 |
Главная Случайная страница Контакты | Мы поможем в написании вашей работы! | |
Составление и оформление инструкций организационно-методического характера
|
|
Инструкция – правовой акт, издаваемый органом управления в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждения, его подразделений, должностных лиц и граждан.
Инструкции издаются также для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, государственных стандартов, распорядительных документов (например, приказов), заполнения и ведения форм документов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.). Существуют инструкции по эксплуатации оборудования, по безопасности труда. В практике работы организаций встречаются инструкции по делопроизводству в кадровой службе, оговаривающей порядок и правила разработки, прохождения, оформления и хранения документов по личному составу. В ряде организаций действуют инструкции по документообороту и делопроизводству в бухгалтерском учете, учитывающие специфику подготовки, оформления, контроля исполнения и хранения бухгалтерской документации и т. д.
Инструктивный характер носят также такие документы, как правила, регламенты и др.
В основу содержания инструкций положены соответствующие законодательные акты РФ, государственные стандарты, нормативно-методические материалы федеральных органов власти и управления.
В управленческой практике используются как типовые, так и индивидуальные инструкции. Типовые обычно издают органы власти или управления для системы однотипных организаций или учреждений.
Инструкция – документ длительного пользования. Все изменения в инструкцию вводятся приказом руководителя, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции.
Формуляр инструкций такого рода аналогичен формуляру Положения о структурном подразделении организации.
Инструкция оформляется на общем бланке. Если имеется титульный лист, то он включает следующие реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, наименование вида документа, место и год издания.
Формуляр имеет следующие реквизиты:
– наименование организации,
– наименование структурного подразделения,
– наименование вида документа,
– дату,
– регистрационный номер;
– место составления или издания;
– заголовок к тексту,
– подпись,
– гриф утверждения,
– визы согласования,
– визы ознакомления.
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов (область деятельности), объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: «Должностная инструкция инспектора по контролю качества продукции», «Инструкция о порядке предоставления отчетных документов», «Инструкция по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации».
К инструкциям предъявляются повышенные требования четкости и ясности изложения текста. Очень важно учитывать последовательность, в которой пользователь должен изучать и использовать инструкцию.
Текст разделяется по определенной логической схеме на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Количество разделов и их логическая взаимосвязь определяется разработчиками. Например, в инструкции по делопроизводству в кадровой службе предусматривается три раздела: общие положения; правила подготовки, оформления и согласования документов по личному составу; организация работы с документами. Порядок нумерации предложен ГОСТ Р 1.5-2002 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов» п. 4.2, 4.3.
Текст инструкции состоит из разделов, наименование которых зависит от содержания затрагиваемых вопросов, но первым разделом всегда идет раздел «Общие положения». Начинается инструкция, как правило, разделом «Общие положения», в котором указываются цели и причины издания документа, область распространения, порядок и обязательность использования, документы, послужившие основанием для его разработки, и другие сведения общего характера.
Инструкция является документом длительного действия. В «Общих положениях» оговариваются сроки введения данной инструкции в действие, а также возможная отмена ранее действующей.
По стилю изложения текст инструкции носит распорядительный характер, поэтому содержит лексику соответствующей семантики (необходимо; должен; следует; не допускается; рекомендуется, запрещается и т.д.) Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа, например: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы секретарю структурного подразделения»»; «Секретари структурных подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцелярию данные об объеме документооборота» [82], «Все вновь принимаемые на работу сотрудники организации должны быть ознакомлены с настоящей инструкцией».
Как правило, инструкция подписывается тем руководителем подразделения, в основные задачи которого входят вопросы (область деятельности), указанные в заголовке к инструкции. Например, инструкцию по делопроизводству будет подписывать руководитель службы делопроизводства, инструкцию по ведению бухгалтерского учета в организации – главный бухгалтер.
Инструкция согласуется с руководителями всех заинтересованных структурных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим тот круг вопросов, которого касается содержание инструкции.
Инструкция утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. В первом случае в приказе или распоряжении руководителя определяется срок введения инструкции, перечисляются необходимые мероприятия по реализации рекомендаций инструкции, указываются ответственные исполнители[83].
Особое место занимает инструкция по документационному обеспечению (по делопроизводству).
Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству; далее – инструкция)[84] – правовой акт, устанавливающий технологию создания или получения документов, их обработки, хранения и использования в деятельности организации.
Цель данной инструкции – совершенствование работы с документами, сокращение количества документов и повышение качества их подготовки, упорядочение документооборота и оптимизация управленческого труда.
При оформлении инструкции применяются следующие реквизиты, «наименование организации», «вид документа», «заголовок к тексту», «текст документа», «место составления документа», «дата», «гриф утверждения документа».
При изложении текста инструкции предъявляются повышенные требования к его четкости и ясности. Текст делится на разделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Текст инструкции носит указывающий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа: «должен, имеет право, рекомендуется, запрещается». Текст излагается от третьего лица или в безличной форме: «Руководители структурных подразделений организуют исполнение поступивших к ним документов, обеспечивают подготовку предложений по их решению и вносят эти предложения директору предприятия», «Экспертиза ценности документов проводится...».
Состав разделов инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции отражали все стадии работы с документами от их создания или получения до исполнения, отправки или сдачи в архив.
Начинается инструкция, как правило, разделом Общие положения, в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок использования и другие сведения общего характера.
Кроме этого раздела в инструкцию должны быть включены разделы: документирование деятельности (требования к бланкам, оформлению реквизитов документов, оформлению отдельных видов документов); организация документооборота (обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация документов, контроль исполнения документов); организация хранения документов (составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, передача дел на архивное хранение). В инструкцию целесообразно также включить разделы, касающиеся изготовления документов с помощью компьютерной техники; хранения, учета и использования бланков, печатей, штампов; использования факсимильной связи и электронной почты; ксерокопирования и тиражирования документов и др.
В зависимости от специфики деятельности учреждения, его структуры, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств и других факторов инструкция по делопроизводству может дополняться другими разделами, например: документирование работы коллегиального органа (коллегии, совета директоров, ученого совета и др.); оформление писем, направляемых за рубеж, и др.
Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.
Нормативные положения инструкции дополняются приложениями (образцы бланков; основных видов документов; классификаторы, регистрационные формы и т.д.).
Отдельные положения инструкции могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах и методических документах, посвященных отдельным направлениям и участкам работы с документами, например, специальной инструкцией регламентируется порядок работы с документами ограниченного доступа, порядок работы с обращениями граждан и др.
Инструкция утверждается специальным правовым актом или непосредственно руководителем, о чем свидетельствует гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к правовому акту (приказу). В приказе устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные.
Инструкция является документом длительного действия (до замены новой).
Ниже представлена модель инструкции по делопроизводству, разработанная на основе анализа ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. N 536, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждены Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76:
Дата публикования: 2014-10-19; Прочитано: 1930 | Нарушение авторского права страницы | Мы поможем в написании вашей работы!  |