Комплектование государственных и ведомственных архивов: цели, задачи, источники комплектования, подготовка и передача дел в архив

1. Комплектование - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Профиль архива - установленный для архива состав документов определенный признаками классификации документов АФ РФ. Профиль архива определяется федеральной архивной службой РФ.

Главная цель комплектования - полная концентрация документов относящихся к профилю каждого архива.

Работа по комплектованию состоит из нескольких этапов:

1. Определение профиля архива

2. Определение источников комплектования

3. Определение состава документов подлежащего хранению в архиве

4. Организационный этап.

Последовательное соблюдение всех этапов работы по комплектованию является залогом концентрации документов по определенной тематике в определенном архиве.

2. Источники комплектования - учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

Источники комплектования - государственные, негосударственные.

Научнообоснованные критерии определения источников комплектования сложились к 60-м гг. К концу 80-х они были развиты и окончательно оформлены, а в середине 90-х были переоценены и пересмотрены (перемена в политической, экономической и общественной жизни страны).

Особое внимание в настоящее время обращается не на положение организации на иерархической лестнице, а на значимость деятельности организации (уникальность производимой продукции).

Критерии определения источников комплектования:

1. Функционально-целевое назначение учреждений. Уникальность предоставляемых услуг или товаров, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах. Стабильность существования и полнота исполнения основных задач.

2. Масштаб деятельности. Объем уставного фонда, численность работников, состав учредителей, многопрофильность предлагаемых товаров и услуг.

3. Вид организации. Сложившаяся структура, сложившаяся организация деятельности, наличие наиболее уникальных или наиболее типичных структур. Участие иностранных партнеров.

4. Полнота отражения. Подразумевается степень повторяемости ценной информации.

Критерии для источников комплектования документов личного происхождения:

- значимость творческой общественной жизни фондообразователя

- степень сохранности его фонда

- взаимосвязь его фонда с другими фондами.

Определяющим является первый.

Источники комплектования ведомственных архивов:

1. Структурные подразделения организации

2. Подведомственные организации

3. Физические лица.

Особую группу источников комплектования составляют:

- политические организации

- общественные организации, партии, союзы и т д.

Критерии отбора в качестве источника комплектования вышеназванных организаций еще до конца не разработаны.

Комплектование архивов осуществляется на основании специальных списков юридических и физических лиц источников комплектования, которые составляются в архиве на основе вышеперечисленных критериев.

В зависимости от состава содержания документов источники комплектования разделяются на следующие группы:

- учреждения документы, которых полностью передаются на хранение в государственные архивы.

- учреждения документы, которых частично передаются на хранение в государственные архивы.

- учреждения, в которых осуществляется групповой выборочный прием документов, если они имеют ценную или необычную информацию в совокупности отражающие деятельность всех учреждений.

- учреждения, от которых осуществляется повидовой выборочный состав документов (если они имеют особое значение как типовые для данного вида учреждения).

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования:

1. Государственные организации, учреждения, в деятельности которых имеются документы, имеющие государственное значение.

Документы, характеризующие деятельность учреждения.

2. Потенциальные фондообразователи. Они свои документы не сдают, но находятся под пристальным вниманием государственных архивов, как возможные источники комплектования.

- Список физических лиц - источников комплектования

- список источников комплектования кино-фото-фоно-документами.

- видеодокументы, электронные документы

- списки негосударственных источников комплектования.