Организация данных в EXCEL

EXCEL отображает и сохраняет используемые данные в табличной форме. Документ, созданный в табличном процессоре EXCEL, называется рабочей книгой или просто книгой. Рабочие книги сохраняются в компьютере как файлы, имеющие расширение .xls. Внешний вид рабочей книги представлен на рис. № 1.

В самом верху экрана расположена информационная синяя полоса, на которой находится название табличного процессора и имя рабочей книги. Если имя рабочей книге еще не присвоено, то она по умолчанию она называется Книга1, следующая рабочая книга получит название Книга2 и т.д. Таких книг может быть открыто сколь угодно много.

В EXCEL-2010 реализована Ленточная система расположения. В верхней части экрана расположена Лента с множеством закладок или вкладок. На каждой вкладке расположены команды в виде значков - иконок. Пользователь по своему усмотрению может выставить заполнение Ленты нужными ему командами, либо убрать ненужные. Ленту Можно сворачивать и затем разворачивать обратно при помощи кнопочки и рядом со знаком вопроса в верхнем правом углу экрана. Содержимое закладки Файл является стандартным и изменению не подлежит.

Активные или доступные в данный момент кнопки (команды) высвечиваются в цвете, недоступные окрашиваются в серый цвет.

Панель быстрого доступа

Строка формул

Название книги

Нумерация столбцов

Адрес текущей ячейки

Текущая ячейка

Нумерация строк

Рис. 1. Общий вид рабочей книги.

Рабочая книга, так же как и обыкновенная книга, может содержать расположенные в произвольном порядке листы, которые служат для организации и анализа данных. Листы могут быть разного типа: рабочими листами, модулями VBA, диаграммами. Можно вводить и изменять данные на любых листах, выполнять вычисления на основе данных, взятых из нескольких листов.

Имена листов отображаются на ярлыках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует щелкнуть мышью по соответствующему ярлыку. Название текущего или активного листа выделено жирным шрифтом на ярко-белом фоне.

При открытии новой книги в ней по умолчанию открываются три листа, имеющие названия: Лист 1, Лист 2 и Лист 3. При необходимости можно добавить новые листы, удалить уже имеющиеся листы или переименовать их. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлычку нужного листа и в появившемся контекстном меню выбрать необходимую операцию.

Если видны не все ярлычки листов, то можно перемещаться между листами, используя четыре кнопочки в нижнем правом углу таблицы.

Рабочее поле Excel — это электронная таблица, состоящая из столбцов и строк. Число столбцов в одной таблице не может превышать 256. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита. Сначала идут столбцы A, B, C, D и т.д. до буквы Z, затем столбцы AA, AB, AC …, AZ, BA, B B и т.д. до столбца IV. Строки таблицы нумеруются числами от 1 до 65536. Такого количества ячеек обычно хватает для организации очень больших таблиц.

Ячейка – это пересечение столбца и строки.У каждой ячейки есть адрес, образованный из имени столбца и номера строки, на пересечении которых находится эта ячейка. При необходимости адрес может быть дополнен именем листа и именем книги. Кроме этого в электронной таблице используется понятие ссылки. Ссылка - это элемент формулы, который используется, когда надо сослаться на какую-нибудь ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестве ссылки. Например, на рис. 1 текущей указана ячейка с адресом А1. Ссылка на эту ячейку в формуле тоже будет называться А1.

В EXCEL всегда существует ячейка, либо диапазон ячеек, называемый активной или текущей. Текущая ячейка выделяется жирной рамкой. Если текущими является диапазон ячеек, то они также выделяются жирной рамочкой и заливаются серо-голубым цветом. Адрес текущей ячейки отображается в левом верхнем углу сразу над таблицей.

Для просмотра всей электронной таблицы можно использовать горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки. Полозки на линейках прокрутки показывают на положение текущей ячейки относительно всей таблицы.

При работе с EXCEL следует обращать внимание на то, какую форму принимает указатель мыши. Форма указателя мыши подсказывает, какая технологическая операция выполняется в данный момент:

Белый толстый крест – работа с ячейкой, указывает на всю ячейку

Ý - перемещение информации, размещенной в ячейке.

Ê - маркер автозаполнения данными или формулами

6 (песочные часы) или вращающееся колечко– операционная система компьютера занята какой-либо операцией.

↕ - изменение высоты строки.

↔ - изменение ширины столбца.

бегающая полосатая рамка вокруг ячейки – информация из ячейки помещена в буфер.