Мониторинг и контроль за деятельностью по проекту

При разработке инновационного проекта этап планирования, чрезвычайно важный, сложный, а иногда и длинный, является ни чем иным, как «заявлением намерений». В действительности на ход реализации проекта воздействует множество как внешних, так и внутренних дестабилизи­рующих факторов. Это приводит к изменению расчетных параметров (временных и стоимостных) проекта. В этих условиях одним из важных средств реализации поставленных целей является кон­троль за ходом реализации проекта, т.е. контроль за исполнением календарных планов и расходо­ванием ресурсов. Контроль проекта заключается в гарантии того, что поставленные цели и задачи проекта будут достигнуты. Контроль осуществляется по трем аспектам реализации проекта.

Контроль может быть определен как постоянный и структурированный процесс, направленный на проверку продвижения работ, а также на выполнение корректирующих действий. Задачи контроля состоят в том, чтобы, получив фактические данные о ходе выполнения проекта, сопоста­вить их с плановыми характеристиками и выявить отклонения, вырабатывая тем самым так называемые сигналы рассогласования. Контроль можно разде­лить на четыре стадии:

§ мониторинг и анализ результатов;

§ сравнение достигнутых результатов с запланированными и выявление отклонений;

§ прогнозирование последствий сложившейся ситуации;

§ корректирующие действия.

В зависимости от требуемой точности различают следующие технологии оценки выполнения проекта:

§ контроль в моменты окончания работ (метод «0 – 100»);

§ контроль в момент 50% готовности работ (метод «50 – 50»);

§ контроль в заранее определенных точках проекта (метод контроля по вехам);

§ регулярный оперативный контроль (через равные промежутки времени);

§ экспертная оценка степени выполнения работ и готовности проекта.

Контроль сроков. В соответствии с общепринятым принципом управления инновационными проектами считается, что эффективное управление сроками работ является ключом к успеху по всем трем показателям: сроки, стоимость, качество. Там, где сроки выполнения проекта серьезно затягиваются, вероятно значительное перерасходование средств и возникновение серьезных про­блем с качеством работы. Поэтому во всех основных методах управления работами по проектам основной акцент делается на календарном планировании работ и контроле за соблюдением кален­дарного графика. Информация о ходе работ сопоставляется с графиком, чтобы определить – нет ли отклонений от кален­дарного плана. В случае запаздывания каких-либо работ проводится ана­лиз отклонений, определяются причины запаздывания и рассматриваются различ­ные варианты вхождения в график работ. Варианты мероприятий по корректи­ровке возникшего отклонения не­обходимо оценить с точки зрения технической и организационной осуществимости, сметных
и прочих возможностей.

Контроль затрат. Контроль за расходованием средств на проект заключается в постоянном сравнении фактических затрат с бюджетом. Сравнение заплани­рованных расходов с реальными дает возможность руководителю проекта про­гнозировать расходы на ближайшее будущее и вы­явить возможные проблемы. Основными задачами бюджетного контроля являются:

§ получение точных оценок затрат;

§ распределение расходов во времени;

§ подтверждение затрат;

§ своевременность отчетности по затратам;

§ выявление ошибочных затрат;

§ подготовка отчета о финансовом состоянии проекта;

§ прогноз затрат.

Цель бюджетного контроля проекта заключается в выполнении первоначаль­ного бюджета и нахождении отклонений от него, а не в поиске экономии расходов.

Сравнение фактических затрат с запланированным бюджетом ведется по заранее установлен­ным контрольным точкам, по которым можно определить, все ли идет так, как намечено. Если
в результате контроля устанавливается, что бюджет исполняется и отклонений нет, то выполнение следующих работ осуществляется в соответствии с планом. Если устанавливается, что фактичес­кие показатели бюджета не соответствуют плановым, необходимо найти причи­ну расхождений и определить источник имеющихся отклонений. Пересмотрен­ные (откорректированные) цифры называют прогнозами. Иначе каждый раз пришлось бы говорить о первоначальном бюджете и о пересмотренном бюджете, а прогнозов за период осуществления проекта может быть столько, сколько потребуется.

Контроль качества. Одним из важнейших факторов, определяющих эффек­тивность проекта, является качество выполнения всех работ по его реализации. Качественное выполнение проекта означает удовлетворение ожиданий заказчи­ка. Решение этой задачи предлагает популярный
и очень распространенный за рубежом метод TQM (Total Quality Management). Основной принцип TQM следующий: координировать все усилия, направленные на достижение уровня «ноль дефектов», при минимальной стоимости. Выражение «ноль дефектов» означает постоянное удовлетворение ожиданий заказчика. В случае управления инновационными проектами метод TQM основывается на пяти фундаменталь­ных принципах. Два из них непосредственно связаны с качеством:

§ качество продукта – это конечная задача;

§ качество методов менеджмента должно быть таким, чтобы гарантировать качество продукта на всех этапах реализации проекта.

Два других принципа относятся к методам достижения качества:

§ гарантия качества – комплекс управленческих мероприятий, направлен­ных на обеспечение всеми участниками проекта требуемых проектом характеристик качества;

§ контроль качества – комплекс технических и технологических меропри­ятий по проверке, анализу и внесению необходимых корректирующих воздействий, направленных на устранение любого отклонения от требуе­мых стандартов.

Пятый принцип: деятельность всех участников проекта должна быть направ­лена на достижение уровня «ноль дефектов».