Загальна характеристика документації з особового складу

Документація з особового складу – значний масив документів, що утворюється в діяльності кожного підприємства, організації, установи будь-якої форми власності.

Специфіка цієї документації передусім визначається значимістю документованої інформації: вона реалізує громадянські права на освіту, працю, пенсійне забезпечення тощо.

Склад кадрової документації

Відмінною рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією.

Особовий документ – документ, що посвідчує особу власника, його права, обов’язки, суспільний стан, а також може містити біографічні і (або) інші відомості про нього.

Документ особового походження; особовий документ; особистий документ – документ, який створено фізичною особою поза службовою діяльністю або який містився в її приватному зібранні.

Комплекс документів за функціями управління кадрами містить такі основні групи документів:

-особисті та особові документи працівників;

-організаційно-розпорядчі документація;

-первинно-облікова документація.

До групи особистих і водночас особових документів працівників належать: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, дипломи, свідоцтва, атестати та інші документи, які юридично підтверджують відомості, котрі працівники повідомляють про себе. Цей перелік продовжують посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність тощо.

Особовими є документи, що видаються установами своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустки, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату. За юридичним призначенням до особових документів можна віднести заяви працівників про приймання на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника – атестаційний лист, подання про призначення на посаду тощо.

У практичній діяльності підприємств загальний масив документації з особового складу групують на:

1) Документи особового походження (заява, автобіографія, анкета (кадрова), особовий листок з обліку кадрів) тощо. Цю групу документів складає та заповнює сам працівник;

2) Розпорядчі документи, які фіксують приймання, переведення, звільнення працівників, їх відрядження, надання відпусток тощо;

3) Офіційні документи з обліку кадрів (особова картка, особова справа, алфавітна книга);

4) Документи, що підтверджують трудову діяльність працівників (трудова книжка).

Заява – особовий офіційний документ, що містить повідомлення, твердження або прохання.

Заяви бувають:

1) Внутрішні заяви працівники установ здебільшого складають для вирішення кадрових питань про переведення, звільнення, надання відпустки.

2) Зовнішні заяви складаються здебільшого з питань приймання на роботу, зарахування на навчання, призначення на керівну виборну посаду.

3) прості (одноаспектні) та складні (багатоаспектні).

Резюме - особовий документ, що є виразником знань, умінь, навичок потенційного працівника, є одним з уніфікованих способів безпосереднього представлення особи керівництву, підприємства, організації, установи чи опосередковано через служби працевлаштування, кадрові агентства, предметом діяльності яких є добір та формування штату працівників.

Резюме – це стислий виклад фактів із життя автора із його самооцінкою моральних і ділових якостей

Його ще називають „CV” („сі-ві”, лат „шлях життя”). Правильно організований маркетинг, реклама власного „я”, вміння показати себе дасть змогу реалізувати найважливіша дію резюме – привернути увагу до пошукача роботи.

Якщо подавач резюме звертається стосовно конкретної посади (за оголошенням), то документ має бути зорієнтовано саме на цю посаду. Навіть найкраще резюме не може бути складено раз і назавжди.

Наріжним принципом для складання резюме має стати розуміння того як сприйме резюме роботодавець, а саме: що може запропонувати пошукач роботи? Тому, звертаючись до роботодавця, укладач повинен підкреслювати не те, що хочете одержати і що цікавить його особисто, а чим він можете бути корисний підприємству, чому саме він є найкращим кандидатом на цю вакансію.

До комплексу документів може входити рекомендаційний лист, який одночасно виконує й функцію супровідного документа. Він сприяє ефективному поданню резюме, спрямовуючи увагу читача на позитивних сторонах трудової діяльності, професійних навичках, здібностях пошукача роботи, викликаючи інтерес до резюме.

Рекомендаційний лист може бути поданий кадровими агентствами чи окремими підприємствами, організаціями, установами.

Автобіографія – особовий офіційний документ, який містить виклад чи описання суттєвих фактів біографії автора, поданих у хронологічному порядку. За свідченням дослідників і досвіду практиків по персоналу, цей номінал документа був і залишається найбільш придатним (поряд з резюме) для досить швидкого перегляду професійного й особистого розвитку та становлення кандидата.

Автобіографія не має чітко організованої структури, проте більшість спеціалістів визначає такі складові документа: прізвище, ім’я, по батькові; дата народження, місце народження, шкільна освіта, професійна освіта, екзамени, професійна діяльність, професійні вміння, навички, підвищення кваліфікації; Анкетні дані (відношення до військового обов’язку (для чоловіків); сімейний стан; склад сім’ї (зазначити прізвище, ім’я, по батькові, дати народження, місце роботи чи навчання); паспортні дані (номер серії, коли і ким виданий); місце проживання, місце прописки; судимість (у окремих випадках), дата, підпис.

Характеристика. Призначення трудової характеристики, рекомендованих листів, відгуків – дати об’єктивну оцінку кандидатові певними посадовими особами, проте кожен із них містить різні змістовні оцінки.

Відгук вказує думку про кандидата і його оцінку певними фахівцями. Рекомендація містить сприятливий відгук про кандидата.

Характеристика – документ, у якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника.

Позитивні характеристики пред’явника подають докладний чи узагальнений виклад ділової та професійної діяльності подавача характеристики, його працездатність, здобутків рекомендованої особи, маючи на меті викликати повагу читача до кандидата.

Важливість характеристики полягає в тому, що в ній більш обґрунтовано, ніж, в автобіографії, заяві, резюме подані відомості про досвід, трудові та професійні якості кандидата

Структура характеристики: назва виду документа (ХАРАКТЕРИСТИКА) розмішують по центру. Анкетні дані, дані про трудову діяльність, ділові та особисті якості працівника, висновки

Правові відносини працівника з роботодавцем, що регулюються трудовим правом, виникають на підставі трудового договору.

Tpудовий договір - угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підляганням внутрішньому трудовому pозпоpядкові, а власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін (Ст. 21 Кодексу законів про працю України).

Tpудовий договір може бути:

1) безстроковим, що укладається на невизначений строк;

2) на визначений строк, встановлений за погодженням сторін;

3) таким, що укладається на час виконання певної роботи.

Особливою формою трудового договору є контракт, в якому строк його дії, права, обов'язки і відповідальність сторін (в тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення і організації праці працівника, умови розірвання договору, в тому числі дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін. Сфера застосування контакту визначається законодавством

У складі контракту можна відокремити 2 групи умов:

1)Необхідні умови – це умови строку дії трудового контракту, місця роботи, здійснення трудової функції, взаємних прав і обов’язків сторін, режиму робочого часу і часу відпочинку, оплати праці і підстави розірвання трудового контракту.

2)Додаткові умови можуть бути найрізноманітнішими, наприклад, урегулювання діяльності сторін щодо виконання та оплати роботи на умовах неповного робочого дня, випробного терміну, додаткових матеріальних і соціально-побутових пільг, надання працівнику службового автомобіля, умов надання працівникові відпустки без збереження заробітної плати тощо

Доручення — документ, письмове повноваження організації чи окремої особи іншій особі здійснювати від імені довірителя певні юридичні дії.

Доручення є: 1)особисті (від імені якоїсь особи) 2) офіційні (службові) (від імені організації, установи); 3) платіжні доручення — банківський документ, який виписує платник у 2—3 примірниках і передає його установі, яка обслуговує банк, з проханням перерахувати зазначену в платіжному дорученні суму на відповідний рахунок одержувача

Розписка — письмове підтвердження про передавання чи отримання документів, грошей або матеріальних цінностей певною особою від установи, підприємства, іншої особи даного колективу.

У розписці вказують: прізвище й посаду того, хто дає розписку; найменування виданих (отриманих) матеріальних цінностей із зазначенням вартості й кількості отриманого; дата й підпис підзвітної особи.

Скарга — офіційний документ особового походження, в якому виявляють незадоволення діями або вчинками представників виборних чи призначених керівних органів, бездіяльністю конкретних посадових осіб, намагаючись викликати співчуття, досягти підтримки, отримати допомогу, прохання виправити становище, що склалося.

Пропозиції (лат. propositio) — це рекомендації, поради, пропонування, побажання, думки чи міркування щодо виконання певних рішень

Рапорт (фр. rapport, від rapporter — приносити, повідомляти) — усне або письмове повідомлення про щось важливе керівництву, вищій інстанції, звіт про виконання взятих на себе зобов’язань.

Документи про особовий склад мають інформаційний характер й ведуться відповідним працівником канцелярії з моменту вступу громадянина на роботу.

Це: заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду); накази по особовому складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення, стягнення, відрядження); виробничі характеристики, контракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку

працівників, які відбувають у відрядження, анкети, автобіографії, витяги з трудової книжки.

Особисті офіційні документи (лат. officia-lis — урядовий, посадовий, службовий) — службові документи, необхідні для певних формальних повідомлень про себе як працівника установи, підприємства, організації

(формальний — той, який вимагається для дотримання зовнішньої форми, порядку).

До них належать: автобіографії, доручення, заповіти, заяви, посвідчення, пропозиції, рапорти, розписки, скарги. Вони виконуються в одному примірнику адресантом від руки

МКР 31,32 - Тема: док, поняття про док, класиф. Док. Змінні реквізити (візи, резолюції, підписи. Грифи, адреси тощо), док. Особового складу – коротка х-ка (док. Такої-то групи, особливості складання текстової частини). Види листів (ключові слова), спільне і відмінне у групах документів