Группировка записей

Для создания групп и управления ими можно воспользоваться диалоговым окном Сортировка и группировка. Однако еще более важным является тот факт, что при создании отчета с использованием мастера с помощью этого же диалогового окна можно управлять структурой отчета и определять, какая информация должна присутствовать в той или иной области отчета.

Основную роль при самостоятельном создании групп играет диалоговое окно Сортировка и группировка. Это окно определяет порядок организации записей отчета. Если в отчете используется группировка по какому-либо полю, то это поле автоматически включается в список групп в окне Сортировка и группировка. Сюда можно добавить дополнительные поля для сортировки записей, хотя у них уже не появятся свои заголовки областей. В диалоговом окне Сортировка и группировка можно установить опцию Группировка. Это свойство указывает Access, когда именно начинать новую группу записей в отчете. Для удобства группировки предусмотрены два условия: По полному значению и Интервал.

Если вы хотите изменить порядок групп, вернитесь к диалоговому окну Сортировка и группировка (с помощью команды Вид\Сортировка и группировка). Щелкните на серой кнопке рядом с названием группы, которую хотите переместить; затем щелкните и перетащите группу на новое место. Access автоматически внесет в структуру отчета соответствующие изменения.

Будьте очень осторожны при изменении порядка групп. Очень легко сделать невинное на первый взгляд изменение, а потом окажется, что отчет безнадежно испорчен. Прежде чем вносить в отчет какие-либо серьезные изменения, сохраните его (Файл\Сохранить). Если отчет окажется испорченным, вы сможете просто закрыть его (Файл\Закрыть) без сохранения изменений. При этом сохраненный вариант отчета останется в неизменном виде.

Раскрывающийся список значений Не разрывать предлагает на выбор три опции.

Нет — позволяет Access действовать по своему усмотрению.

Вся группа — означает, что группа полностью (с заголовком и примечанием) должна размещаться на одной странице.

С первыми данными — означает, что заголовок группы должен печататься на одной странице с первой строкой из области данных. Выберите эту опцию, если хотите, чтобы каждая из страниц отчета начиналась с набора соответствующих заголовков.