Требования к бланкам документов

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Документ на неприглядном, «бедно» сделанном бланке, напечатанный неразборчивым шрифтом, производит нежелательное впечатление о предприятии. По этой же причине резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которого проставляется на листе бумаги, вышел из деловой практики на Западе и все меньше применяется в России.

Бланк, в котором много места отводится под эмблему и наименование предприятия и мало для текста, неудобен в работе. Поэтому рекомендуется отводить под эмблему 1,5 - 2,0 см. от границы верхнего поля.

Современный дизайн оформления бланка, «свой» фирменный стиль, качественная бумага, полный набор сведений о предприятии, правильное их расположение на листе бумаги особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги: А4 (210*297) и А5 (148*210). Большая часть документов предприятия составляется на бланках А4. Для небольших писем, справок используются бланки А5. Гораздо реже используются бланки формата А3 (297*420), предназначенные для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов, графиков и т.п.

Рекомендуется использовать три вида бланков предприятия:

n бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений),

n бланк для внешних документов (писем, факсов).

n бланк конкретного вида документа (справка, договор)

Бланк для внутренних документов содержит эмблему предприятия и наименование предприятия.

На бланке для внешних документов указываются: эмблема предприятия; наименование предприятия; почтовый адрес предприятия; банковские реквизиты; номер контактного телефона; номер телефакса; дата и номер письма; реквизит «На №____от______», в котором указываются дата и номер того письма, на который предприятие дает ответ.

Бланки того и другого вида могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов.

Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

Наиболее используемое в настоящее время угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, т.к. правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя часть листа может использоваться также для других реквизитов (гриф утверждения - в актах, инструкциях; резолюция руководителя - на поступивших документах). По подсчетам специалистов, угловое расположение экономит до 20 % площади листа документа.

Угловое расположение реквизитов имеет два вида: флаговое и центрованное.

n При флаговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается.

n При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются) относительно половины листа документа, т.е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа - на иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала печатаются реквизиты на русском языке, а ниже - на иностранном.

Все бланки, как и документы, должны иметь поля:

- левое 20 мм. (8 машинописных знаков или ударов),

- верхнее не менее 10 мм.,

- правое и нижнее не менее 8 мм.

В целях экономии площади листа ряд фирм в верхней части бланка указывают только эмблему и наименование предприятия, а адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты располагают прямо на нижнем поле листа.

Границы отдельных реквизитов, например, «заголовок к тексту», «адресат» удобно обозначать уголками, чтобы избежать ошибок в их расположении при печатании.

Бланки часто используемых документов такие, как справки, акты приема работ по контракту и другие, могут содержать также части постоянного текста, которые при составлении документов дополняются переменной информацией; такие бланки являются трафаретами.

Не менее 1 см.

АО «РЕАЛ - С»

______№______

2 см.

не менее 0,8 см.

не менее 0,8 см.

Рисунок - Бланк для внутренних документов.

АО «РЕАЛ - С»

114285, Москва, Ордынка,34

р/с 0000-0067532-00455 АКБ

«Столичный», к/с 16370704

в РКЦ ГУ ЦБ РФ г. Москвы,

МФО 44583001, код 83

тел. 239-87-56

факс 236-01-18

_______№________

На № ____ от ____

.

Рисунок - Бланк для писем, факсов с угловым флаговым

расположением реквизитов.

БИЗНЕС - СЕРВИС

Закрытое акционерное общество

______№_______

На № ___ от____

124323, Москва, ул. Мневники, 45, тел. 356-97-86, факс 876-37-98

р/с 00000001888759047863 в Русском банке

Рисунок - Бланк для писем с продольным расположением реквизитов.

Акционерное общество «АСКОНТ» . 106754, Москва, Измайловское шоссе, 44 р/с 00000000876549310985 в Русском банке тел. 984-82-01   _______№_______ На № ____ от____

Рисунок - Бланк для писем, факсов с угловым центрованным

расположением реквизитов.