Контрольный список действий. 1 тщательно Проверьте все технические детали: ток, оборудование и т

1 Тщательно проверьте все технические детали: ток, оборудование и т. д.

2 Убедитесь, что вы используете комнату, ориентированную наилучшим образом.

3 Свяжитесь с теми людьми, кто уже использовал это помещение, и основывайтесь на их опыте.

4 Сделайте освещение простым и тщательно отработайте его.

5 Убедитесь, глядя из зала, что ни на одном этапе презентации не блокируется ни одна линия обзора.

6 Оденьтесь так, чтобы соответствовать аудитории.

7 Обдумайте всю последовательность событий с практической точки зрения: где подпорки и микрофоны, кто куда и когда передвигается?

8 Спросите себя "А что, если...?" - чтобы приготовиться к самым худшим поломкам и неудачам.

9 Установите максимальное количество помех, как внутренних, так и внешних.

10 Как только вы дошли до генеральной репетиции, все замечания должны быть ободряющими, поддерживающими и внушающими уверенность.

Приложение 1

Краткий порядок действий

Созовите первое собрание

Пригласите:

• Эксперта по теме презентации.

• Эксперта по предполагаемой аудитории.

Первое собрание по планированию

Цель:

• Сформулировать точные цели.

• Сформулировать желаемый отклик аудитории.

• Выбрать презентационную команду.

• Набросать логическую последовательность.

• Определить размер аудитории и список приглашенных (если это возможно).

• Выбрать место проведения (если это возможно).

• Определиться с датой (если это возможно).

Что делать:

•Арендовать место проведения для генеральной репетиции и презентации.

• Пригласить зрителей.

• Назначить дату следующего собрания.

• Пригласить на следующее собрание презентационную команду.

• Довести до сведения всех участников следующего собрания принятые решения (см. выше).

Второе собрание по планированию

Цель:

• Проработать логическую последовательность.

• Утвердить порядок выступлений, их продолжительность, перерывы.

• Согласовать цель каждого из выступающих.

• Согласовать с каждым выступающим содержание его выступления.

• Обсудить основные материалы, которые будут демонстрироваться.

• Обсудить вспомогательные материалы.

• Перечислить будущие встречи и их цели, включая и дату чернового просмотра.

Что делать:

• Начать подготовку основных демонстрационных средств.

• Начать разработку вспомогательных материалов.

• Начать работу по обеспечению, например:

приготовления к приему гостей закуски и прохладительные напитки

транспорт

дополнительные материалы

папки

и т. д.

• Условиться о следующем собрании со всеми, кто имеет к нему отношение.

• Пригласить предполагаемого слушателя.

Действия каждого ведущего:

• Назначить дублера.

• Записать полный текст будущего выступления и до следующего собрания передать его основной команде.

Третье собрание по планированию

Цель:

• Проработать наброски всех ведущих.

• Устранить противоречия, повторы и пропуски.

• Обсудить все выступления с точки зрения аудитории и посмотреть, где потребуются исключения, расширения или сокращения.

• Провести общее обсуждение, дать каждому из ведущих шанс внести свои предложения по всей презентации в целом.

Что делать:

• Назначить даты производственных совещаний с каждым ведущим и с управляющим производством.

Действия каждого ведущего:

• Надиктовать презентацию на магнитофон (максимальная продолжительность - две трети времени выступления) и перенести запись на бумагу.

• Решить, какие аудиовизуальные средства вам могут понадобиться.