Документальное оформление расчетов по заработной плате

Для обобщения данных по каждому работнику, цеху, отделу и орга­низации в целом о начисленной оплате труда, произведенных удержа­ниях, вычетах и выплатах, состоянии расчетов по заработной плате бухгалтерия ведет следующие учетные регистры.

Лицевой счет представляет собой регистр аналитического учета и заполняется на каждого работника организации. В нем отражаются расчеты по оплате труда и другим начислениям в пользу работника. Лицевой счет открывается на основе приказа (распоряжения) о приеме на работу. В лицевом счете указываются фамилия, имя, отчество работни­ка, число детей, структурное подразделение, куда он принят, его табель­ный номер и другие сведения. По окончании месяца в лицевом счете приводятся сведения о начисленных суммах по видам оплат, об удер­жаниях и вычетах, о суммах к выплате или задолженности работника перед организацией. Лицевой счет открывается на год. По окончании года лицевой счет закрывается, и на следующий год открывается новый.

На основании данных лицевых счетов заполняется расчетная или расчетно-платежная ведомость; определяется средний заработок; начисляются пенсии. Срок хранения лицевых счетов — 75 лет.

В расчетной ведомости отражаются расчеты по оплате труда с персоналом подразделения или организации в целом. Расчетная ведомость представляет собой журнал, состоящий из основных и вклад­ных листов. Количество вкладных листов зависит от срока, на который рассчитан журнал (квартал, полугодие, год). На основных листах ука­зываются фамилия, инициалы каждого работника; приводятся спра­вочные данные (категория персонала, профессия или должность, тариф­ный разряд, тарифная ставка или оклад), а также за первый месяц квартала, полугодия или года показываются количество дней (рабочих, выходных и праздничных) и часов, суммы начисленной заработной платы из фонда оплаты труда и других источников, пособий по вре­менной нетрудоспособности и сколько всего начислено, удержания (налог на доходы физических лиц, по исполнительным листам и т.д.), сумма к выплате или задолженности работника перед организацией. На вкладных листах приводятся данные об отработанном времени, начислениях, удержаниях и о сумме к выплате или задолженность за последующие месяцы периода (квартала, полугодия, года), на кото­рый открывается расчетная ведомость. Эта ведомость заполняется по данным лицевых счетов.

Платежная ведомость заполняется на основе данных расчетной ведомости и используется для выплаты заработной платы. В платеж­ной ведомости указываются табельные номера, фамилии, инициалы работников и суммы к получению. По окончании платежного периода в платежной ведомости указывают суммы выданной и депонирован­ной заработной платы.

Деньги на выплату заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий и других выплат получают в банке. Для получения заработной платы в банк представляются следующие до­кументы: чек; платежные поручения на перечисление в бюджет налого­вых платежей; платежные поручения в пользу различных организаций и лиц, а также на суммы, удержанные из заработной платы работников по исполнительным листам.

Организации, имеющие выручку, могут по согласованию с бан­ком расходовать ее на оплату труда.

При выплате заработной платы работодатель обязан в письмен­ной форме извещать каждого работника о составных частях заработ­ной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форму расчетного листка утверждает работодатель с учетом мнения представительного органа работников.