Формирование дел

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел.

Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д.

При формировании документов в дела по предметно – вопросному признаку за основу берется их содержание. Например: «Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)».

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний предприятия за один год».

Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с машиностроительным предприятием о взаимных расчетах».

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: “Переписка с предприятием Восточной Сибири по вопросам поставки продукции».

Группировка документов, за какой либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово – отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно – вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1. документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

2. подлинники отделять от копий;

3. годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных, утвержденные документы – от их проектов;

4. включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например: личные дела, ведущиеся на всем протяжении периода времени работы сотрудника на предприятии).

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.

Приложение к документов, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они не относятся.

Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии – заверительную надпись, отметку «В дело».

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов – в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности.

Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.

Протоколы заседаний Совета трудового коллектива, совещаний у руководителя предприятия и др. группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документом – запросом.

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

3. Составить заявление о приёме на работу бухгалтером в коммерческую фирму.

Директору общества с ограниченной

ответственностью «Ваша компания»

Ивановой Ольги Ивановны,

проживающей по адресу:

Чкалова д. 158 кв. 53, г. Оренбург, 460058

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять меня на работу в ООО «Ваша компания» на должность главного бухгалтера по основному месту работы с 30.10.2014 г.

(дата) (подпись)

4. Составьте сопроводительное письмо к проекту договора №___ от______, высылаемого Пермским машиностроительным заводом в адрес Центральной конторы по снабжению машиностроительным оборудованием на поставку дорожных машин и запасных частей согласно прилагаемой к договору спецификации. В письме должна содержаться просьба о подписании договора в течение 10 дней. Оформить приложение:

1. проект договора в двух экземплярах на трёх листах.

2. спецификация к договору в двух экземплярах на чистых листах.

ОТКТЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПЕРМСКИЙ МАШИНОСТРОИТЕЛЬНЫЙ ЗАВОД» ул. Чкалова, д. 138, г. Оренбург, 460058 Телефон: (0000) 98-25-52; Факс: (0000) 98-25-52; е-mail: [email protected] ОКПО 63734358, ОГРН 1097799029481, ИНН/КПП 7709443277/770901001
16.10.2014	№	04-13/1874		Директору ООО «Центральная контора по снабжению машиностроительным оборудованием» Т.Е. Криворучко
О направлении договора

Направляем Вам проект договора на поставку дорожных машин и запасных частей от 16.10.2014 № 04/427 с приложениями. Просим подписать договор и один экземпляр возвратить в ОАО «Пермский машиностроительный завод» в десятидневный срок.

Приложение:

1. проект договора в двух экземплярах на трёх листах.

2. спецификация к договору в двух экземплярах на чистых листах.

Генеральный директор Г.В. Охлабыстин

Курников Иван Янович

98-63-75

5. Составьте выписку из приказа о предоставлении учебного отпуска экономисту отдела труда и зарплаты для сдачи семестровых экзаменов в университете сроком 20 календарных дней.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ДАЛЕКО»
(ОАО «Далеко»)