Постановка і характеристика завдань

Засоби обчислювальної техніки створювалися і удосконалювалися так само, як і всі інші прилади, машини і обладнання, що призначались для полегшення праці людини: коли поставала та чи інша потреба, виникали й технічні засоби, призначені для її задоволення. На кожному з етапів розвитку науки та виробництва застосовувався певний підхід, пропонувалися відповідні конструктивні рішення й елементи. Наприклад, перші обчислювальні машини були механічними. Потім були створені електромеханічні та електронні. З позицій користувача кожне удосконалення спрямовувалося, насамперед, на підвищення рівня механізації та автоматизації виконання технічних операцій, що часто повторюються; створення нових засобів введення та виведення даних; збільшення обсягу пам’яті; розробку нових носіїв інформації тощо.

Комп’ютеризація принципово не змінює елементів методу бухгалтерського обліку. Найбільші зміни відбуваються в технології обробки облікової інформації, що виражається в порядку побудови комп’ютерних форм бухгалтерського обліку. Натомість методика аудиту підприємств, на яких використовуються комп’ютерні системи, котрі мають значний вплив на ведення бізнесу та бухгалтерського обліку, зазнає значних суттєвих змін, хоча загальна мета й обсяг аудиту не змінюються. Зберігаються його завдання, діють основні елементи його методології [32, c. 16].

Застосування комп’ютерної техніки вносить певні зміни до організації бухгалтерського обліку виробничих запасів, причому обчислювальна техніка з допоміжного засобу перетворюється на визначний фактор організації обліку, змінюючи не тільки його форму, але й зміст. Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обробки інформації, при яких забезпечується різна швидкість надання звітної інформації. В різних системах бухгалтерського обліку (від паперової до комп’ютеризованої) вона забезпечується, як правило, раціональною організацією облікових даних, одноразовим їх отриманням та передачею по всіх напрямках.

В українській літературі традиційно виділяють дві послідовні стадії автоматизації обліку: механізацію облікових робіт на окремих ділянках обліку за допомогою обчислювальних пристроїв (так звану «малу механізацію») та комплексну автоматизацію бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої системи управління підприємством. Розглянемо класифікацію, при якій способи обробки облікової інформації поділяються на три види: паперовий, механізований і комп’ютеризований (автоматизований), в залежності від виду обчислювальної техніки, що застосовується. При цьому перші два методи можна об’єднати під загальною назвою «безкомп’ютерний спосіб», маючи на увазі не перелік технічних засобів, а саме спосіб їх використання (рис. 4.1) [19, c. 35].

Способи обробки облікової інформації

Безкомп’ютерний

Паперовий

Механізований

Комп’ютерний (автоматизований)

Рис. 4.1. Методи обробки облікової інформації

На ПСРП «Ремавтоагрегат» застосовується автоматизована система обліку, призначена для автоматизованого збирання, реєстрації, збереження, пошуку, оброблення та видачі інформації за запитами користувачів (управлінського персоналу).

Автоматизована система обліку аналізованого підприємства повинна забезпечувати:

– постійне спостереження за поточним станом об’єкта управління та його характеристик;

– адаптацію до прийнятої практики бізнесу та модифікації, якщо така практика змінюється;

– підтримку професійної діяльності управлінських працівників;

– взаємодію з управлінським персоналом;

– здійснення збирання та аналізу даних для управління й автоматичного виконання програмних засобів при настанні конкретного моменту з формуванням необхідної звітності;

– реалізацію системи рекомендацій для користувачів;

– ефективне збереження даних та можливість доступу до них кінцевого користувача зі свого робочого місця [39, c. 141].

Тому метою функціонування автоматизованої системи бухгалтерського обліку виробничих запасів на ПСРП «Ремавтоагрегат» є забезпечення зацікавлених осіб фінансовою інформацією для прийняття обґрунтованих рішень при виборі альтернативних варіантів використання обмежених ресурсів.

Вигода чи невигода впровадження інформаційної системи означає відповідність чи невідповідність результатів роботи системи меті й завданням підприємства. Вибір інформаційної системи, а також постановку завдань слід проводити, виходячи з рамок довгострокового економічного планування. Основними вигодами від впровадження автоматизованої системи обліку є зниження операційних і управлінських витрат, економія коштів, зменшення циклу реалізації продукції, зниження комерційних витрат, зменшення дебіторської заборгованості.

При введені автоматизованої системи обліку на підприємстві, перш за все, необхідно оцінити ризик відставання від конкурентів у результаті неминучого старіння комп’ютерної програми, тому що програмні продукти, як і інші види нематеріальних активів, мають надзвичайно високу швидкість заміни новими видами або версіями. Далі слід оцінити масштаби комп’ютеризації. Саме після того, як сплановано процес організації обліку та визначені масштаби і завдання комп’ютеризації бухгалтерського обліку, слід приділити увагу безпосередньо питанню вибору програмного продукту [33, c. 60].

Автоматизація облікових процесів повинна сприяти правильній організації обліку підприємства. Програма повинна дозволяти можливість введення повної фінансової звітності відразу після її установки. Крім того, вона має передбачати поетапну автоматизацію обліку управління витратами. Програма повинна мати змогу імпортувати дані з іншого програмного забезпечення.

Так, основними можливостями впровадження автоматизованої системи обліку на аналізованому підприємстві є: оперативне отримання інформації; обмін даними між відокремленими підрозділами підприємства; планування потреби в персоналі; автоматизація обліку виробничих запасів у відповідності до вимог чинного законодавства; планування руху коштів підприємства; контроль та облік зберігання виробничих запасів в аналітичному розрізі; управління основними господарськими процесами підприємства; оперативне отримання інформації про собівартість готової продукції; створення системи оперативної звітності. Разом з тим, очікувані вигоди від впровадження автоматизованої системи обліку, можуть бути наступні: підвищення ефективності діяльності підприємства; своєчасність прийняття управлінських рішень; ефективне управління кадрами; підвищення ефективності праці працівників; ефективний контроль за заборгованістю; ефективне управління коштами підприємства; контроль за результатами діяльності підприємства тощо.

Проте, слід очікувати і деякі проблеми, які можуть виникнути на підприємстві при впровадженні автоматизованої системи обліку, а зокрема: навчання персоналу, підготовка бухгалтерського обліку до автоматизації, введення облікових даних, витрати на технічну підтримку, витрати на періодичні оновлення програмного продукту.

Розвиток електронного документообігу потребує професійних підходів, чіткої взаємодії галузей знань. А це, як правило, впливає на результат від впровадження автоматизованої системи обліку, зокрема: підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації; економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на керування потоками документів; усунення дублювання; забезпечення авторизації доступу до інформації за рахунок наданих повноважень; протоколювання діяльності підприємства; виключення необхідності збереження паперових документів [22, c. 43].

Найбільш ефективним є варіант, при якому за основу побудови інформаційної системи вибирається перевірений ринком програмний інструментарій, що дозволяє гнучко налаштувати функції інформаційної системи під потреби підприємства і здатний інтегруватися із сторонніми розробками, в першу чергу, що вже експлуатуються на підприємстві.

У залежності від можливостей підприємства інвестувати в створення інформаційної системи, від впровадження автоматизованої системи обліку можливе отримання відповідного ефекту, у тому числі й економічного. Адже важливою характеристикою є оцінка саме економічного ефекту від впровадження автоматизованої системи. Так, на економічні показники суб’єкта управління справляє істотний вплив безліч факторів, серед яких: вдосконалення технології виробництва, зміна номенклатури продукції, кваліфікація працівників, організація виробництва.

Показники економічної ефективності інформаційних систем вчені поділяють на прямі та побічні. Прямі, у свою чергу, поділяються на трудові й вартісні, а побічні – на вартісні та якісні. Результат розрахунку ефективності інформаційних систем можна подати сумарною ефективністю, яка складається з прямої та побічної ефективності, виражається в однакових одиницях і стосується одного й того самого часу. Як критерій економічної ефективності слід прийняти максимум продуктивності суспільної праці або мінімум суспільно необхідних витрат сукупної праці на одиницю вироблюваної продукції (робіт, послуг). Також менша кількість матеріалізованої в технічних засобах праці замінює більшу кількість живої праці, в цьому полягає економічний ефект впровадження комп’ютерної техніки, і на її основі інформаційних технологій і систем.

Передумови впровадження автоматизованої системи обліку виробничих запасів можуть бути різними, але можна виділити завдання для підприємства: можливість підвищити якість і достовірність нормативно-довідкової інформації за рахунок усунення дублювання довідкових даних, оптимізації регламентів її ведення, скорочення рутинних операцій. У результаті впровадження автоматизованої системи обліку може принести значні переваги: економію коштів; зниження витрат на здійснення інформаційного обміну даними, підвищення оперативності інформаційної системи; запобігання втратам від помилок у звітності [70, c. 654].

Таким чином, вибір стратегії автоматизації і розвитку системи є відповідальним кроком. Метою функціонування автоматизованої системи бухгалтерського обліку на підприємстві має бути забезпечення зацікавлених осіб фінансовою інформацією для прийняття обґрунтованих рішень при виборі альтернативних варіантів використання обмежених ресурсів. Проте, технологія досягнення бажаного результату не є очевидною. Необхідно орієнтуватися на істотні переваги, що можуть бути направлені на ефективне вирішення конкретних поточних завдань, та не забувати про існуючі загрози. Так, при досягненні бажаного результату автоматизація бухгалтерського обліку підприємства має: користуватися базою даних, що відображає всю необхідну інформацію про діяльність підприємства; чітко розмежувати доступ до інформації для будь-якого співробітника; формувати повну і достовірну звітність про діяльність підприємства; оперативного отримувати інформацію для подальшого її опрацювання керівництвом з метою прийняття більш зважених і обґрунтованих управлінських рішень; підвищити ефективність роботи підприємства в цілому.

4.2. Технологія обробки інформації на ПСРП «Ремавтоагрегат»

В умовах застосування комп’ютерної техніки кожний з елементів методу бухгалтерського обліку, серед яких – документування господарських операцій, відображення облікової інформації за допомогою подвійного запису на рахунках, використання грошового вимірника та інших складових методу бухгалтерського обліку, зберігає і навіть збільшує своє значення, однак за формою і сутністю, як правило, змінюється.

Значні зміни відбуваються в первинному обліку виробничих запасів, який є важливою частиною бухгалтерського обліку. Виділяють наступні відмінності технології первинного документування в комп’ютеризованих системах:

1) накопичення і первинна обробка облікових даних базуються на персональних комп’ютерах, які встановлюють безпосередньо на робочих місцях облікових працівників (в цехах, на складі, в бухгалтерії). При цьому скорочується потік паперових документів та здійснюється перехід до безпаперової технології обліку;

2) обробка даних первинного обліку здійснюється за принципом об’єднання процесів складання первинного документа та введення його до комп’ютерної бази даних.

Окрім наведеного вище, сюди слід додати і третю характерну відмінність комп’ютеризованого документування запасів: можливість автоматичної реєстрації первинної інформації за допомогою таких засобів, як технологічні датчики, сканери штрихових кодів (для обліку товарно-матеріальних цінностей), касові апарати (для обліку виручки від реалізації в роздрібній торгівлі), смарт-картки (для обліку праці і заробітної плати), ваги, годинники, лічильники, вимірювальна тара тощо. Така технологія первинного обліку дозволяє без будь-якої попередньої реєстрації облікових даних та їх накопичення отримати всі необхідні звітні дані безпосередньо на підставі первинних документів.

Комп’ютеризація вносить зміни і до інших елементів методу бухгалтерського обліку. Наприклад, із застосуванням штрихових кодів інвентаризація, не змінюючи своєї економічної сутності, значно прискорюється, а способи її проведення докорінно змінюються. Так, заміна ручного перерахунку зчитуванням етикеток зі штрих-кодами дозволяє провести інвентаризацію без припинення поточних операцій на складах або в магазинах. Суттєво змінюється також порядок складання звітності. При комп’ютеризованому способі обробки даних звітність формується як у регламентному режимі, так і в режимі запитів до бази даних, а не складається один раз для використання протягом тривалого часу.

Під час організації бухгалтерського обліку персонал аналізованого підприємства повинен знати звідки і в якому вигляді він отримує початкові умови для складання операції; алгоритм або спосіб здійснення своєї операції; який результат і в якому вигляді він повинен отримати; кому і що передати по закінченні даної операції. Ці знання мають бути присутніми незалежно від того, який метод обробки інформації застосовується на підприємстві. Щодо способів, якими досягається організація праці при застосуванні прикладних програмних засобів на підприємстві, то вони можуть бути найрізноманітнішими [36].

Автоматизація обліку виробничих запасів не змінює методи здійснення організації управління в бухгалтерії. Як і при паперових методах обробки облікової інформації, система бухгалтерського обліку на її організаційному рівні створюється за допомогою посадових інструкцій, положень про структурні підрозділи підприємства, наказів директора підприємства, навчання персоналу. Комп’ютеризація ж суттєво змінює процес організації роботи облікового апарату. Єдиним способом ефективної організації діяльності підприємства в сучасних ринкових умовах є закладення правил побудови організаційної структури в комп’ютеризовану систему організаційного управління. Адже в сучасних плинних умовах ринку під час швидкого розвитку підприємства внутрішні документи підприємства доводиться часто переписувати, а зміна персоналу може звести нанівець всю роботу. Таким чином, комп’ютеризація управління підприємством є головним фактором, що визначає організацію роботи підприємства та бухгалтерії.

Сучасна комп’ютерна форма бухгалтерського обліку запасів базується на засобах обчислювальної та комунікаційної техніки. Практичне її застосування залежить від набору технічних засобів і вибору організаційних форм їх використання, що передбачають такі варіанти:

а) надання кожному бухгалтеру персонального комп’ютера;

б) використання одного центрального комп’ютера (сервера) і терміналів (або мережевих комп’ютерів) для введення даних;

в) об’єднання персональних комп’ютерів у мережу (цим забезпечується обмін даними між різними ділянками бухгалтерського обліку);

г) об’єднання персональних комп’ютерів у мережу з одним або більше потужними комп’ютерами (серверами). В останньому випадку бухгалтер працює на спеціалізованому автоматизованому робочому місці (далі – АРМ).

Якщо використовують персональні комп’ютери, що не з’єднані мережею, то замість одного журналу ведуть кілька журналів, інформаційні масиви носять локальний характер (формуються за ділянками облікової роботи), а в кінці звітного періоду об’єднуються за певними принципами. Якщо використовується центральний комп’ютер із терміналами (мережевими комп’ютерами), то застосовують журнал, при цьому інформаційний масив представлений єдиною базою даних. Якщо створено комп’ютерну мережу, то наявність єдиного журналу не обов’язкова. У цьому разі необхідна координація набору локальних інформаційних масивів; винятком може бути виділення одного з робочих комп’ютерів для використання як сервера. І, нарешті, якщо створено мережу АРМ з використанням виділених серверів, то, залежно від конкретних умов, можливе використання як єдиного журналу, так і їх набору, при цьому в кожному з випадків доцільно мати єдину базу даних.

Застосування комп’ютерних мереж являє собою новий етап використання обчислювальної техніки. Вони дозволяють ефективно поєднувати можливості комп’ютерів і ліній зв’язку. База даних складає інформаційне ядро системи, яке часто розташовується на одному комп’ютері – сервері локальної мережі. Природно, що використання єдиної бази даних потребує комунікацій між усіма комп’ютерами і сервером. Зараз ці можливості надає локальна обчислювальна мережа [19, c. 246].

Системна комп’ютеризація обліку виробничих запасів на ПСРП «Ремавтоагрегат» передбачає об’єднання робочих місць бухгалтерів в єдину комп’ютерну мережу. В цьому випадку весь обсяг інформації в мережі стає доступним всім користувачам. Характерними рисами організації роботи облікового апарату підприємства при комплексній комп’ютеризації обліку є:

– рішення завдань бухгалтерського обліку та інформаційне обслуговування користувачів здійснюється за ініціативою і при безпосередній участі облікових працівників;

– інтелектуальна потужність інформаційних систем обліку зростає за рахунок формалізації знань бухгалтерів і створення баз знань, що дозволяє підвищити професійний рівень кожного користувача;

– пошук потрібної інформації здійснюється користувачами зі своїх робочих місць із застосуванням спеціалізованих засобів пошуку інформації;

– обліково-аналітична інформація оброблюється в діалоговому режимі;

– бухгалтер є безпосереднім учасником технологічного процесу розподіленої обробки даних, а персональний комп’ютер – основним засобом його праці.

Суттєво змінюються також функції контролю бухгалтерських даних. Інформаційна програмна система при наявності адекватного супроводу зі сторони розробника або дилера забезпечує, по суті, безперервний контроль за веденням облікових записів та складанням документів. Грамотно побудована система обов’язково має «захист», нав’язує бухгалтеру і управлінцю правила обліку і схему документообігу, задані відповідальними особами і зафіксовані в налаштуваннях системи. Практичний результат для підприємства – зменшення ймовірності штрафу через неграмотність або випадкову помилку бухгалтера.

Оперативність результатної облікової інформації дозволяє також посилити контроль за законністю і економічною ефективністю господарських операцій. На базі персонального комп’ютера є можливість посилити функцію контролю, не підвищуючи і не ускладнюючи при цьому трудомісткість ведення обліку. Контрольні функції реалізуються на окремих етапах облікового процесу, що дає змогу оперативно втручатися як в обліковий процес, так і в господарську діяльність підприємства та є важливим аспектом управління економікою.

Власне технологічний процес обробки даних при комп’ютерній формі обліку виробничих запасів на ПСРП «Ремавтоагрегат» можна поділити на три етапи.

Початковим етапом облікового процесу є збір і реєстрація первинних даних для обробки на комп’ютері. При введенні інформації користувач складає облікові фрази, за якими формується єдиний електронний обліковий регістр – Журнал господарських операцій.

На другому етапі проводиться формування на електронних носіях масивів облікових даних: Журналу господарських операцій, структури синтетичних і аналітичних рахунків, довідників аналітичних об’єктів, постійної інформації. Одночасно здійснюється контроль процесу, обробка інформації, записаної в масивах облікових даних.

Заключним етапом процесу є отримання результатів за звітний період за запитом користувача або у вигляді регістрів синтетичного обліку, аналітичних таблиць, довідок із бухгалтерських рахунків або відображення на екрані дисплея потрібної інформації.

Таким чином, застосування комплексних програмних систем дозволяє радикально поліпшити ситуацію з організації обліку аналізованого підприємства. Бухгалтерський облік є найбільш регламентованою функцією управління, що може ефективно виконувати свої завдання тільки за умови наявності заздалегідь заданих планів та правил. Оскільки при комплексній автоматизації обліку таким системоутворюючим фактором є програмно реалізований набір формальних алгоритмів, бухгалтерський облік перестає просто представляти господарський процес у вигляді єдиного цілого, а починає перетворювати цей процес на організоване ціле.