Інвентаризація, її види та порядок проведення

Інвентаризація — це перевірка і документальне підтвердження наявності та стану, оцінки активів та зобов'язань підприємства.

В Законі України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.99 р., №998-ХІУ відмічено, що інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності.

Основними завданнями інвентаризації є:

· виявлення фактичної наявності основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів, а також обсягів незавершеного виробництва в натурі;

· установлення лишку або нестачі цінностей і коштів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;

· виявлення товарно-матеріальних цінностей, які частково втратили свою первісну якість, застарілих фасонів і моделей, а також матеріальних цінностей та нематеріальних активів, що не використовуються;

· перевірка дотримання умов та порядку збереження матеріальних та грошових цінностей, а також правил утримання та експлуатації основних фондів;

· перевірка реальності вартості зарахованих на баланс основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, цінних паперів і фінансових вкладень, сум грошей у касах, на розрахунковому, валютному та інших рахунках в установах банків, грошей у дорозі, дебіторської і кредиторської заборгованості, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, резервів наступних витрат і платежів.

Відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник підприємства, який повинен створити необхідні умови для її проведення у стислі строки, визначити об'єкти, кількість і строки проведення інвентаризації, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим. Головний бухгалтер або особа, юридична чи фізична, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку, має забезпечити дотримання норм законодавства та правил її проведення.

До переліку умов, які повинен створити керівник для результативного проведення інвентаризації, можна зарахувати:

- обмеження на період інвентаризації кількості прибутково-витратних операцій, які проводяться на об'єкті інвентаризації;

- надання в розпорядження комісії необхідної техніки та відповідних працівників для проведення підготовчих робіт (групування, сортування, переміщення, укладання, обмірювання, переважування ТМЦ).

Інвентаризації можна класифікувати за різними ознаками.

Залежно від періодичності проведення інвентаризації бувають планові і раптові. Планові ін­вентаризації готуються заздалегідь, і їх основним завданням є не стільки встановлення фактів не­достачі (лишків), а радше вивчення загального стану справ щодо відповідності оперативного обліку встановленому обліковою політикою підприємства та документальне оформлення господарських операцій з того чи іншого питання.

Раптові інвентаризації проводяться без попередньої підготовки. Головним завданням таких інвентаризацій є встановлення всяких порушень майбутньому та осіб, які допускають ці порушення, розробка та здійснення заходів по недопущенню таких порушень у майбутньому.

Залежно від повноти охоплення об'єкта інвентаризації поділяються на повні й часткові. Повна інвентаризація передбачає перевірку активів і зобов'язань, під час якої перевіряються і до­кументально підтверджуються їх наявність, визначається їх стан (придатність чи непридатність до подальшого використання).

Часткова інвентаризація охоплює якусь частину засобів чи зобов'язань.

Залежно від способу проведення інвентаризації бувають суцільними, вибірковими і контрольними.

Суцільна інвентаризація може здійснюватись як при повній, так і при частковій її формі, і передбачає інвентаризацію всіх без винятку об'єктів.

Вибіркова охоплює фактичною перевіркою тільки окремі назви цінностей І доцільна в тих випадках, коли на складі порівняно недавно (не більше двох місяців) проводилась повна інвентаризація..

Контрольна інвентаризація є різновидністю вибіркової. Вона проводиться в період повної, суцільної інвентаризації цінностей або відразу після її закінчення і, як правило, повинна охоплювати не менше 10-ти відсотків від загальної кількості назв (бажано найбільш цінних), внесених до опису.

Відповідно до чинного законодавства, інвентаризації бувають обов'язкові і добровільні.

Проведення інвентаризації є обов'язковим у випадках:

· передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворення державного підприємства в акціонерне товариство, а також в інших випадках, передбачених законодавством. Проводиться на 1-ше число місяця, в якому здійснюється оцінка майна, що приватизується, корпоратизується чи передається в оренду;

· складання річної бухгалтерської звітності, крім майна, цінностей, коштів і зобов'язань, інвентаризація яких проводилась не раніше 1 жовтня звітного року. Інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів основних фондів може проводитись один раз на три роки, а бібліотечних фондів — один раз на п'ять років. Особливо актуальною річна інвентаризація стає в умовах ринку, оскільки деякою мірою підвищує рівень довіри інвесторів до того чи іншого підприємства. Вирішуючи питання проведення річної інвентаризації, керівник підприємства виходить із того, що вона може не проводитися тільки в тих місцях зберігання і виробництва (переробки) ТМЦ, де вона проводилась не раніше, ніж 1 жовтня звітного року;

· зміни матеріально відповідальних осіб (на день прийому-передачі справ);

· встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів);

· при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності проведення інвентаризації обов'язково у разі зміни керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів, а також за вимогою хоча б одного члена колективу (бригади);

· у разі одержання відмови постачальника задовольнити претензію щодо недовантаження товарів або при одержанні від покупця претензії щодо недовантаження товарів проводиться вибіркова інвентаризація тих товарів, на які заявлені вказані претензії;

· передачі підприємств та їх структурних підрозділів (на дату передачі).

· у разі ліквідації підприємства — на дату, вказану в рішенні про ліквідацію підприємства. Дуже важливим моментом при проведенні обов'язкової інвентаризації є те, що інвентаризації підлягають також майно і матеріальні цінності, що не належать підприємству, облік яких ведеться на позабалансових рахунках. При цьому один примірник належно оформлених документів надсилається.власнику цього майна.

Добровільна інвентаризація проводиться у випадках, коли на те виникає необхідність. Час і об'єкти інвентаризації визначає керівник підприємства своїм письмовим розпорядженням.

Методи проведення інвентаризації наступні.

Метод безперервної (перманентної) інвентаризації, який полягає в тому, що інвентаризацію на підприємстві проводять безперервно протягом усього року.

Книжний метод інвентаризації. При цьому методі проведення ін­вентаризації цінностей на складах передбачає застосування спеціальних книг, побудованих за принципом оборотних відомостей, де друкарським способом зазначено орієнтовну (сталу) но­менклатуру цінностей. Комісії залишається порахувати ТМЦ та проставити кількість та ціни у цій книзі.

Метод використання партіонних та книжних карток. У разі ви­користання такого методу члени комісії добирають цінності у порядку, зручному для перевірки, і водночас комісія заповнює на ці цінності інвентарні ярлики, де зазначають назву цінностей, їхні номенклатурні номери, коди та інші реквізити. Потім ці ярлики використовують для складання описів. Ярлики заповнюються в одному примірнику і після складання описів зберігаються разом із цінностями. На зворотному боці форми передбачена таблиця, в якій відображається рух товарно-матеріальних цінностей під час інвентаризації. Як бачимо, такий метод проведення інвентаризації дозволяє не припиняти роботу складів на момент проведення інвентаризації, що актуально для підприємств з безперервним виробничим циклом.

Серед комп'ютерних методів проведення інвентаризації особливо цікавим є метод маркування, за яким на початку інвентаризації матеріально відповідальні особи за даними маркування на тарі проставляють кількість і ціну того чи іншого виду цінностей. Після чого інвентаризаційна комісія перевіряє нанесену інформацію про цінності в натурі, порівнюючи ці дані з даними маркування.