Формирование функциональной структуры управления

Функции – важнейший элемент при формировании структуры организации, наборе персонала и т.д.

Для упрощения процесса формирования функциональной структуры управления используют такое понятие как единичная самостоятельная конкретная функция управления (ЕСКФУ).

При выделении ЕСКФУ необходимо учитывать ряд условий:

ü рассмотрение набора КФУ, используемых в большой группе организаций в РФ (типовой набор функций)

ü наличие у каждой КФУ полного набора общих функций управления.

Первое условие можно выполнить при рассмотрении группы малых предприятий.

На практике, независимо от сферы деятельности, малые предприятия имеют близкие по трудоемкости и сложности параметры типовых КФУ. Выделяют четыре набора КФУ для организаций: базовый, отраслевой, групповой и специальный.

Рис 12. Состав полного наборе КФУ

Базовый набор КФУ составляют:

1. управление производством продукции (товара, услуг, информации и знаний)

2. управление бухгалтерским учетом

3. управление техническим и социальным развитием

4. управление техническим и социальным обеспечением

5. управление технической безопасностью

6. управление трудом и заработной платой

7. управление персоналом

8. управление реализацией

9. управление маркетингом

10. управление экономикой

11. управление финансами

12. управление рекламой

13. управление охраной

14. стратегическое управление

15. представительская деятельность

16. консультационная деятельность

Отраслевой набор включает функции, характерные для конкретной отрасли народного хозяйства: промышленности, сельского хозяйства, капитального строительства, транспорта, связи, торговли и др. В рамках отраслевой функции могут включаться и функции, характерные для подотраслей.

Групповой набор состоит из функций, определяемых правовой формой организации, например, управление ценными бумагами для АО, управление внешним и внутренним аудитом для финансово-промышленных групп.

В рамках одной функции процедуры могут быть внутренними и внешними, могут формировать линейные и функциональные связи.

Выделяют следующие процедуры: ПР – принятие решений, ПО – подготовка решений, ОР – организация выполнения, УТ – утверждение, СО – согласование.

Взаимосвязь между трудоемкостью (Тоф) и уровнем сложности (Соф), общей функцией и процедурами будет выражаться следующими соотношениями:

Тоф = Тпо + Тсо + Тпр + Т ут + Тор

() Соф = Тпо × Спо + Тсо × Ссо + Тпр × Спр + Т ут × Сут + Тор × Сор / Tоф

где Тпо, Тпо, … - трудоемкости и уровни сложности соответствующих процедур.

Стандарт на единичную самостоятельную общую функцию управления включает: название функции, трудоемкость (ТОс) и уровень сложности (СОс) функции.

По стандартам трудоемкости можно предложить следующее соотношение для определения уровня трудоемкости общей функции управления:

1,5 * ТОс < Тоф – высокий уровень,

0,8 * ТОс < Тоф < 1,2 * ТОс – нормальный уровень,

Тоф < 0,5 * ТОс – низкий уровень.

Эти соотношения играют важную роль при анализе функций в организации. Исходя из трудоемкости ОФУ и временного ресурса работников их можно объединять или делить между работниками.

а)

УТ Входной воздействие СО Внешние

Процедуры

ПО ПР ОР Внутренние

Выходной воздействие

б) (УТ) <------->

(ПР) <=====> ЕСОФУ =======> (ПР)

(СО) <-------->

Рис. 13. Схема и условное обозначение типового функционального звена

а) б)

ПО-ПР-ОР ПО-ПР-ОР

УТ СО УТ

СО

ПО-ПР-ОР ПО-ПР-ОР — ПО-ПР-ОР

а) сосредоточенное, б) распределенное

Рис. 14. Схемы взаимодействия типовых звеньев

Совокупность типовых звеньев – функциональная структура – может служить базой для формирования организационной структуры управления.

Принципы формирования типового функционального звена управления

Принципы или правила составления типового функционального звена — это первый шаг при практической организации проектирования функциональной структуры организации. Мы рассмотрим основные принципы: однозначность, детерминированность, стабильность, ограниченность, согласованность, необходимую детализацию и совершенствование.

Принцип однозначности: каждое типовое звено должно отражать только одну единичную самостоятельную общую функцию.

Принцип детерминированности: в типовом звене процедура принятия решения должна иметь одно входное и одно выходное воздействия. Границы этих воздействий должны быть определены правами, компетентностью и ответственностью.

Принцип стабильности: изменение трудоемкости функций в заданном диапазоне (нормативный уровень) не должно отражаться на структуре связей типового звена с другими звеньями.

Принцип ограниченности: в типовом звене процедура принятия решения должна быть только одна. Это определено содержанием единичной самостоятельной общей функции управления.

Принцип согласованности: типовое звено должно быть вписано в соответствующую среду своего функционирования, в которой оно должно усиливать действие закона единства системы управления.

Принцип необходимой детализации: типовое звено должно реализовать одну единичную функцию и иметь все процедуры для ее выполнения. Если параметры реального типового звена не соответствуют принципу ограниченности, то звено необходимо разделить на более мелкие либо укрупнить.

Принцип совершенствования: в типовом звене должны быть заложены возможности для снижения трудоемкости выполнения функции и повышения качества ее выполнения (например, при внедрении современных компьютеров в процессе информационного обеспечения управления).