Формирование учетных документов на АТП

Документы, являясь носителями информации, в процессе своего формирования проходят через ряд подразделений предприятия, каждое из которых вносит в него (или извлекает) определенные данные. Набор документов (в совокупности со схемой их движения) представляет собой документооборот, или информационные потоки предприятия. Полная схема документооборота конкретного предприятия сложна и специфична. Однако при проектировании информационной системы она обязательно должна быть построена и оптимизирована. Это позволит сделать информационную систему более простой, гибкой и надежной в эксплуатации.

Степень сложности документооборота предприятия может быть оценена количественно рядом показателей:

· объемом обрабатываемой информации (на уровне документа, задачи, подразделения, в целом по АТП);

· соотношением объемов нормативно-справочной, первичной и вторичной информации;

· степенью дублирования информации (на уровне документа, задачи, подразделения, АТП);

· трудоемкостью обработки данных и т.п.

При отсутствии на АТП вычислительных средств документы обрабатываются персоналом вручную. При этом для ускорения формирования отчетности ведется масса дополнительных накопительных журналов и ведомостей: журналы учета пробегов автомобилей, картотека учета пробегов шин, накопительный журнал учета почасовой работы водителей, карточки учета расхода топлива и пр. (рис. 1.2).

Рисунок 1.2 – Схема формирования отчетных документов при ручной обработке данных

При использовании информационных технологий документооборот несколько изменяется. Это связано с тем, что в качестве основного хранилища информации используется база данных (БД) информационной системы (рис.1.3), которая обеспечивает хранение нормативно-справочной информации (НСИ), первичных документов и автоматическое формирование вторичных документов.

Рисунок 1.3 – Схема формирования отчетных документов при использовании информационных технологий

Эффективность перехода от ручной обработки данных к машинной, а также того или иного варианта машинной обработки информации можно количественно оценить с помощью следующих показателей:

· объема (доли) информации, обрабатываемой персоналом вручную;

· объема НСИ, хранимой в БД информационной системы;

· объема текущей информации, заносимой в БД с клавиатуры за определенный интервал времени;

· объема информации, передаваемой по каналам связи информационной системы.

Для формирования схемы документооборота нужно выполнить следующие действия:

· сформировать полный перечень документов каждого подразделения;

· разбить документы на группы (нормативно-справочные, первичные, вторичные);

· составить схему движения каждого документа;

· оптимизировать документооборот;

· рассчитать объем информации, хранимой в каждом документе;

· сделать предварительный расчет потребности в дисковой памяти, необходимой для хранения данных о деятельности предприятия.

Пример выполнения задачи отделом эксплуатации ПАТП (задача – формирование суточного наряда) показан на рис. 1.4. В схеме документооборота при формировании нарядов – три документа: «Суточный наряд» (идет в автоколонны, механику, в центральную диспетчерскую), «Путевые листы» выдаются на руки водителям, «Билетно-учетные листы» выдаются на руки кондукторам.

Рисунок 1.4 – Схема документооборота при формировании суточного наряда

Контрольные вопросы

1. Что такое «информационная технология»?

2. Объекты и показатели производственного учета на АТП.

3. Виды документов по составу и формам.

4. Формирование документооборота на АТП.