Анализ внутреннего документооборота деятельности отдела продаж по продаже товара

Вначале обрабатываются копии договоров. Сотрудник отдела продаж отыскивает по датам отгрузки готовой продукции те договора, которые должны быть закрыты на текущий день. С каждым из договоров проделывает следующую работу: сравнивает необходимую номенклатуру с номенклатурой, зарегистрированной в журнале. Если необходимая продукция имеется, то он приступает к организации оплаты. Если нет, то договор откладывается. Если договор будет выполнен, то на копии сверху вручную делается пометка о выполнении для подготовки соответствующей выписки в отдел договоров. При этом практически все договора прочитываются неоднократно (ежедневно). Не учтены такие возможности, как частичное выполнение договора.

После обработки договора в журнале продаж в правой части документа делается отметка об отпуске товара. В том случае, если не весь товар в соответствующей записи будет отпущен, вручную делается отметка в правой части журнала текущей датой о приходе товара на склад (остатки рассматриваются как новый приход).

На эту работу тратится в смену около 4 часов.

Около двух часов необходимо на выписку счетов и требований и около часа – на выписки в отдел договоров; при этом информация, содержащаяся в этих документах, дублируется.

На работу с клиентами по продаже по заказу остается 1 - 2 часа в смену.

Анализ ситуации показывает, что введение нового атрибута при регистрации договоров - даты продаж и внесение в накладную из производственного отдела и, соответственно, в журнал продаж дополнительной информации о том, что продукция произведена по соответствующему договору, повысит производительность работы сотрудника отдела продаж, и он сможет больше времени уделить на работу с клиентами и анализ информации.