Документационное обеспечение управления. Значение документационного обеспечения в системе управления туристского предприятия

В условиях научно-технологической революции произошло разное увеличение объёмов информации, вызванное активизацией общественной жизни. Возникла необходимость упорядочения потоков информации. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать потоки информации. Появляется потребность в механизации. Правила работы с документами в организации составляют систему ДОУ. ДОУ – отрасль человеческой деятельности, обеспечивающая документирование, организацию работы с документами и систематизацию их архивного хранения.

Любое управленческое решение сопровождается составлением документа. Аппарат управления реализует свои функции посредством организационно-распорядительных документов. При этом документ выступает результатом отражения фактов, событий, явлений мыслительной деятельности человека. Процесс управления включает след. осн. документируемые операции: сбор и обработка документной инфо, подготовка решения, принятие и документирование этого решения, доведение решения до исполнителя, исполнение решения, контроль исполнения, передача инфо по вертикальным и горизонтальным связям, хранение и поиск инфо. Качество инфо определяет качество управления.

ДОУ включает след. осн. процессы: фиксация управляющих воздействий или данных по состоянию дел в организации на офиц. носителях, своевременное предоставление инфо в офиц. порядке руководству, оперативное и долговременное хранение документов.

Значение ДОУ: правильная организация работы с документами снижает время необходимое для поиска инфо, повышает точность и своевременность инфо, устраняет её избыточность.

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ 16.48.7-87 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения").

Носитель информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе и в преобразованном виде. Носители: бумага, аудио-, видео-, кинопленка, карты, дискета, диск.

Документирование (запись информации на различных носителях по установленным правилам, т.е. создание документов) осуществляется на естественном и искусственном языках.