Главная Случайная страница Контакты | Мы поможем в написании вашей работы! | ||
|
Цель работы:
изучение приемов создания серийных документов на примере стандартных писем.
Краткие теоретические сведения:
Под серийными документами подразумеваются документы одинакового содержания, рассылаемые различным адресатам.
Процесс создания серийных документов включает три этапа:
§ создание основного документа;
§ создание источника данных;
§ слияние основного документа и источника данных.
Основной документ содержит неизменяемую (общую для всех однотипных документов) часть серийного документа, оформленную как обычный текст, и вычисляемые поля, замещающие на данные, специфические для каждого документа.
Источник данных содержит специфические данные (например, адреса, названия организаций, имена получателей и т.д.)
Слияние основного документа и источника данных представляет собой создание экземпляров серийного документа для каждого адресата. Во время слияния документов на место полей слияния подставляются их значения из источника данных.
Слияние документов выполняется в диалоговом окне Слияние, вызываемом командой Рассылки - Начать слияние.
Задание 1
Выполните слияние документов, которые изображены на схеме (приложение А), и получите письма приглашения на конференцию.
Порядок выполнения задания:
1. Выполните команду Кнопка «Office» - Создать - Новый Документ. Выберите вкладку Рассылки - Начать слияние – Пошаговый мастер слияния.
2. Следуйте пошаговому выполнению, используя кнопку Далее.
Этап 1. Выбор типа документа – письма.
Этап 2. Выбор документа – текущий документ.
Этап 3. Выбор получателей – создание списка (кнопка Создать). В окне Новый список адресов нажмите кнопку Настройка столбцов. Используя кнопки Добавить, Удалить, Переименовать, настройте нужный список адресов (источник данных). Нажмите Ок. Данные заполняются в ячейки строки. Добавьте не менее 7 записей произвольными данными, используя кнопку Создать запись. Сохраните источник данных в файле.
Этап 4. Создание письма (основного документа, приложение А).
Подготовьте основной документ (шаблон), вставляя в него поля слияния. Поля отмеченные << >> добавляем из вкладки Рассылки, пользуясь кнопкой Вставить поле слияния.
Рисунок 1 – Вставка поля слияния
Сохраните документ в своей папке.
Этап 5. Просмотр писем.
Для замены полей на соответствующие данные из базы данных воспользуйтесь кнопкой . Если нужно внести изменения в список или текст письма, вернитесь к соответствующему этапу.
Для перехода по записям можно воспользоваться соответствующими кнопками , расположенными на панели инструментов Просмотр результатов.
Этап 6. Завершить слияние.
Результатом процесса завершения слияния документов: распечатка получившихся писем или сохранение их в отдельном документе.
Запишите созданные письма в новый документ. Для этого на вкладке Рассылки выбираем Найти и объединить - Изменить отдельные документы – Объединить записи - Все. Сохранить получившийся документ в своей папке.
Задание 2
Произведите изменения в шаблоне письма приглашения на конференцию и источнике данных С писок так, чтобы в результирующем письме к лицам женского пола обращение было «Уважаемая», а к лицам мужского пола – «Уважаемый».
Дата публикования: 2015-10-09; Прочитано: 440 | Нарушение авторского права страницы | Мы поможем в написании вашей работы!