Прохождение и порядок исполнения входящих документов

Цель лекции: изучить общие требования прохождения и порядка исполнения входящих документов

Для обработки входящих документов регламентированы следующие основные процедуры:

-экспедиционная обработка;

-регистрация;

-рассмотрение руководством и выдача резолюции;

-ознакомление в структурном подразделении или исполнение;

-контроль исполнения.

Контроль исполнения осуществляется сотрудниками канцелярии или секретарем организации и включает:

-постановку документов, ход исполнения которых надлежит отслеживать, на контроль;

-отслеживание хода исполнение и формирование отчетов для руководства;

-снятие исполненных документов с контроля.

Документопоток входящих документов составляют:

-документы вышестоящих организаций, органов власти;

-документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

-документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

-жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

-прием входящих документов;

-первоначальная(экспедиционная) обработка;

-предварительное рассмотрение и распределение;

-регистрация;

-рассмотрение документов руководством;

-исполнение резолюций;

-отправка ответных документов.

Отметка при поступлении документа проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.

Прохождение исходящих документов

разработку проекта документа в структурном подразделении;

согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

утверждение документа руководством;

регистрацию документа;

экспедиционную обработку документа.

Проекты исходящих документов, готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

составление проекта документа, его распечатка;

согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

подписание (утверждение) документа;

регистрация и отправка документа.

Вопросы для самоконтроля

1. В какой последовательности необходимо вести учет входящих и исходящих документов?

2. Что понимают под термином «переписка»?

3. Опишите структуру переписки при навигационных происшествиях и авариях.

4. Опишите порядок переписки с посторонними организациями и организациями ведомства.

Рекомендуемая литература: [ 1 ], [ 2 ], [ 4 ].