Хранение документов Архивного фонда РФ. Ответственность за нарушение правил хранения

архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

Архивный фонд РФ - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Статья 18. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

1) постоянно - в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук;

2) временно - в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации (в том числе государственные академии наук, за исключением Российской академии наук), перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации. Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти или организациями (в том числе государственными академиями наук, за исключением Российской академии наук) со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

3. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

1) постоянно - в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

2) временно - в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

4. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм настоящего Федерального закона.

5. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в собственности центров исторического наследия президентов Российской Федерации, прекративших исполнение своих полномочий, подлежат постоянному хранению.

Ответственность за нарушение правил хранения - За несоблюдение норм архивного хранения или в случае неправомерного уничтожения документов, ранее установленной даты ликвидации на саму фирму и лично руководство компании может быть наложен административный штраф. Размер определяется в соответствии с утвержденным коэффициентом МРОТ и может составлять сумму до 5 000 рублей (п.15.11 КоАП РФ). Представителями проверяющих органов составляется акт о нарушении норм архивного хранения, который оспаривается только в судебном порядке.

При отсутствии бухгалтерского документа, для которого не истек срок архивного хранения, и при условии, что его игнорирование повлекло за собой изменение налоговой базы в сторону понижения, предприятие уплачивает штраф в размере 15 % от суммы пересчитанного налога.

При грубых нарушениях хранения и уничтожения документов возможно привлечение руководителя фирмы, главного бухгалтера и уполномоченного сотрудника к уголовной ответственности.