Предварительный контроль

Основной задачей осуществления предварительного контроля является реа­лизация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ убе­диться, что работа развивается в заданном направлении.

В организациях предварительный конт­роль используется в трех ключевых областях:

- по отношению к человеческим ресурсам,

- по отношению к материальным ресурсам,

- по отношению к финансовым ресурсам.

Человеческие ресурсы. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и ква­лифицированных людей.

Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо:

ª уста­новить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым;

ª определить справедливые размеры выплат и компенсаций,

ª провести психологические тесты,

ª выяснить пригодность при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом,

ª осуществить предваритель­ное обучение, что повышает вероятность эффективного труда нанятых работников.

Материальные ресурсы. П ромышленные фирмы устанавлива­ют обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ре­сурсов с целью обеспечения высокого качества своей продукции.

Контроль осуществляется:

© путем выработки стандартов минимально допус­тимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия посту­пающих материалов этим требованиям;

© выбором такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям;

© обеспечением запасов ресурсов в организации на уровне, достаточном для того, что­бы избежать дефицита.

Финансовые ресурсы. Важнейшим средством предварительного контроля фи­нансовых ресурсов является бюджет – текущий финансовый план, который позволяет также осуществить функцию планирования.

Во-первых, бюджет явля­ется механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут.

Во-вторых, бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.