Лабораторна робота № 1. Тема: Документні потоки та масиви як складові документної комунікації

Тема: Документні потоки та масиви як складові документної комунікації

Мета роботи: вивчити документні потоки та масиви як складові

документної комунікації, нормативну базу та здобути практичні навики

Теоретичні відомості

Термін інформація (з латин.) роз’яснення, виклад фактів і подій. Філософське розуміння інформації – це ототожнення її з відображенням реального світу. В залежності від галузі використання термін інформація трактується по різному:

1. Інформація − це комунікація і зв’язок в процесі якого усувається невизначеність

2. Інформація − це нові відомості, які прийняті, зрозумілі і оцінені її користувачем як корисні.

3. Інформація − це універсальна субстанція, що пронизує усі царини діяльності людей, слугує провідником знань та думок, інструментом спілкування, взаєморозуміння, співробітництва, інструментом стереотипів мислення та поведінки.

4. Інформація − це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому середовищі.

Сукупність документів утворюють документні потоки, масиви, ресурси, фонди. Функціонування документних комунікацій передбачає постійний рух документів по комунікаційним каналам від комуніканта (створювача документної інформації) до реципієнта (споживача документної інформації). Рух документів у процесі їх виробництва, розповсюдження та використання у суспільстві створює документний потік (ДП). ДП - це сукупність розподілених у часі і просторі документів, які рухаються по комунікаційним каналам від створювачів та виробників до користувачів.

Найфундаментальніша дефініція ДП належить Г.Ф.Гордукаловій, яка визначає документний потік як вибіркове відображення у формі документів результатів соціальної діяльності суспільства. Під соціальною діяльністю розуміється науково-пізнавальна, управлінська, виробнича, фінансова, літературно-художня та інші види діяльності. Функціонування документних комунікацій у суспільстві потребує створення спеціалізованих документних систем (ДС), що забезпечують цикл життєдіяльності документів, тобто їх виробництво, транспортування, збирання, зберігання, використання. Перший досвід класифікації цих систем належить Ю.М.Столярову, який поділяє їх на генералізаційні (де створюють та виробляють документи − авторські колективи, наукові, навчальні заклади, видавництва, редакції засобів масової інформації, типографії, теле- та радіокомпанії, виробники продуктів на оптичних дисках та ін.), транзитні (транспортують та розповсюджують документи - передплатні та посередницькі агенства, центри електронної доставки документів, документоторгівельні установи, поштові відділення, кур'єрські служби, провайдери комп'ютерних мереж та ін.), термінальні (одержують, обробляють, зберігають та організують використання документів - архіви, бібліотеки, органи НТІ, інформаційні фірми, музеї, аудіо- та відеотеки, власники комп'ютерних серверів та ін.).

Проходячи через названі документні системи, ДП створює там постійні або тимчасові сукупності документів. Тимчасові слабоструктуровані сукупності документів, що підлягають подальшому трансформуванню (відбиранню, перерозподілу, транспортуванню) - це документні масиви (ДМ). Стаціонарні систематизовані, споряджені довідково-пошуковим апаратом сукупності документів, що комплектуються відповідно завдань документної ситеми по обслуговуванню користувачів документованою інформацією - це документні фонди (ДФ). Тобто документні масиви створюються, як правило, в генералізаційних та транзитних ДС, а документні фонди - в термінальних ДС.

Масив − це більш мобільний комплекс документів, призначений для подальшого перетворення.

Фонд − це освоєний масив документів. Його освоєння відбувається за допомогою систематизації, предметизації, анотування, реферування, упорядкування за змістовими або формальними видами розстановок та ін. Важливою ознакою ДФ є його відбиття у довідково-пошуковому апараті.

Документні потоки, масиви та фонди утворюють документні ресурси (ДР)− сукупність документів, підготовлених для ефективного їх використання членами суспільства. ДР забезпечують збір, обробку, зберігання, пошук та використання документованої інформації, тому є найважливішим видом ресурсів поряд із матеріальними та енергетичними. ДР поповнюються зовнішнім документним потоком, що виникає завдяки створенню та розповсюдженню документів. Крім зовнішнього, існують і внутрішні ДП, що циркулюють у документних масивах та фондах внаслідок їх організації та користування ними.

На функціонування документних ресурсів країни впливає багато факторів, головним з яких є інформативна політика держави. Вона відображається у законах та підзаконних актах, що регламентують розвиток та використання документно-комунікаційних систем країни, і спрямована на створення умов для ефективного і якісного забезпечення інформаційних потреб членів суспільства.

До властивостей інформації належить: повнота,зрозумілість, корисність, достовірність, адекватність, своєчасність, об’єктивність.

Хід роботи

1. Запустіть програму OpenOffice.

Відкриється порожня книжка (в іншому випадку створіть нову книжку).

2. Згрупувати закони за основними напрямками.

Зако́н — це нормативно-правовий акт вищої юридичної сили, що регулює найбільш значущі, найважливіші суспільні відносини шляхом встановлення загальнообов'язкових правил (норм); прийнятий в особливому порядку законодавчим органом (парламентом), або безпосередньо народом. Закони обов'язкові до виконання протягом визначеного часу, на визначеній території та у відношенні до конкретного кола осіб чи організацій.

Види законів

Є різні підходи до класифікації законів:

За місцем у системі законодавства:

· Конституція (кодифікована і некодифікована);

· Конституційні закони - закони, необхідність ухвалення яких прямо передбачена Конституцією, або закони, що вносять зміни до Конституції;

· Загальні закони - закони, що регулюють певну сферу суспільних відносин і мають широке коло дії (наприклад, Цивільний кодекс України);

· Спеціальні закони - регулюють обмежену (спеціальну сферу суспільних відносин);

· Забезпечуючі (оперативні) закони - нормативно-правові акти, якими вводяться в дію окремі закони, ратифікуються міжнародні договори та ін.

За строком дії закони поділяють на:

· постійні — закони, що діють без обмеження строку;

· тимчасові — закони, що діють з обмеженням строку (наприклад, закони «Про оподаткування», «Про бюджет на 2009 рік»);

· надзвичайні (як різновид тимчасових законів) — ухвалюються у певних, передбачених конституцією, ситуаціях і діють на період надзвичайного стану;

3.Створити відповідну таблицю

«Нормативна база документних ресурсів в Україні» використавши: напрям, Закон, зміст закону

4.Створити таблицю властивостей і ознак документних потоків та ресурсів.

Характеристика нормативної бази документних ресурсів в Україні