Особенности конфиденциального делопроизводства

1) Регламентация общей технологии работы с конфиденциальной информацией, правил ее документирования и защиты, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов.

2) Жесткое регламентирование состава издаваемых документов, содержащих коммерческую тайну. Это делают высококвалифицированные специалисты, понимающие конкурентные преимущества своей организации.

3) Наличие ограниченного разрешительного доступа к документам, делам, базам данных и регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной информацией. Разрешение на доступ к конфиденциальной информации всегда является строго персонифицированным и дается руководителем только в письменном виде: резолюцией, приказом.

4) Жесткие требования к условиям хранения документов и порядку обращения с ними.

4) Регистрация данных о документе, фиксация специальной службой в учетной карточке документа всех этапов его прохождения и местоположения, обязательный поэкземплярный и полистный учет всех конфиденциальных документов, их проектов и черновиков, проведение систематических проверок наличия документов.

5) Персональная и обязательная ответственность за сохранность конфиденциальных сведений и документов.

6) Регулирование отношений по использованию информации, содержащей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентов на основании гражданско-правовых договоров;

Охрана конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений обязывает работодателя:

а) ознакомить под расписку работника, доступ которого к информации, содержащей коммерческую тайну, необходим для выполнения им своих трудовых обязанностей, с перечнем информации, составляющим коммерческую тайну;

б) ознакомить под расписку работника с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение;

в) создать работнику необходимые условия для соблюдения режима коммерческой тайны или на своем рабочем месте или в специальных помещениях;

г) получить согласие работника на доступ к конфиденциальной информации, если это не предусмотрено трудовыми обязанностями.

Одновременно охрана конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений обязывает работника: а) выполнять режим коммерческой тайны;

б) не разглашать конфиденциальную информацию и не использовать ее в личных целях без согласия работодателя, как во время действия, так и после прекращения трудового договора в течение 3 лет, если иные сроки не предусмотрены в трудовом договоре;

в) возмещать причиненный работодателю ущерб, если работник виновен в разглашении конфиденциальной информации, кроме случаев, когда разглашение коммерческой тайны явилось следствием непреодолимой силы, крайней необходимости или несоблюдения работодателем режима коммерческой тайны;

5) передавать работодателю при расторжении трудового договора имеющиеся у работника материальные носители конфиденциальной информации.

Режим коммерческой тайны запрещает работнику:

- хранить документы и их копии на рабочем столе или в открытых ящиках (документы следует запирать в сейфы, блокировать вход в компьютер посторонним, закрывать дверь кабинета);

- знакомиться с документами других сотрудников и работать с их компьютерами;

- переписывать сведения из документов в свои записные книжки;

- выносить из здания фирмы любые служебные документы;

- формировать единые дела для открытых и конфиденциальных документов.

Охрана конфиденциальной информации в рамках гражданско-правовых отношений по договору между обладателем информации и его контрагентом предусматривает:

1) определение условий охраны информации, содержащей коммерческую тайну, включая случаи реорганизации и ликвидации одной из сторон договора;

2) самостоятельный выбор контрагентом способов защиты информации, содержащей коммерческую тайну и переданной ему по договору;

3) обязанность контрагента незамедлительно сообщать обладателю конфиденциальной информации о всех фактах разглашения, угрозе разглашения, незаконном получении и незаконном использовании этой информации третьими лицами;

4) невозможность расторжения в одностороннем порядке договора о защите конфиденциальной информации ни одной из его сторон и прекращения охраны ее конфиденциальности;

5) обязанность возмещения убытков стороной, нарушившей договор, другой стороне.