Проектування організаційних структур управління

Рішення про проектування організаційної структури управління приймається тоді, коли діюча структура неефективна, або підприємство створюється з “нуля”. В процесі проектування ставиться завдання створення такої структури управління, яка б найбільш повно відображала цілі і завдання організації, тобто нова структура має найкращим чином дозволяти організації взаємодіяти із зовнішнім середовищем, продуктивно і доцільно розподіляти та направляти зусилля своїх працівників, досягати цілей своєї діяльності з високою ефективністю.

Аналіз діючої організаційної структури управління має за мету встановити, в якій мірі вона відповідає вимогам, що висуваються до організації. В результаті аналізу можна виявити “вузькі” місця в діяльності організації. Це може бути паралелізм в роботі, відставання в розвитку оргструктури від змін, що відбуваються в зовнішньому середовищі.

В процесі проектування оргструктури управління організацією, як правило, вирішуються наступні завдання:

1) визначення типу ОСУ;

2) уточнення складу і кількості підрозділів по рівням управління;

3) чисельність адміністративно-управлінського персоналу;

4) характер співпідпорядкованості між ланками організації;

5) розрахунок витрат на утримання апарату управління.

Розробляють організаційні структури зверху вниз. Спочатку керівники повинні здійснити розподіл організації на широкі сфери, потім поставити кон­кретні завдання - так само як у плануванні спочатку формулюються загальні завдання, а потім конкретні.

Основні етапи організаційного проектування:

1. Поділ організації по горизонталі на широкі блоки, які відповідають найважливішим напрямам діяльності організації по реалізації стратегії.

2. Встановлення співвідношення повноважень різних посад. Керівництво встановлює ланцюг команд кожного рівня управління, подальший поділ на більш дрібні організаційні підрозділи для ефективні­шого використання спеціалізації та уникнення перевантаження керівництва.

3. Визначення службових обов'язків працівників. В організаціях, діяльність яких тісно пов’язана з технологією, керівни­цтво розробляє конкретні завдання та закріплює їх за безпосередніми виконавцями, які несуть відповідальність за їх виконання.

Проектуючи нову ОСУ необхідно враховувати вимоги, які висуваються до оргструктур, та принципи їх побудови.

Вимоги до організаційних структур:

1) оптимальність - мінімальна необхідна кількість зв’язків між органами управління;

2) оперативність, гнучкість - здатність швидко реагувати на зміни у зовнішньому та внутрішньому середовищі;

3) надійність - гарантія достовірності передачі інформації, без­перебійного функціонування;

4) простота, економічність – мінімальні витрати на управлін­ня, відсутність дублювання та паралелізму в роботі;

5) спеціалізація – зосередженість окремих працівників на вико­нанні заданих функцій управління;

6) незалежність від конкретних осіб – вимога пристосовувати організацію до особливостей працівників, будувати її як інструмент для досягнення цілей організації, підбирати людей, які здатні забез­печити досягнення місії організації.

Принципи побудови організаційних структур управління:

1) доцільна кількість ланок управління та максимальне скорочення часу проходження інформації від вищого керівника до безпосереднього виконавця;

2) чітке відокремлення складових частин оргструктури (складу її підрозділів, потоків інформації тощо);

3) забезпечення здатності до швидкої реакції на зміну в керованій системі;

4) надання повноважень на вирішення питань тому підрозділу, яке володіє найбільшим обсягом інформації по даному питанню;

5) пристосування окремих підрозділів апарату управління до всієї системи управління організацією в цілому і до зовнішнього середовища зокрема.

Елементи проектування організації:

* розподіл праці і спеціалізація;

* департаменталізація і кооперація;

* зв’язки між частинами і координація;

* масштаб керованості і контролю;

* розподіл праці і відповідальності;

* централізація і децентралізація;

* диференціація ті інтеграція.

Методи, що використовуються в процесі побудови організаційних структур управління:

* моделювання (розподіл повноважень і відповідаль­ності, їх оптимізація за допомогою ЕОМ);

* експертні оцінки, тобто вивчення пропозицій експертів;

* організаційне нормування (регламентування), тобто системи нормативів, правил, формул, які слугують базою для проекту­вання структур управління.

Чинники, які впливають на процес розробки ОСУ мають ситуаційний характер і можуть окремо чи у взаємодії впливати на рішення з питань проектування організації:

* стан зовнішнього середовища (складність та динамізм середовища);

* технологія робіт всередині організації (невизначеність робіт і місце їх використання, невизначеність у засобах виконання робіт);

* вибір керівництвом стратегії для досягнення цілей організації (ідеологія управління, типи споживачів, типи ринків збуту і територіальне розміщення виробництва);

* поведінка працівників (потреби, кваліфікація, мотивованість, культура організації).