Функциональные возможности

Под функциональными возможностями следует понимать соответствие автоматизированной системы тем основным бизнес-функциям, которые существуют или планируются к внедрению в организации. Иногда говорят о функциональной полноте предлагаемых решений. Так, если целью организации является минимизация финансовых потерь за счет оптимизации и упрощения бухгалтерского учета, то выбранная система должна обеспечивать автоматизацию процесса ведения бухгалтерского учета; если требуется достичь конкурентного преимущества за счет

Таблица 10   Критерии	Респонденты, использующие критерии для оценки отдачи от инвестиций в ИТ, %
Сокращение операционных расходов
Способность сохранить конкурентоспособность или вырваться вперед
Возможность повысить доходность текущих операций
Возможность увеличить свою долю рынка
Сокращение длительности основных производственных циклов
Улучшение внутреннего контроля
Соответствие предварительно установленным финансовым показателям
Возможность ввести новые направления бизнеса

процесса ведения бухгалтерского учета; если требуется достичь конкурентного преимущества за счет сокращения сроков разработки новых видов продукции, то одно из решений может заключаться в выборе системы CAD/САМ (САПР). Для того чтобы определить достаточность функциональных возможностей системы, необходимы два компонента:

• Стратегия развития бизнеса и контекстное описание бизнеса.

• Формализованное описание деятельности предприятия. Лучше всего, если это будут модели деятельности предприятия, выполненные согласно методикам структурного анализа: диаграммы согласно стандартам IDEFO или IDEF3; диаграммы потоков данных или модели бизнес-процессов.

В идеальном случае стратегия развития бизнеса и контекстное описание бизнеса должны содержаться в стратегическом плане автоматизации предприятия. Если исходные данные для выбора системы отсутствуют, то в план выбора системы необходимо включить этап по подготовке исходных данных для выбора системы, иными словами, разработать Техническое задание на систему.

Как видно из общего перечня работ, для их успешного осуществления необходимо наличие и постоянное участие квалифицированных специалистов из самых различных областей: информационные технологии, управление персоналом, управление предприятием, планирование и многие другие. Держать такой штат в организации, как правило, экономически нецелесообразно. Поэтому наиболее предпочтительно привлечение внешних консультантов.

В пользу этого можно привести следующие основные аргументы:

• внешний консультант обладает особыми навыками и знаниями, которых может не быть у сотрудников организации;

• даже если в организации и есть требуемые квалифицированные кадры, то они могут быть заняты решением других проблем;

• внешний консультант может показать реальное положение дел, так как он независим от организации-заказчика;

• при оказании консультационных услуг персонал заказчика перенимает определенные технические знания, проходит обучение.

Так что же реально можно получить на этапе определения потребностей предприятия в информационной системе?

Не касаясь стратегических планов организации, о которых довольно много и подробно говорится в современных изданиях по теории менеджмента, можно отметить, что внешние консультанты могут оказать квалифицированные услуги и по формированию стратегии предприятия. Однако делать это лучше всего после анализа текущей деятельности.

Описание существующих бизнес-процессов и информационных потоков предприятия, его организационной структуры и принятых технологий работ позволяет достичь сразу нескольких целей. Во-первых, это помогает персоналу самого предприятия, особенно его руководящему составу, лучше разобраться в работе своей организации. Во-вторых, полученные данные могут сравниваться с передовым опытом различных организаций, с которыми уже работала консультационная фирма. Это позволяет более качественно подготовить предложения по изменению и оптимизации деятельности. В-третьих, даже если предприятию по объективным или субъективным причинам и не требуется реорганизация, структурированные материалы, касающиеся деятельности организации, особенно если они представлены в графическом виде, могут существенно облегчить последующее внедрение системы автоматизации управления предприятием. Кроме того, это позволяет определить, можно ли осуществить изменения в организации после внедрения данной системы и насколько легко это может быть сделано.

Реализация этих предложений может происходить до или одновременно с внедрением системы автоматизации управления предприятием.

Наиболее просто проблема определения достаточности функциональной полноты решается для систем начального и среднего уровня. Для систем высшего уровня определяются:

• Какие типы производства может поддерживать система (разработка на заказ — представляет собой дальнейшее развитие проектно-ориентированного производства; сборка на заказ— предложение клиентам продукции массового производства; работа на склад — поддержание требуемого уровня товарно-материальных запасов в сочетании с организацией поставок со склада; повторяющееся производство — производство, организованное в соответствии с идеологией «точно-в-срок»; процессное производство).

• Поддерживает ли система управление цепью поставок. То есть рассматривается возможность ERP-системы управлять поставками, материально-техническим снабжением (логистикой) и спросом.

• Как система поддерживает производственные поставки, а также электронные средства поставки.

• Насколько полно система управляет процессом материально - технического снабжения, а также складированием продукции и планированием ее доставки.

• Как система учитывает работу с клиентами. Требуется оценить, как в системе поддерживается планирование спроса, автоматизация работы с посредниками и торговыми агентами, насколько гибко осуществляется обработка заказов клиентов, а также осуществляется учет сервисного обслуживания.