Требование к употреблению сокращений слов и наименований

В официальных документах следует избегать употребления сокращенных слов, наименования упоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием. Все сокращения наименований должны быть общепринятыми. Например: МИД России, МВД России и др.

В официальных документах не допускается употребление сокращения «РФ» вместо слов «Российская Федерация».

При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное наименование. Например: подразделение Администрации Президента Российской Федерации (далее – подразделение Администрации).

Написание буквенных аббревиатур

Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, ЭВМ, МПС, МГУ, ООН.

Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся:

а) прописными буквами, если образованы от имени собственного. Например: МИД (МИДа), ВАК (ВАКу), ГОСТ (ГОСТом).

б) строчными буквами, если образованы от имени нарицательного. Например: вуз (вуза).

Требования к сокращению часто употребляемых слов и величин

Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание – унифицировано. Основные правила сокращения указаны в Межгосударственном стандарте ГОСТ 7.12-93 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращения слов на русском языке. Общие требования и правила».

Рассмотрим наиболее употребляемые сокращения:

1) названия единиц измерения (при цифрах):

миллиметр – мм сантиметр – см метр – м гектар – га

грамм – г килограмм – кг центнер – ц тонна – т

секунда – с минута – мин. час – ч

2) различные сокращения (при цифрах):

миллиард – млрд миллион – млн тысяча – тыс. рубль – р. (руб.)

копейка – к. (коп.) квартал – кв. век, века – в., вв. год, годы – г., гг.

таблицы – табл. часть – ч.

3) различные сокращения (при названиях):

область – обл. район – р-н город, города – г., гг. село – с.

деревня – дер. имени – им. институт – ин-т

железнодорожный – ж.-д. сельскохозяйственный – с.-х. завод – з-д

4) название ученой степени, звания, должности (при фамилии):

адм. – адмирал акад. – академик д-р – доктор проф. – профессор доц. – доцент зав. – заведующий зам. – заместитель

инж. – инженер пом. – помощник преп. – преподаватель к.э.н. – кандидат экономических наук к.т.н. – кандидат технических наук д.э.н. – доктор экономических наук д.т.н. – доктор технических наук

При написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения.

Оформление в документах написания чисел

В документах встречаются многозначные числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания, используются порядковые числительные, приводятся обозначения диапазона величин.

При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 14 287 624; 12 841 (с 1000 до 9000 группировка в числах не производится).

Точку в пробелах между группами цифр многозначного числа ставить не допускается, лучше пользоваться неразрывным пробелом (Ctrl + Shift + «пробел»). При этом текст на странице правильно группируется, а при просмотре непечатаемых знаков можно например увидеть следующее: 25°кг.

Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройствах на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 1К62М), и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).

Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака №), в обозначениях нормативных документов, например: № 3241; ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Буквенная форма многозначных целых чисел рекомендуется при стечении двух чисел в цифровой форме и в случаях, когда предложение начинается числом. Если буквенная форма не желательна, необходимо перестроить фразу так, чтобы развести два числа. Следует писать: 10 кранов грузоподъемностью 20 т, но не 10 20-тонных кранов.

Цифровая форма однозначных целых чисел используется, если однозначные числа стоят в ряду с дву- и многозначными. Рекомендуется писать: вслед за поставкой изделий из 5, 8, 12 наименований… Не рекомендуется: вслед за поставкой изделий из пяти, восьми, 12 наименований.

Когда однозначные целые числа образуют сочетания с единицами физических величин, денежными единицами и т.п., рекомендуется писать: при массе до 10 кг, и не рекомендуется – при массе до десяти кг.

Буквенная форма однозначных чисел используется, если однозначные числа стоят в косвенных падежах (не при единицах физических величин, денежных единицах). Рекомендуется писать: офис укомплектован тремя персональными компьютерами, не рекомендуется – офис укомплектован 3 персональными компьютерами.

Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн, млрд: 10 млрд, 15 млн, 45тыс. Это правило распространяется и на сочетание крупных круглых чисел с обозначениями единиц физических величин, денежных единиц: 20 млн км, 200 млрд кВт^.ч.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать и цифрами, и словами: 5 тыс. рублей (Пять тысяч рублей); 1 млн рублей (Один миллион рублей). Денежные выражения в рублях и копейках следует писать: 105 руб. 55 коп. (Сто пять рублей пятьдесят пять копеек).

При обозначении количества предметов, а также количества людей слова «штук», «человек» не употребляются. Например: 20 автомобилей, а не 20 штук автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих.

Простые дроби пишутся через косую черту: ½, ¾. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная с лева на право: 1,094 03; 5,530 021; 3,141 592 65.

После простых дробных чисел слова «часть», «доля», как правило, не употребляется. Рекомендуется писать: 1/8 площади; ½ квадрата. Не следует писать: 1/8 доля площади; ½ часть квадрата.

Существительное после дробного числа согласуется с его дробной частью и поэтому ставится в родительном падеже единственного числа: 1/3 метра; 0,75 литра; 0,5 тысячи.

Для обозначения диапазона значений ставят: многоточие, тире, предлог от перед первым числом и до перед вторым. Например: длиной 5…10 м; длиной 5–10 м; длиной от 5 до 10 м.

Порядковые числительные в тексте могут иметь следующую форму написания:

– буквенную (сто пятый);

– буквенно-цифровую (арабскими цифрами с наращиванием падежного окончания, присоединенного через дефис: 35-й);

– цифровую, римскими цифрами без наращивания падежного окончания (XXI век).

Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должны быть:

– однобуквенными, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й (пятый, пятой), 5-я (пятая), но не 5-ый, 5-ой.

– двухбуквенными, если последней букве числительного предшествует согласный: 5-го, 5-му, 30-ми, но не 5-ого, 5-ому, 30-ыми.

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 1-, 2-, 3-секционный шкаф.

Сложные слова с числительным и прилагательным «процентный» пишутся: 10 %-ный сбор.

Способы оформления дат в документах

Применяется два способа оформления дат – цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2006 года – 01.09.2006.

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей.

На документах со сведениями финансового характера наш пример выглядит следующим образом 01 сентября 2006 года или 01 сентября 2006 г.

Если обозначение времени в тексте состоит только из года, то слово год пишется полностью: смета на 2006 год.

Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2006 г.; в октябре-ноябре 2005 г.; в I квартале 2004 г.; в III-IV кварталах 2004 г.; в первом полугодии 2005 г., т.е. слова год, годы сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия.

Календарные сроки в тексте пишутся так: в октябре 2003 г., но: за 8 месяцев 2003 года, в 2005году, с 1995 по 2001год, в 1999–2002 годах. Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается: в2004–2005 гг.; в период 1995 г.– 2005-е гг. (год и десятилетие).

Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2001/2002 учебном году, отчетный 2003/2004 год. В остальных случаях между годами ставится тире. Например: освободить от взимания налога в 2001–2002 гг.

Квартал обозначается римской цифрой, но полугодие пишется полностью: Iквартал 2002 г.; во втором полугодии 2002 г. При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся: в I квартале (но не в I-м квартале).

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, но День Победы. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с пропиской буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 7 Ноября.

Написание в документах физических величин

Наименования, обозначения и правила применения единиц физических величин строго оговорены ГОСТ 8.417-81 Государственная система измерений. Единицы физических величин, в основу которого положены единицы Международной системы СИ.

Обозначениями единиц предусмотрены русские буквенные обозначения, международные буквенные обозначения с применением букв латинского и греческого алфавитов и специальных знаков типа %, ‰, С^о и др.

В одном и том же документе следует использовать один вариант обозначения – русский или международный.

Приведем отдельные правила написания единиц измерения, встречающихся в управленческих документах.

Все меры длины, площади и т.п. обязательно обозначаются цифрами; единицы счета и физических величин приводятся сокращенно. При этом в конце сокращенного обозначения единиц измерения точка как знак сокращения не ставится: 10 т, 15 м², 50 см. Единицы измерения, которые не являются самостоятельными, но которые входят в наименование сложной единицы, имеют в обозначении точку как знак сокращения: 755 мм рт. ст.

Между последней цифрой численного значения величины и обозначением единицы измерения оставляется пробел: 90 %, 1000 кг; 32 м²; 300 см³. Знак градуса обозначается строчной буквой «о», которая ставится на пол-интервала выше соответствующего числа, без пробела между ними, например: 36,6^оС; –10^оС.

Если значения величины приводятся с допуском, с предельными отклонениями или перечисляются несколько значений одной величины, то обозначение единицы следует приводить один раз после последнего числового значения без применения скобок. Например: 200…300 А; от 200 до 300 А; 12,24 и 36 В; 30 х 40 м; 50, 60, 70 %.

Обозначения единиц следует писать строчными буквами, за исключением единиц, образованных от фамилий ученых, их следует начинать с прописной буквы, независимо от наличия приставки. Обозначение приставки следует писать слитно с обозначением единицы, к которой она принадлежит.

Обозначение единиц, входящих в произведение, следует разделять точкой как знаком умножения. Для указания знака деления предпочтительно применять косую черту. Допускается замена косой черты горизонтальной чертой.

В случае написания сложных единиц, включающих несколько обозначений, указывают обозначения всех единиц. Например: 20 м/с или 20 метров в секунду, но не 20 м/в секунду.

Форматирование текста

Абзацный отступ и концевая строка

Для выделения абзаца его начинают с новой строки. В одном документе все абзацные отступы должны быть одинаковыми (исключения составляют перечисления с нумерацией).

Концевой строкой называют последнюю строку абзаца. Чаще всего концевые строки бывают неполными. Длина концевой строки должна быть в полтора-два раза больше абзацного отступа, содержать не менее 5–7 символов.

Окончания текстовых строк и переносов слов

В конце текстовых строк не оставляют предлоги и союзы из одной–трех букв, если они начинают предложение.

Не следует оставлять в конце текстовых строк однобуквенные союзы и предлоги, находящиеся внутри предложения.

Не допускается размещение в различных строках инициалов, инициалов и фамилии, но разрешается перенос фамилии.

Не допускается размещение в различных строках сокращений и фамилий, а также цифр и относящихся к ним сокращений или знаков.

В конце строки не может быть оставлена цифра со скобкой или с точкой, используемая для нумерации в перечислении.

Переносы при вводе текста выполняются по правилам грамматики, но с учетом определенных ограничений:

– запрещено делать переносы более чем в четырех строках подряд;

– не рекомендуется заканчивать пять строк подряд разными знаками препинания (дефисом, точкой, запятой, двоеточием и т.д.). При невозможности выполнения этого следующие три–четыре строки не должны содержать переносов;

– нельзя делать переносы во всех видах заголовков, отделенных от основного текста;

– исключены переносы, вызывающие двусмысленные толкования слов или образующие неблагозвучные части слов.