Мастер сводных таблиц

Сводная таблица ( или свод) – этотаблица итогов различных видов, составленная по данным из нескольких таблиц. Сводная таблица составляется в виде отчёта, в котором данные сгруппированы по блокам, для каждого блока и всего свода по какому-либо полю вычисляется заданная функция – среднее, сумма и др., причём таких полей может быть несколько. В качестве таблиц-источников могут выступать списки, другие сводные таблицы, базы данных внешние и внутренние, отдельные блоки данных электронной таблицы Excel и др. Сводная таблица обеспечивает различные способы агрегирования информации. Простейший свод составляется по одной таблице.

Пример 1 Дан список "Экзаменационная ведомость" (рис.11.1).

Рисунок 11.1 Список "Экзаменационная ведомость"

Требуется построить сводную таблицу, в которой строками являются № группы, Фамилия И.О. и № зачётной книжки, а столбцами – Коды преподавателей. В ячейках на их пересечении нужно расположить оценки, которые каждый студент получил у принимавшего экзамен преподавателя и вычислить средний балл для каждого преподавателя.

Сводная таблица строится в виде отчёта с помощью Мастера сводных таблиц, который вызывается командами вкладки Вставка \ Сводная таблица\. Сводная таблица.

В окне Создание сводной таблицы (рис. 11.2) нужно ввести следующую информацию:

1Указание вида источника сводной таблицы:

§ использование списка (базы данных Excel);

§ использование внешнего источника данных;

§ использование нескольких диапазонов консолидации;

§ использование данных из другой сводной таблицы.

Рисунок 11.2 Составление сводной таблицы

В зависимости от вида источника изменяются последующие этапы работы по созданию сводной таблицы. Наиболее распространён вариант использования внутренних списков.

2Указание диапазона ячеек, содержащего исходные данные. Список (база данных Ехсеl) должен обязательно содержать имена полей (столбцов). Полное имя диапазона ячеек записывается в виде:

[имя_книги] имя_листа! диапазон ячеек

(параметр в квадратных скобках необязателен)

Если предварительно курсор установлен в список, для которого строится сводная таблица, то интервал ячеек будет указан автоматически. Данные из других документов (внешние базы данных, другие таблицы и их диапазоны) указываются через кнопку Выбрать подключение…, появляется окно, в котором выбирается диск, каталог и файл рабочей книги, вводится имя рабочего листа и диапазон либо имя блока ячеек.

3 Выбор места расположения и параметров сводной таблицы.

Можно выбрать место расположения отчёта сводной таблицы, установив переключатель На новый лист или На существующий лист, для которого необходимо задать диапазон размещения.