Подготовка к проведению приема

Проведению приема предшествует тщательная подготовка, включающая:

выбор вида приема;

составление списка приглашенных;

рассылку приглашений (заблаговременно);

составление плана рассадки за столом (на завтраке, обеде и ужине);

составление меню;

сервировку столов и обслуживание гостей;

подготовку тостов и речей;

составление схемы или порядка проведения приема.

Составление списков приглашенных, рассылка приглашений и ответы на них

Вначале определяется общее количество гостей, которое зависит от вида приема, его целей, возможностей помещения и обслуживания. После этого гостям направляются приглашения. Для приглашений используются специальные бланки, изготовленные топографическим способом. В бланки приглашений вписываются фамилии и звания приглашаемых. Женам отдельных приглашений не посылают, а в приглашениях мужчинам указывается, что они приглашаются с супругами. На первом месте всегда ставится имя мужа. Приглашения всегда пишутся в третьем лице, с употреблением выражения «имеет честь пригласить».

В приглашении рекомендуется указать форму одежды. Заблаговременная рассылка приглашений позволяет, не нарушая приличий и не вызывая обид, пригласить вместо отказавшихся других людей.

На приемы типа обедов или завтраков приглашение необходимо рассылать по крайней мере за полторы-две, а иногда и за три недели вперед.

Чем выше официальное положение лица, организующего прием, тем раньше отправляется ответ на его приглашение. Обычно его принято давать через 3–5 дней после получения приглашения.

Правильнее ответить на приглашение письмом или открыткой (независимо от характера ответа – положительного или отрицательного), чем послать свою визитную карточку.

Форма отказа от приглашения выглядит примерно следующим образом:

(Имя), весьма признателен Вам за Ваше приглашение принять участие в … (прием), который состоится в … (место) … (дата) 200(…) года, но, к сожалению, не можем его принять в связи с запланированной встречей на этот день. Подпись.