Требования к документам

ТЕМА 6. ХАРАКТЕРИСТИКА И ЯЗЫК ДОКУМЕНТОВ

Характеристика документов

2. Официально-деловой стиль – вид языка общения в сфере управления

3. Требования к текстам документов

Характеристика документов

Участниками делового общения являются государственные органы, организации, работники. Документы, применяемые ими, должны правильно отображать информацию о решениях, намерениях и содержании деловой деятельности; отвечать потребностям деловой деятельности и использоваться в целях отчетности. При этом:

а) структура документа (его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами) должна оставаться неизменной;

б) в документе должен быть отражен контекст его создания, получения и использования (процесс деловой деятельности, частью которой является данная операция, дата и время данной операции, ее участники);

в) должны быть представлены связи между отдельными записями, составляющими в совокупности документ.

Требования к документам

Аутентичность. Аутентичный документ: а) является тем, чем он должен быть, содержание документа должно соответствовать наименованию вида документа и адекватно отражать деловую деятельность; б) создается и отправляется лицом, уполномоченным на это; в) создается и отправляется в то время, которое обозначено на документе. Для обеспечения аутентичности документов в организации должен осуществляться контроль над созданием, получением, передачей, хранением и отбором документов: их авторы должны быть идентифицированы и уполномочены на создание документов, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания).

Достоверность. Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций и фактов и которому можно доверять в последующей деятельности. Для этого документы должны создаваться компетентными лицами, точно знающими факты и владеющими профессиональными средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции. Например, положение о структурном подразделении лучше всего сможет написать его начальник. Объективная информация - непредвзятое отражение фактического состояния дел (нравится это кому-то или нет). Полная информация означает, что из двух принципов – максимальная возможность или минимальная достаточность представляемой руководителю информации для принятия управленческого решения - применяется, как правило, последний принцип. В разных документах допускается разная полнота информации (протокол краткий и полный; приказ с констатирующей и распорядительной частями или только с последней).

Актуальность. Документы должны создаваться своевременно: во время или сразу же после операции или случая, к которым они относятся.

Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью. Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения. Любые санкционированные примечания, добавления или удаления в документе следует четко обозначать и контролировать. Должна быть разработана процедура внесения изменений в документы уполномоченными на это лицами.

Пригодность для использования означает, что документ можно быстро найти, воспроизвести и интерпретировать. При этом возникает: а) понимание операций деловой деятельности, в которой эти документы создавались и применялись; б) возможность идентифицировать документ в широком контексте деловой деятельности и функций организации, ее структурных подразделений посредством установления между документами связей, фиксирующих последовательность действий. Например, реквизиты «дата», «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа» связывают документ-запрос одной организации с документом-ответом другой организации.

Убедительность. Документ должен быть всесторонне аргументирован зафиксированными фактами, нормативными правовыми документами, свидетельскими показаниями, научными заключениями и другим, но не призывами к мнению «авторитетов».

2. Официально-деловой стиль – вид языка общения в сфере управления

Язык документов (служебных и дипломатических) обозначается термином «официально-деловой стиль». Его особенностями являются:

1) значительное сужение диапазона речевых средств по сравнению с языком художественных и публицистических произведений, обычной речью, язык документа ближе всего к научному языку;

2) применение специальных языковых средств;

3) частая повторяемость установленных форм, принцип «игры по правилам»: повторяемостью управленческих ситуаций и действий вызывает повторяемость управленческой информации и форм ее подачи.

4) Лаконизм: краткость и четкость в выражении мысли, однозначность толкования текста его автором и адресатом.

5) Логичность структуры документа.

6) Не экспрессивная, не эмоциональная окраска.

7) Неличный характер изложения текста документа, ограниченное употребление глаголов в личной форме (не «я в своей дипломной работе излагаю», а «в дипломной работе изложено»), ограниченное употребление местоимений.

При составлении документов важно стремление к стандартизации языка на всех уровнях: лексики, морфологии, синтаксиса. В итоге складываются стереотипы (шаблоны, формуляры-образцы), повышается информативность речи, облегчается ее восприятие и оперативность документооборота.

Этикет делового общения

Этикет – это установленный порядок поведения где-либо. В организации действует принцип «коллективного субъекта»: независимо от того, кто конкретно является составителем документа, он представляет не себя лично, а организацию в целом. Деловой этикет (этикет в сфере делового общения) включает:

- вежливость и благодарность за ответ или действие в документах выражается посредством слов «Уважаемый Игорь Иванович», «Уважаемый господин Президент», «С уважением», «Выражаем глубокую признательность за…»;

- соблюдение иерархии должностей в процессах подписания, представления, согласования документов;

- умение слушать и слышать собеседника;

- умение принимать решения и способность их выполнять;

- честность, умение говорить «нет», не задевая самолюбия партнера;

- терпимость к чужому мнению и умение признавать свои ошибки;

- соблюдение сроков выполнения заданий, не затягивание с ответом;

- отказ от «отписок».

Так как деловое общение осуществляется в основном через документы, то деловой этикет находит в них свое отражение. Например, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений: «Вашему вниманию предлагается», «Убедительно просим сообщить».