договоры о материальной ответственности;

- Документы по ККМ;

- Книги кассира-операциониста;

- Журнал (книга) регистрации депонированных сумм;

- Журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей

- Учетные регистры (журнал-ордер № 1 и Ведомость №1 по учету кассовых операций), при автоматизированной форме учета – расшифровка по сч. 50;

- Приказы руководящего органа;

- Акты ревизии кассы, акты инвентаризации;

- Учетная политика в части документооборота.

- Главная книга;

- Баланс предприятия;

- Отчет о движении денежных средств

Аудиторская проверка кассовых операций может быть организована в такой последовательности:

1. Наличие приказа о назначении кассира (либо отдельный человек, либо по совместительству)

2. Договор о материальной ответственности

3. Инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств;

4. Проверка наличия и качества составления внутренних распорядительных документов (учетная политика, право подписи первичных документов и т.п.);

5. Проверка правильности документального оформления операций;

6. Проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;

7. Проверка соблюдения кассовой дисциплины;

8. Проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;

9. Оформление результатов проверки.

При составлении программы проверки следует оценить эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации. С помощью тестирования аудитор дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета в организации.

Низкая оценка эффективности внутреннего контроля потребует увеличения объемов аудита и усиления внимания к данному участку проверки.

По результатам проверки аудитор оформляет отчет, который содержит данные об объеме проверки, все выявленные нарушения и рекомендации для их исправления.

Отчет может быть в виде тестов или текста с приложением рабочих листов в виде таблиц.

Отчет должен выражать мнение аудитора о достоверности данных по строке баланса «Денежные средства и денежные эквиваленты» бухгалтерского баланса.

В качестве рекомендаций может быть предложена программа организации внутреннего контроля над наличием и движением денежных средств организации.

Прибыв на место проверки, аудитор, в случае аудита текущего отчетного периода, может сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Такого мнения придерживаются большинство специалистов, особенно имеющих опыт ревизорской деятельности.

Ее проводят в присутствии кассира и главного бухгалтера организации.

При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет не оприходованных или несписанных в расход денег.

Результаты инвентаризации оформляют актом, составленным по унифицированной форме, который подписывают кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки [10, 221].

Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой аудитору необходимо выяснить:

­ обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы;

­ имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф;

­ застрахована ли касса организации;;

­ соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.

При проверке соблюдения лимита остатка наличных средств в кассепредприятий аудитору должны предоставить приказ или распоряжение об установленном в организации лимите остатка наличных денег в кассе. Лимит устанавливается ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

По предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя предприятия.

Для проверки соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе предприятия необходимо провести сплошную проверку кассовых отчетов, выявить отклонения от лимита. В ходе аудита надо провести проверку на предмет соответствия расходования наличных средств из выручки, поступившей в кассу, предусмотренного расчётом на установление лимита остатка кассы.

Основные виды нарушений, которые могут быть выявлены в результате проведения аудита денежных средств:

• отсутствие первичных кассовых документов или оформле­ние их с нарушением установленных требований;

• выплаты подотчетным лицам на основании документов, под­тверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;

• несоблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;

• арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета;

• неполное оприходование денежной выручки, связанное с тем, что кассиры оставляют в кассах организации небольшой раз­мер денежных средств на «размен»;

• отсутствие платежных документов, подтверждающих факт совершения операций, или оформление их ненадлежащим обра­зом;

• отсутствие приложений к платежным документам, послу­живших основанием для совершения операций;

По окончании работ аудитор формирует мнение по результатам проверки данного участка учета, составляет пакет рабочих доку­ментов, формулирует часть аудиторского отчета, относящуюся к области проверки, и представляет его совместно с рабочей доку­ментацией руководителю проверки.

Процедуры аудита кассовых операций.

Процедура 1. Сопоставление данных оборотно-сальдовой ведомо­сти (или Главной книги) по счетам денежных средств с данными бух­галтерского баланса по строке «Денежные средства» бухгалтерского баланса отражается остаток денежных средств на конец отчетного периода (табл. 2).

Таблица 2.

Номер субсчета счетов 50, 51, 55	Название субсчета	Сальдо на начало (дебетовое)	Дебетовый оборот за период	Кредитовый обо­рот за период	Сальдо на конец (дебетовое)	Изменения за отчетный период (разница между данными на конец и начало периода)	Краткое объясне­ние изменений
Итого по счетам 50, 51, 55		—		—
Итого по данным строки бухгалтерского баланса
Отклонения		—		—

Процедура 2. Сопоставление сумм остатков на конец периода на счетах согласно расшифровке с суммами согласно банковским выпискам

Наименова­ние банка — держателя счета	Номер счета	Сумма на 31.12.2005, тыс. руб.	Примечания
По данным учета	По данным выписки банка	Расхождение

Процедура 3. Подтверждение суммы денежных средств в ино­странной валюте на конец отчетного периода (табл. 4) [7, 59].

Таблица 4.

СП	Номер счета	Валюта счета	Сумма в валюте	Курс Банка России	Сумма в руб.	Расхож­дение, руб.
по расчету	по данным клиента

2.2. Аудит расчетов с подотчетными лицами

Цель аудита расчетов с подотчетными лицами — установление правильности и достоверности данных операций и определение их влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность, установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения по этим операциям нормативным документам, действующим в Российской Федерации [8, 201].

Достижение поставленной цели обуславливает решение следующих задач:

- рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;

- подтверждение своевременности погашения и правильности отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов по подотчетным суммам;

- проверка порядка проведения инвентаризации расчетов;

- на основании полученных знаний провести аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами и сделать выводы по ведению учета и осуществлению контроля над расчетами с подотчетными лицами [ 9, 225].

Основные нормативные документы:

· Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтер­ском учете»;

· Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтер­ской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н;

· План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н;

· Приказ Минфина России от 22.07.2003 № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций»;

· Положение ЦБ РФ о порядке ведения кассовых операций в РФ с банкнотами и монетой банка России на территории РФ от 12.10.2011 г. № 373-П;

· Унифицированная форма первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

Проверка правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность. Источниками информации для аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами могут быть как внешними, к ним относят сообщения третьих лиц о проведении расчетов с аудируемым предприятием, информация о курсах иностранных валют, установленных Центральным банком Российской Федерации, так и внутренние. К внутренним источникам относится:

· перечень подотчетных лиц, утвержденный приказом руководителя предприятия на текущий год;

· заявления на имя руководителя организации от подотчетных лиц о выдаче необходимых сумм под отчет;

· приказы руководителя о разрешении выдачи подотчетным лицам необходимых сумм под отчет;

· приказы руководителя предприятия о направлении работников в командировки;

· командировочные удостоверения работников предприятия;

· расходные кассовые ордера (по выданным подотчетным суммам);

· авансовые отчеты и приложенные к ним оправдательные документы (билеты, проездные документы, товарные чеки, счета за гостиницу, кассовые чеки, бланки строгой отчетности и др.);

· отчеты о командировках, предоставляемые работниками по возвращении из командировок;

· акты на списание в производство материалов, купленных за счет подотчетных сумм;

· журнал-ордер №7 или другие аналитические регистры, если же на предприятии автоматизированный учет, то используются аналитические карточки счета 71«Расчеты с подотчетными лицами»;

· Главная книга организации, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты, сальдо;

· Бухгалтерская отчетность: бухгалтерский баланс организации; отчет о движении денежных средств строка «Средства, направленные на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов» и т.д

В ходе аудита расчетов с подотчетными лицами необходимо ус­тановить, что все расчеты осуществляются с помощью счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выданные под отчет суммы де­бетуются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет кредитует­ся в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затра­ты и приобретенные ценности, или с другими счетами в зависимо­сти от характера произведенных расходов.

В целях обеспечения внутреннего контроля над сохранностью денежных средств в организации должен быть приказ, в котором установлены лица, имеющие право получать денежные средства, размеры и сроки, на которые выдаются денежные средства.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов под­отчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными ли­цами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Аудитору необходимо проверить, ведется ли аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по каждой сум­ме, выданной под отчет [8, 308].

Необходимо сопоставить суммы, указанные в авансовых отче­тах, и первичные документы, подтверждающие указанные расхо­ды. Дата авансового отчета должна быть не раньше даты прило­женных документов, подтверждающих расходы.

Перечень первичных документов, которые аудитор должен проанализировать для того, чтобы признать вышеуказанные рас­ходы правомерными, приведен в табл 5.

Таблица 5

Первичные документы по видам расходов

Вид расходов	Первичные документы
Хозяйственные расходы	Товарные и кассовые чеки, акты выполненных работ, на­кладные, счета-фактуры
Представительские расходы	Товарные и кассовые чеки, накладные, счета-фактуры, приказы о назначении лиц, ответственных за проведение мероприятий, программы встречи с представителями, сметы расходов, утвержденные руководителем, списки участников встречи с указанием результатов встречи
Командировочные расходы	Проездные документы, счета гостиниц, документы, подтверждающие оплату постельных принадлежностей, то­варные и кассовые чеки, счета фактуры

Отсутствие документов, подтверждающих расходы подотчет­ных лиц, является основанием для налоговых органов доначислить НДС, налог на прибыль.

Необходимо отметить, что с 28.06.2003 (дата вступления в силу Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных де­нежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».) на всей территории Российской Федерации действует закон, который обязывает орга­низации и индивидуальных предпринимателей осуществлять на­личные денежные расчеты за реализованные товары, выполненные работы и оказанные услуги с применением контрольно-кассовой техники (ККТ), включенной в государственный реестр.

Таким образом, ККТ применяется при всех наличных денежных расчетах с юридическими и физическими лицами, включая предоп­лату за оказание услуг, что и должен проконтролировать аудитор.

При принятии к учету авансового отчета подотчетного лица на­личие чека ККТ как оправдательного документа по расходу подот­четных денежных сумм является обязательным.

При оплате за наличный расчет подотчетными лицами услуг гостиниц (относящихся к расходам на наем жилого помещения) в период служебной командировки, услуг по перевозке работника к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по пре­доставлению в пользование в поездах постельных принадлеж­ностей, основанием для вычета суммы НДС, уплаченной по таким услугам, является бланк строгой отчетности с выделенной в нем от­дельной строкой суммой налога, а при отсутствии бланка строгой отчетности основанием для вычета сумм НДС являются счет-фак­тура и документы, подтверждающие фактическую уплату суммы налога (в том числе кассовые чеки с выделенной в них отдельной строкой суммой налога).

Основанием для вычета сумм НДС, уплаченных за услуги по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая ус­луги на пользование в поездах постельными принадлежностями при приобретении за наличный расчет подотчетными лицами про­ездных документов (билетов) к месту служебной командировки и обратно (пункт отправления и назначения которых находятся на территории Российской Федерации), является сумма НДС, выде­ленная в проездном документе (билете).

В бланках строгой отчетности, подтверждающих фактическую уплату суммы НДС по услугам гостиниц, по услугам по пользова­нию в поездах постельными принадлежностями (не включенными в стоимость проездного документа), в проездном документе (биле­те) выделение отдельной строкой соответствующей суммы НДС является обязательным условием для обоснования права на вычет.

Следовательно, наличие бланков строгой отчетности по оплате командировочных расходов является основанием для вычета по НДС.

Аудитору лишь остается собрать необходимый комплект доку­ментов, подтверждающих командировочные расходы.

Основные виды нарушений, которые могут быть выявлены в результате проведения аудита расчетов с подотчетными лицами:

§ Выдача денежных средств лицам, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

§ Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам;

§ Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

§ Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

§ Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

§ Нарушение порядка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

§ Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов [7, 101].

Выявленные в ходе проверки существенные и несущественные нарушения действующего законодательства отражаются в рабочих документах аудитора.

Глава 3. План аудиторской проверки учета денежных средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами

Поэтапный план аудиторской проверки данного объекта учета можно представить в таблице 6:

Таблица 6.

№ п.п.	Наименование аудиторской процедуры	Проверяемые документы
1.	Соблюдение законодательных норм оформления трудовых взаимоотношений с кассиром	Приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1), личная карточка работника (унифицированная форма № Т-2), договор о материальной ответственности.
2.	Инвентаризация денежных средств в кассе	Акт инвентаризации наличных денежных средств (унифицированная форма № ИНВ-15)
3.	Соблюдение лимита денежных средств в кассе	Кассовая книга (унифицированная форма № КО-4), приказ об установлении лимита остатка денежных средств в кассе
4.	Соблюдение предельных размеров расчетов наличными денежными средствами	Расходный кассовый ордер (унифицированная форма № КО-2)
5.	Соответствие документального оформления операций по приходу и выдаче денег из кассы установленному порядку	Расходный кассовый ордер (унифицированная форма № КО-2), приходный кассовый ордер (унифицированная форма № КО-1), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (унифицированная форма № КО-3), кассовая книга (унифицированная форма № КО-4).
6.	Проверка полноты и своевременности оприходования наличных денежных средств	Учетные регистры, расходный кассовый ордер (унифицированная форма № КО-2), приходный кассовый ордер (унифицированная форма № КО-1)
7.	Соответствие записей в учетных регистрах данным кассовой книги и отражения операций на счетах бухгалтерского учета	Учетные регистры, кассовая книга (унифицированная форма № КО-4)
8.	Соответствие записей в учетных документах и учетных регистрах	Учетные регистры, кассовая книга (унифицированная форма № КО-4)
9.	Наличие ККМ и соответствующих регистрационных документов	Карточка регистрации, технический паспорт, договор о техническом обслуживании
10.	Полнота отражения в бухгалтерских регистрах поступившей выручки через ККМ;	Журнал кассира-операциониста (унифицированная форма № КМ-4), фискальные отчеты, учетные регистры
11.	Соблюдение установленных требований при работе с ККМ	Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (унифицированная форма N КМ-1), Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам(унифицированная форма N КМ-3), Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста(унифицированная форма N КМ-5), справка-отчет кассира- операциониста (унифицированная форма № КМ-6), Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (унифицированная форма № КМ-7), Акт о проверке наличных денежных средств кассы (унифицированная форма № КМ-9)
12.	Проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия	Список подотчетных лиц, утвержденный приказом руководителя, расходный кассовый ордер (унифицированная форма № КО-2)
13.	Проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 “Расчеты с подотчетными лицами”	Учетные регистры, авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1)
14.	Проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов	Счета-фактуры, товарные накладные, ж/д билеты
15.	Проверка правильности возмещения командировочных расходов	Приказ о направлении работника в командировку (унифицированная форма № Т-9), командировочное удостоверение (унифицированная форма № Т-10), Служебное задание (унифицированная форма № Т-10а)
16.	Проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке	Командировочное удостоверение (унифицированная форма № Т-10)
17.	Проверка наличия приказов о направлении работников в командировку	Приказ о направлении работника в командировку (унифицированная форма № Т-9)
18.	Проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы	Чеки, товарные накладные, авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1), расходный кассовый ордер (унифицированная форма № КО-2)
19.	Проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам	Учетные регистры, авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1)

Заключение

В настоящее время контроль финансово-хозяйственной деятельности играет важное значение для благополучного развития любого хозяйственного субъекта, в частности установление законности, достоверности и целесообразности совершения операций с денежными средствами предприятия, правильности их отражения в учете.

При аудите учета денежных средств необходимо в первую очередь обратить внимание на правильность оформления первичных документов, их соответствие договору. Денежные средства являются основой благосостояния каждого предприятия, поэтому контроль за их хранением и использованием должен быть всегда хорошо организован.

Аудит и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами достаточно полно регламентирован нормативными документами, и при соблюдении требований законодательства при учете этих операций каждое конкретно взятое предприятие способно обеспечить достоверное отражение движения денежных средств при расчетах с подотчетными лицами.

Однако не на всех предприятиях дела обстоят благополучно. Тогда аудит учета денежных средств и расчетов с подотчетными лицами необходим для оценки реального состояния бухгалтерского учета, станет незаменимым инструментом, при помощи которого в комплексе будут выявлены и устранены недостатки в учете. Независимость внешнего аудитора от интересов предприятия придаст такой оценке объективность и достоверность.

Список литературы

1. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ред. от 28.12.2013)

2. Федеральный закон от 30.12.2008 N 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности" (ред. от 04.03.2014)

3. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (ред. от 08.11.2010)

4. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению" (ред. от 08.11.2010)

5. "Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) (Зарегистрировано в Минюсте РФ 24.11.2011 N 22394)

6. Бабаева Ю.А. Бухгалтерский учет. – М.: «Юнити», 2010. – 256 с.

7. Бычкова С.М. Практический аудит / С.М. Бычкова, Т.Ю. Фомина. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Эксмо, 2010. – 176 с.

8. Шеремет, А.Д. Аудит: учебник для вузов / А.Д. Шермет, В.П. Суйц. – 5-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 448 с.

9. Мерзликина Е.М, Никольская Ю.П Аудит. – М.: ИНФРА-М, 2011 – 368 с

10. Иванова Н.Г. Аудиторская проверка кассовых операций // Бухгалтерский учет. – №2. – 2010. – 362 с.

11. http://www.consultant.ru – «Консультант-плюс».