Системы электронного документооборота

Для автоматизации работы с документами практически на всех этапах, начиная от разработки и заканчивая удалением из архива, а также с целью предоставления возможности настройки на различные специфические участки работы, в том числе и технологические (например, разработка проектно-конструкторской документации) используется специальное программное обеспечение - системы управления электронными документами (СУЭД).

К основным задачам, решаемым СУЭД можно отнести:

– создание и ведение единого электронного архива, способного накапливать данные любых типов, систематизировать их с помощью гибко настраиваемых классификаторов документов и тематических иерархий проектов или папок;

– обеспечение быстрого и удобного поиска информации с возможностью немедленного вызова документа на редактирование в привычной для пользователя программе;

– ограничение возможности каждого конкретного пользователя по просмотру и модификации документов, обеспечивая необходимый уровень безопасности;

– обеспечение работы с несколькими версиями одного и того же документа, выписки документа для обработки вне системы и возврат его в библиотеку, а также экспорт и импорт документов;

– повышение надежности (целостности) хранения данных;

– обеспечение быстрого времени отклика электронной архивной системы вне зависимости от объемов хранящихся в ней данных и прозрачного доступа к информации, расположенной в различных территориально удаленных подразделениях предприятия;

– обеспечение коллективной обработки документов и их согласования.