Отражение недостачи, излишек в учете

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Разделом 4 «Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины» Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе к учету принимаются наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом их начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и тому подобное.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

В процессе осуществления хозяйственной деятельности, любая организация может столкнуться с фактом обнаружения недостачи, излишек денежных средств или товарно-материальных ценностей (основные средства, материалы, товары, готовая продукция).

Фактически недостача или излишки представляют собой установленное при инвентаризации, ревизии или проверке несоответствие наличия денежных средств данным бухгалтерского учета.

Данные расхождения могут возникать по следующим причинам:

- арифметические ошибки, допущенные в учете;

- халатность при приеме и выдаче;

- умышленное искажение учетных данных;

- непредвиденные обстоятельства (стихийные бедствия, пожар, кража).

Любая недостача или излишки (независимо от причины их возникновения), выявленные в процессе инвентаризации или ревизии, должны быть отражены в учете организации.

Если при проверке выявлена недостача, то первоначально она отражается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Данный счет предназначен для обобщения информации о суммах недостач материальных ценностей, выявленных в процессе их заготовления, хранения и реализации, независимо от того, подлежат они отнесению на счета учета затрат на производство или виновных лиц.

Если в организации возникает недостача по причине стихийного бедствия, то в этом случае сумма недостачи относится на счет 99 «Прибыли и убытки», как убытки отчетного года (некомпенсированные убытки от стихийных бедствий).

Счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в этом случае «работает» следующим образом: по недостачам и порче ценностей записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита счетов учета названных ценностей. При этом, используется бухгалтерская проводка (в случае недостачи в кассе) - Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счета 50 «Касса».

Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств, квалифицируются как «внереализационный доход», принимаются к учету и отражаются бухгалтерской проводкой - Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 91-1 «Прочие доходы».

Более подробно с вопросами, касающимися осуществления денежных расчетов без применения ККТ и о применении ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Кассовые операции. Контрольно-кассовая техника».