Роль менеджера-пользователя

Менеджер должен непосредственно участвовать в процессе планирования ввиду того, что именно он является пользователем системы и знает работу организации. Кроме того, постоянно необходимы обратная связь и оценка, и именно эти функции должны при планировании и внедрении проектов выполнять менеджеры.

Ключевые положении при работе с проектами информационных систем:

- Вы должны лично уделить время персональным контактам с людьми, участвующими в проекте;
- используйте, если необходимо, внешних консультантов;
- советуйтесь с консультантом, знающим информационные технологии, а не с консультантом по информационным технологиям;

- выберите поставщика, который обеспечивает хорошее обслуживание;

- развивайте длительные отношения с поставщиками;

- тренируйте пользователей — понемногу, но часто;
- оцените потенциальные выгоды проекта — поддержка сложных операций, скорость ответов, точность.
Роль профессионала ИС

За последние годы роль профессионала сильно изменилась. Если раньше он занимался и планированием, и построением ИС, то сейчас он скорее консультант по планированию, а не программист.

Оценка проектов информационных систем в малом бизнесе

Для оценки проектов есть много формальных и неформальных методов. Оценка реализуемости, времени на реализацию и следствии реализации происходит постоянно в больших проектах, но для малого бизнеса эти методы выглядят очень сложными. Вы должны подходить к проекту прагматично: он должен быть подходящим по времени, по затратам и по качеству.

Если Ваш бизнес относительно нов для информационных технологий, то Вы можете добиться прогресса только «путем проб и ошибок». Поэтому имеется больше причин для поиска помощи в решении возникающих вопросов и разбивки проекта на простые шаги, чтобы Вы могли больше учиться на своих успехах, чем на своих промахах.

В чем выход? В целом ряде решений, предлагаемых в рамках современных подходов построения информационных систем.

Прежде всего, нужно обеспечить связь информационной системы с бизнес-планом. Важные решения принимаются на основе понимания стратегии компании. Этому подчиняются частные решения.

Использовать готовые решения в виде пакетов прикладных:. программ или прототипы информационных систем и технологий,. (т.е. готовых к использованию систем, которые надо только установить и наполнить данными). Выбор должен осуществляться на основе альтернатив. Наконец, просто арендовать информационную систему.

Взгляд руководства организации и ее персонала, не говоря уже о разработчиках, на создание информационной системы различен. Здесь мы попытаемся, не вдаваясь в технические проблемы, построить модель процесса создания информационной системы для менеджеров и показать, в чем их задачи. Существует две различных стадии осуществления проекта построения информационных систем и технологий — разработка и внедрение и эксплуатация.

Стадия разработки и внедрения обычно всегда осуществляется полностью. Ей не мешает ни слабое развитие технологии, ни отсутствие компетенции персонала или пользователей, ни отсутствие хороших консультантов.

Если на этой стадии возникают проблемы, то они связаны со следующими тремя основными причинами:

- недостаток поддержки основного персонала, особенно когда надо уделить достаточно времени и энергии на критических стадиях;

- слишком амбициозные планы вместо пошагового, мудрого подхода;
- неудача при.получении достаточного количества советов от практиков с настоящим опытом использования похожих систем в похожем бизнесе.

В рамках группового обсуждения в работе R.Hanage (Ма-naging Information for Profit and Growth), были получены следующие ответы на вопрос о том, какие проблемы возникали с проектами информационных технологий?

- консультанты по информационным технологиям не понимали наших мыслей;
- трудно найти нужный совет;
- сложно подобрать прикладное обеспечение для деловых процессов;
- неподходящее время для установки системы;
- плохая техническая и программная поддержка.

Как правило, проект информационных технологий всегда занимает больше времени, чем предполагалось. Необходимо быть готовым к тому, чтобы вложить больше ресурсов, чем требуется, для того чтобы быть уверенным, что он не остановится;

- участвующие в осуществлении проекта люди всегда думают, что их работа сделана, когда аппаратура и программы работают успешно. Фактически проект завершен только тогда, когда достигнуты ожидаемые преимущества для бизнеса. Если проект связан с деловыми целями по улучшению отдельных сторон функционирования организации, и все это знают, он более успешен.

Специфические затруднения в малом бизнесе:

- ограниченность ресурсов;

- способности персонала;

- внешние факторы;

- неформальная административная деятельность;

-трудности с долгосрочным планированием.

Имеется четыре стадии создания информационной системы.
l. Эскиз проекта

Подробное описание целей и задач проекта, ожидаемой прибыли, временных ресурсов, любых ограничений, доступных ресурсов и т.д. Стоит также определить «менеджера проекта», который отвечает за его осуществление, и ответственного за проект в высшем руководстве, который будет главной персоной в бизнесе и будет поддерживать менеджера проекта, когда это необходимо и в самом конце выполнения проекта.

2. Оценка проекта

Это самая главная часть проекта. В ней принимаются все важные решения — что будут делать системы, как они будут работать, какая аппаратура и прикладные программы будут использоваться и как они будут обслуживаться. Важнее всего, что здесь анализируются возможные затраты и прибыли от различных действий и производится конечный выбор. В качестве основного правила следует использовать принцип, согласно которому система должна быть настолько простой, насколько возможно. Грандиозные проекты системы могут вылиться в невероятные затраты. Изменения, которые вносятся позже, являются более дорогими.

Сначала готовят список требований к системе — детальный перечень того, что система будет делать для бизнеса и как ею управлять. Изучаются потребности постоянных пользователей (и других заинтересованных лиц), так как только они действительно знают, что им нужно и как это вписать в существующую деятельность.

Список включает в себя данные которые предназначены для ввода, основные результаты и отчеты, количество пользователей, размеры информации, связи с другими существующими системами и т.д. и должен быть достаточно подробным для того, чтобы можно было послать запрос поставщикам аппаратуры и программного обеспечения.

На этой стадии мы не должны,. просто компьютеризировать существующие способы работы. Проект информационных технологий — это хорошая возможность еще раз подумать, как лучше сделать информационную систему.

Следующая стадия состоит в том, чтобы посмотреть на требования к аппаратуре и программному обеспечению. Проконсультироваться с потенциальными поставщиками, просмотреть другие деловые решения и посоветоваться со знающими консультантами. Некоторые трудные решения должны подвергнуться тщательной оценке. Следует ответить, например, на такие вопросы: использовать ли уже готовый пакет прикладных программ либо заказать новое программное обеспечение. Ответы будут зависеть от степени риска, к которой Вы готовы, и от отличий Вашего бизнеса от других типичных фирм.

Анализ затрат и прибыли — это финальный шаг перед окончательным решением. Затраты на прикладные программы и аппаратуру относительно невелики, особенно если Вы используете стандартный пакет. Большими затратами являются время, на установку системы и время на поддержку ее работы.

3. Построение и тестирование

Одним из самых недооцененных шагов в установке любой системы является ввод всех данных в систему до ее запуска.

Персонал должен убедиться, что с системой легко работать. Ничто не убивает энтузиазм по отношению к новой системе быстрее, чем серия технических проблем.

4. Управление проектом и оценка риска

Если только проект не совсем тривиален, то необходимо существование менеджера проекта, у которого есть достаточно времени, чтобы работать с проектом и иметь дело.c,массой проблем, которые могут возникнуть. Проект не завершен до тех пор, пока менеджер проекта не сможет продемонстрировать, что система работает надежно и приносит прибыль.

Важная часть его роли состоит в том, чтобы постоянно осознавать риск проекта. Риски должны обсуждаться открыто, несмотря на соблазн спрятать голову в песок и надеяться, что все обойдется. Риск можно спланировать: приняв альтернативные решения, приготовившись к крайним действиям и т.д. Примером послужит выбор программного обеспечения, при котором различные решения могут быть рискованны в различной степени. Более нет места для подробного обсуждения, но использование следующего перечня вопросов может помочь выделить некоторые пункты.

Ключевые вопросы и. проблемы, связанные с проектами информационных технологий:

Деловые аспекты
- Есть ли менеджер проекта с достаточным количеством времени?
- Согласован ли проект со всеми?
- Есть ли понимание того, что проект может осуществляться дольше предполагаемого времени?
- Вы готовы использовать больше ресурсов?
- Останутся ли основные цели теми же по окончании проекта?
- Достаточно.ли стабильны информационные системы для компьютеризации?
- Есть ли у пользователей время для тщательного изучения проекта?
- Вы уверены, что ни один из основных менеджеров не чувствует давления со стороны проектировщиков?
- Используете ли Вы информационные технологии?
Аспекты проекта
- Есть ли у команды точное общее видение целей проекта?
- Сфокусирована ли команда на деловых выгодах?
- Управляется ли проект по шагам?
- Если проект инновационный, то запланирован ли управляющий проектом?
- Достаточно ли технических навыков у команды для работы над проектом?
- Консультировались ли служащие с консультантами?
- Существуют ли подобные проекты в похожих фирмах?
- Все ли пользователи вовлечены в проект?

- Получили ли они необходимое обучение?

- Планируется ли ввод начальных данных?

- Ясны ли критерии принятия проекта?

- Планируются ли детальное тестирование и параллельные проверки?

- Хорошо ли знакомы те, кто будет управлять системой, с компьютерной литературой?
- Оценивались ли «жизненные затраты» системы?
Аспекты компьютерной системы
- Настолько ли система проста, насколько это возможно?

- Предпочли ли сотрудники,«бумажное» решение информационным технологиям?

- Надежны ли основные поставщики?

- Проверена ли аппаратура/программа использованием во многих фирмах?

- Легко ли повышается уровень сложности аппаратуры, если это необходимо?

- Гибкое ли программное обеспечение для соответствия новым потребностям?

- Есть ли хорошая система защиты данных?
- Легкое ли в использовании программное обеспечение?
- Есть ли хорошие местные центры обслуживания оборудования и программ?

- Вы уверены во вводе хороших данных в систему?

Сущность развития информационной системы во времени отражает такая категория, как «жизненный цикл». Как и любой изготовленный продукт, информационная система имеет свой цикл жизни от времени начала создания до момента прекращения эксплуатации.

Информационная система является особым продуктом. Организация не может без нее существовать. Мы можем говорить о прекращении эксплуатации данного поколения информационной системы, отдельных ее подсистем и элементов.

Жизненный цикл заканчивается, как правило, не в результате физического износа информационной системы, а в результате морального устаревания. Моральный износ, моральное устаревание — прекращение Удовлетворения требований к информационной системе. При этом возможные модификации информационной системы экономически невыгодны или невозможны, что влечет за собой необходимость разработки новой информационной системы. Для информационных технологий является вполне естественным то, что они устаревают и заменяются новыми.

На смену технологии пакетной обработки программ на большой ЭВМ в вычислительном центре пришла технология работы на персональном компьютере на рабочем месте пользователя. Телеграф передал все свои функции телефону. Телекс передал большинство своих функций факсу и электронной почте и т.д.

При внедрении новой информационной технологии в организации необходимо оценить риск отставания от конкурентов в результате ее неизбежного устаревания со временем, так как информационные продукты, как никакие другие виды материальных товаров, имеют чрезвычайно высокую скорость сменяемости новыми видами или версиями. Периоды сменяемости колеблются от' нескольких месяцев до одного года.

Если в процессе внедрения новой информационной технологии этому фактору не уделять должного внимания, возможно, что к моменту завершения перевода фирмы на новую информационную технологию она уже устареет и придется принимать меры по ее модернизации. Такие неудачи с внедрением информационной' технологии, обычно связывают с несовершенством технических, средств, тогда как основной причиной неудач является отсутствие или слабая проработанность методологии использования информационной технологии.