Документные ресурсы Российской Федерации на современном этапе

Документные ресурсы - вид информационных ресурсов; совокупность отдельных документов, массивов документов в информационных системах.

Государственный стандарт 7.0-99 «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения» – дефинирует информационные ресурсы как «совокупность данных, организованных для эффективного получения достоверной информации». Документные ресурсы рассматриваются здесь как «вид информационных ресурсов, представляющий совокупность отдельных документов в информационных системах». Иными словами, в соответствии с этим ГОСТом документные ресурсы предстают как частный случай ресурсов информационных.

Следовательно, информационные ресурсы – они же и документные. Выражение «документные» ресурсы точнее, нежели «информационные». Документные ресурсы состоят из множества документов, и информационные ресурсы должны были бы по той же логике состоять из множества «информации», но и слово-то такое («информация» во множественном числе) в языке отсутствует.

Поэтому первое, что напрашивается: употреблять выражение «документные ресурсы» как наиболее точное, отражающее и содержание этих ресурсов – заключенную в них информацию, – и ее материальное воплощение.

Информационно-документные ресурсы выполняют такие важные функции, как:

- идентификационная, или справочная;

- поисковая;

- учётно-отчётная;

- статистическая;

- исследовательская и др.

По источникам финансирования национальный документный ресурс делится на:

- государственный документный ресурс

- финансирование за счет местного самоуправления

- финансирование за счет юридического лица

- финансирование за счет физического лица.

Документные ресурсы делятся на коммерческие и некоммерческие.

Коммерческие - документы, которые издаются в целях извлечения прибыли. За пользование ими взимается плата.

Некоммерческие - документы, которые требуют финансовых затрат для своего создания и поддержки. Потребителям такие документы предоставляются в пользование безвозмездно. Необходимые расходы общество берет на себя. Главным субъектом некоммерческого ресурса выступают библиотеки.

По масштабам выделяют следующие виды ресурсов:

- персональный (собрание документов, образующихся у индивида в процессе его жизнедеятельности);

- локальный (совокупность документов, имеющихся у той или иной малой группы – семьи, небольшой или средней фирмы, учреждения, организации);

- региональный (межрегиональный), образующийся в масштабе того или иного территориального образования;

- национальный, объединяющий документные ресурсы страны;

- глобальный, объединяющий документные ресурсы различных стран.

По степени организованности ресурсы могут быть упорядочены жёстко и слабо, то есть иметь статус документного фонда (библиотека, архив, музей) или документного массива (канцелярские службы, бухгалтерии, отделы кадров).

По месту документа в той или иной стадии документального процесса выделяются следующие ресурсы:

- генеративные – возникающие первоначально на стадии создания документа;

- транзитные – пересылаемые из одного пункта в другой; это движимые ресурсы, они образуют документный поток;

- терминальные – оконечные, собираемые в пунктах обработки, переработки и хранения; они составляют документный массив, документный фонд фирм;

- утилизационные – нуждающиеся в уничтожении.

Документальный фонд - это вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица - фондообразователя.

Фондообразователь - юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.

Электронные ресурсы – это электронные данные (информацию в виде чисел, букв, символов или их комбинаций), электронные программы (наборы операторов или подпрограмм, обеспечивающих выполнение определенных задач, включая обработку данных) или сочетание этих видов. Единицей измерения такого ресурса служит количество заключённой в нём информации, измеряемое, как известно, в байтах (килобайтах, мегабайтах и т.д.).

Классифицируются электронные ресурсы на:

- ресурсы локального доступа - с информацией на отдельном физическом носителе, который должен быть помещён в компьютер,

- ресурсы удалённого доступа - с информацией на винчестере либо других запоминающих устройствах - собственных либо принадлежащих другим, удалённым, владельцам.

Документный массив (ДМ) - определенное неизменное во времени множество документов (книг, нот, карт, пластинок, дисков и т. п.). ДМ характеризуется количеством, которое выражается единицами изданий, публикаций, учета, хранения. Кроме временных, ДМ могут иметь и другие ограничения: содержательные, языковые, территориальные и т. п.

Примером ДМ могут служить: массив законодательных документов, утвержденных Государственной Думой РФ за определенный промежуток времени; издания одного ученого; массив краеведческих документов, выпущенных одним или несколькими местными издательствами и сосредоточенных в фонде библиотеки; массив справочно-библиографических изданий в органе НТИ и т. п.

Документный фонд (ДФ) - это совокупность документов, которые в силу общественной значимости охватывают документы всех отраслей деятельности общества, хранятся и используются в библиотеке, архиве, музее, информационном центре и т. п. Специфика документного фонда состоит в том, что собранные в фонде различные документы подобраны в соответствии с задачами, профилем, потребностями пользователей (читателей, слушателей, зрителей) той или иной документной структуры, организованы определенным образом, хранимы длительное время для полного, качественного и оперативного использования. В зависимости от учреждения, специально занятого хранением документов и организацией пользования ими, различают документный фонд библиотеки, архива, музея, органа НТИ и др.

Главной подсистемой ДФ является библиотечный фонд (БФ) - это систематизированная совокупность документов, соответствующих задачам, типу, профилю библиотеки, а также документным потребностям ее пользователей и предназначенная для использования и хранения документов в течение всего времени, пока они представляют для пользователей реальную или потенциальную ценность.

К основным преимуществам, позволяющим считать библиотеку главным звеном документной коммуникации, относятся: полнота БФ, разнообразие типов и видов собираемых документов, предоставление населению не только первичных, но и вторичных документов, общедоступность и бесплатность пользования документами в библиотеке.

В отличие от архивов и музеев в фондах библиотек собраны опубликованные и неопубликованные документы, имеющие широкое социальное назначение. Они многообразны по содержанию, знаковой системе записи и воспроизведения информации, материальной основе и конструкции, тиражированы. Библиотеки имеют возможность приобрести в свой фонд необходимое количество экземпляров конкретного названия или издания, то есть библиотеки располагают наиболее широким по составу фондом, способным обслужить все сферы человеческой деятельности.

Преимущество библиотеки перед архивом и музеем состоит и в общедоступности документов для населения, в способе их использования в библиотеках. Наименее доступен архив. Он обеспечивает ограниченное использование архивных документов, хранящихся здесь в единственном экземпляре. Музей организует одновременный доступ посетителей к редким документам, но ограничивает их непосредственное получение. Выдача же на дом документов в архивах и музеях вообще исключена. Широкое общественное документопользование в этих учреждениях затруднено еще и тем, что для доступа в архив требуется письмо-рекомендация соответствующей организации, а для посещения музея - плата за вход. БФ являются наиболее доступными для населения в силу их более разветвленной сети в стране, области, городе по сравнению с архивами и музеями. Они собраны в государственных, ведомственных, библиотеках на общественных началах и в личных библиотеках граждан.

Архивный фонд (АФ) - совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия, общества либо лица (семьи, рода).

В России развита широкая сеть государственных и ведомственных специальных архивов, в которых собраны архивные документы, т. е. те, которые в силу общественной значимости хранятся в архивах. Документы, независимо от их вида, места создания и формы собственности на них, сохраняемые на территории России, отражающие историю духовной, материальной жизни народа и других народов, имеющие историко-культурную ценность и признанные таковыми соответствующей экспертизой с регистрацией в установленном порядке, составляют Национальный архивный фонд России.

Документы и рукописи личных архивов и коллекций составляют значительную и существенную часть документальных источников, освещающих историю нашего народа и его культуры.

Архивы государственных и общественных деятелей, ученых, писателей, художников, музыкантов, артистов богаты документами, необходимыми для изучения истории революционного движения и развития общественной мысли, социальной и политической истории страны, истории науки и культуры. В них полнее всего отразились подлинные мысли и действия людей, часто скрытые от официальной документации, запечатлелись живые свидетельства современников об исторических событиях, творческая история крупнейших художественных и идейных явлений, общественные воззрения и реальные взаимоотношения людей в жизни и борьбе.

Без документов помещичьих и вотчинных архивов нельзя было бы изучить историю крестьянства и крепостного хозяйства; архивы купцов и фабрикантов служат важнейшим источником для изучения капитализма в России; политическую историю Российской империи нельзя восстановить без материалов представителей правящей верхушки русского государства, дипломатов, деятелей армии и флота.

Самого внимательного отношения заслуживают и архивы рядовых людей - в них мы находим и непосредственные, правдивые рассказы о жизни, быте, условиях существования разных слоев русского общества, и отклики современников на события своего времени, и свидетельства непосредственных участников больших исторических событий.

Музейный фонд (МФ) - это упорядоченный массив документов, хранимых в музеях - организациях, занимающихся сбором, хранением, исследованием и экспозицией документов научного или культурного характера. Среди них: государственные, школьные, народные, работающие на общественных началах музеи, а также частные, основанные на личных коллекциях. Широка сеть исторических, краеведческих, литературных, театральных музеев, мемориальных музеев выдающихся деятелей культуры, искусства, литературы.

В фондах музеев России хранятся документы двоякого рода: 1) созданные природой (образцы фауны, флоры) и 2) созданные человеком, т. е. несущие социальную информацию (картины, книги, предметы быта и т. п.).

Таким образом, в системе документных коммуникаций библиотечные фонды, информационные фонды, архивные фонды, музейные фонды дополняют друг друга, способны наиболее полно и оперативно удовлетворить документные потребности общества.