Організація раціонального використання робочого часу

Підвищення ефективності використання робочого часу – це найважливіше завдання, яке стоїть практично перед кожною соціальною системою, й насамперед тому, що мова йде про економію робочого часу, до якої зрештою зводиться вся економія.

Для органів внутрішніх справ економія часу виражається у здійсненні різних операцій щодо управління з найменшими втратами часу.

У самому загальному вигляді час може бути робочий та неробочий (особистий). Робочий час – це той час, котрий співробітник проводить на робочому місці, але особливістю багатьох категорій співробітників органів внутрішніх справ є те, що роботу вони можуть виконувати практично повсюди.

Дані численних досліджень доводять, що не всі співробітники органів внутрішніх вміють правильно організовувати свій робочий та особистий час. Здебільшого причиною цього є відсутність відповідних навичок і знань. Приступивши до організації раціонального використання часу, насамперед треба з’ясувати, що кожний працівник має в своєму розпорядженні такі його вимірю-

вачі, як робочий день; фонд робочого часу; календарний, номінальний та ефективний фонди часу; бюджет робочого часу.

Робочий день – це та частина доби, протягом якої співробітник органу внутрішніх справ виконує свої функціональні обов’язки.

Фонд робочого часу – складається із загальної кількості робочого часу одного співробітника або групи за визначений календарний проміжок (рік, півріччя, квартал, місяць, тиждень) і виражається у людино-днях, людино-годинах.

Календарний фонд часу – це кількість усіх днів даного планового періоду (тобто п році – 365 або 366 днів; в кварталі - 90, 91 або 92 дні).

Номінальний фонд – це максимальна кількість робочих днів, котра може бути використана впродовж планованого періоду.

Ефективний фонд визначається кількістю робочих днів (або часів), котрі корисно використовуються протягом планованого періоду. Щоб зробити його розрахунок у днях, необхідно із номінального фонду відняти невиходи на роботу.

Бюджет робочого часу – це розподіл фонду робочого часу на різні види робіт та форми діяльності. (Є ще поняття “баланс робочого часу", що означає той же бюджет, але для групи працівників).

Організовуючи режим праці, кожний співробітник має орієнтуватися на номінальний фонд робочого часу.

Управлінська праця в органах внутрішніх справ характеризується не тільки кількісною, але й якісною мірами, пов язаними з видами витрат часу. В діяльності державних службовців необхідно ставитись з пошаною як до свого власного, гак і до часу інших людей, скорочуючи, по можливості, його втрати. Тут мається на увазі час громадян, котрі стикуються з діяльністю органів внутрішніх справ, і час співробітників, які виконують взаємозв’язані функціональні обов’язки. Недостатньо добре організована праця співробітників органів внутрішніх справ тягне за собою невиправдане відволікання таких громадян від їх трудових занять, витрату ними часу, призначеного для праці та відпочинку. Нераціональне використання часу одним із співробітників створює перешкоди в роботі інших і зумовлює неможливість виконання загального завдання у встановлений строк.

Творчий характер управлінської праці багатьох категорій співробітників органів внутрішніх справ викликає необхідність в раціональній організації не тільки їх службового, але й особистого часу. Розумова праця не припиняється з закінченням робочого дня;

вона може тривати і після, навіть поза бажанням людини внаслідок збудження його нервової системи, яке зберігається. Якщо за нетворчою працею будь-який "перепочинок" є більш-менш повною зміною розумових інформаційних процесів, то при розумовій – "це завжди відпочинок наполовину з творчою роботою.

⁷ Див.: Воробьев Г.Г. Информационная культура управленческого труда. - М., 1971. - С. 33.

Діяльність керівників, підлеглого їм особового складу органів внутрішніх справ пов’язана з розв’язанням різноманітних питань, що потребує високої загальної культури, універсальності знань, що набуваються і в позаслужбовий час протягом різноманітних контактів, читання, перегляду фільмів та спектаклів. Раціональне використання робочого часу сприяє поповненню знань, забезпечує необхідне відвертання від службових справ, попереджає психічні перевантаження. Можливість раціональної організації використання часу співробітниками органів внутрішніх справ визначається рядом факторів. У їх числі слід назвати рівень професійної підготовки даної людини та підлеглих їй осіб, стиль роботи вищестоящих керівників, загальний характер організації праці, ступінь свідомості при виконанні службового обов’язку всіма працівниками і т. ін. Однак головним є розуміння співробітниками необхідності аналізувати витрати свого часу та їх бажання планувати його використання.

Основу раціональної організації використання часу складає планування особистої праці. Це передбачає попереднє вивчення та облік витрат часу на окремі види робіт, виконуваних згідно з функціональними обов’язками, і наступний аналіз даних обліку.

Облік витрат робочого часу може проводитись в узагальненому та деталізованому варіантах. У першому випадку визначається час, що витрачається на укрупнені види робіт, що характеризують цілий напрям діяльності по тій чи іншій посадовій категорії (наприклад, витрати часу на роботу по кримінальних справах, по розгляду заяв і т. ін.). У другому - враховуються трудові операції, що відносяться до того чи іншого виду роботи.

Витрати робочого часу доцільно враховувати на основі переліку елементів праці, що складається для певної посадової категорії. В ньому докладно вказуються.усі трудові операції та види витрат робочого часу.

Групування елементів витрат робочого часу може бути проведено на різних підставах: виходячи із виду роботи, цілей та методів обліку. Об’єкт дослідження визначається в зв’язку з необхідністю підвищення продуктивності праці в якійсь підсистемі управління, а також для усунення конкретних негативних явищ (наприклад, плинність, некомплект кадрів, низька якість, порушення термінів виконання службових завдань і т. ін.).

Залежно від кількості об’єктів і цілей вивчення розрізняють дослідження локальні та загальні. Переваги перших із них полягають в тому, що вони дають швидкий ефект при незначних витратах сил та засобів. Локальні дослідження націлені насамперед на усунення окремих "вузьких місць" в організації праці. Загальні (комплексні? дослідження здійснюються по всіх напрямах вдосконалення організації діяльності. До них слід звертатися лише після використання усіх очевидних резервів.

У різних галузях управління широко використовуються різноманітні методи встановлення витрат робочого часу: інтерв’ю-

вання, анкетування, моментні спостереження, "фотографування", "самофотографування", хронометраж, самохронометраж та ін.

При інтерв’юванні або анкетуванні співробітники в усній чи письмовій формі повідомляють про перелік виконуваних ними робіт та приблизну кількість часу, що витрачається на їх здійснення. Ці методи придатні для вивчення бюджету робочого часу тих осіб, котрі постійно виконують невелику кількість одних і тих же трудових операцій.

Метод моментних спостережень заснований на теорії ймовірностей. Тут передбачається, що дані, здобуті шляхом достатньо великої кількості окремих спостережень, мають відповідати результатам безперервного спостереження. Застосування названого методу потребує значного числа кваліфікованих спостерігачів. Він може використовуватися там, де співробітники виконують свої функції на одному робочому місці. Сутність методу полягає в періодичному обході робочих місць спостерігачем та фіксуванні ним виконуваних в даний момент трудових операцій і витрат часу на них⁸.

"Фотографування", хронометраж відрізняються від методу моментних спостережень тим, що дослідник протягом певного періоду (впродовж повного робочого дня або його частини) фіксує всі види службової діяльності співробітників і витрати часу на їх виконання. При "самофотографуванні" та самохронометражі це робить сам працівник. З організаційно-технічного, економічного та психологічного погляду метод "самофотографування" є найбільш доступним і достатньо ефективним.

Збирання даних про фактичні витрати часу на виконання тих чи інших видів роботи, окремих операцій дозволить виявити структуру трудового процесу. Уявлення про неї буде тим повніше та об’єктивніше, чим більша група працівників, зайнятих працею однорідного характеру, обстежується і чим триваліший період відповідного вивчення. Виконання цих умов дає можливість виключити різного роду випадковості й охопити всі трудові операції, здійснювані конкретною категорією співробітників. Облік здобутих даних можна вести у довільній формі з обов’язковим зазначенням виконуваної праці, часу її початку та закінчення, завершена вона чи ні, а також і з використанням спеціальних бланків.

Здобуті дані необхідно згрупувати (класифікувати) на підставі певних ознак. Залежно від рівня органу внутрішніх справ і категорій співробітників така класифікація має відображати специфіку їх діяльності. Різні групи можна згрупувати так: за їх видами (керівництво підлеглими, особиста праця і т. ін.); за напрямами діяльності (оперативно-розшукова, адміністративна, профілактична і т. ін.); за ініціатором її виконання; за характером трудових операцій (наради, інструктажі та ін.); за періодами діяльності (питання поточного місяця, року або подальшої перспек-

‘Див.: Научная организация управленческого труда. – М., 1988. – С. 161–162.

гиви); за ступенем раціональності витрат службового часу. Залежно від цілей дослідження управлінська праця класифікується за однією чи декількома ознаками.

Зібрані дані про витрати часу обробляються згідно з прийнятою в даному дослідженні класифікацією видів роботи. Потім вони зводяться у таблицю, яка відображає фактичний бюджет робочого часу за тиждень (місяць). При цьому результати "фотографування" робочих днів конкретного співробітника показує фактичні витрати саме його службового часу. Результати ж подібного вивчення декількох осіб, які обіймають однакові посади, виявляють середньостатистичний бюджет робочого часу співробітників даної категорії конкретного регіону.

Аналіз бюджету робочого часу можна проводити за такими напрямами: а) вивчення фактичної структури витрат часу і порівняння її із запланованою; б) оцінка ступеня необхідності запланованих робіт і виявлення можливостей для скорочення витрат часу на їх виконання; в) порівняння організації управлінської праці ряду працівників, які обіймають однакові посади, або однойменних груп службовців різних установ; г) вивчення тенденцій змін в організації управлінської праці тощо.

Мета такого аналізу – визначення причин прямих та побічних втрат робочого часу, виявлення випадків часткового виконання або невиконання запланованих завдань, заміни намічених робіт іншими і т. ін. Результати аналізу сприяють вдосконаленню планування, більш економічному використанню робочого часу та досягненню намічених цілей у мінімальні строки.

Вивчення фактичної структури витрат робочого часу дає змогу з’ясувати, на розв’язання яких питань воно в основному витрачається. Практичний інтерес становить також аналіз видів роботи залежно від ініціативи їх виконання. Його наслідки можуть свідчити якоюсь мірою про самостійність працівника у розв’язанні питань раціоналізації праці, сприяти об’єктивній оцінці ефективності діяльності співробітників певної категорії або конкретного органу внутрішніх справ у цілому. Висновки аналізу дають можливість встановити, за допомогою яких переважно форм здійснюється управлінська діяльність.

Важливішим завданням дослідження є порівняння структур фактичного та проектного бюджетів робочого часу. У першу чергу треба проаналізувати ті види роботи, по котрих спостерігається істотне розходження між витратами, що плануються, і реальними витратами часу на їх здійснення. Однією з можливих причин такого становища може бути неправильне уявлення про дійсну трудомісткість тієї чи іншої роботи.

Порівняння організації управлінської праці співробітників, які обіймають однакові посади, або однойменних груп співробітників різних установ дає змогу виявити існуючі тут хиби, впевнитися у можливості більш раціонального виконання окремих операцій, познайомитись із передовим досвідом. Дослідження витрат

робочого часу можна завершити кількісною оцінкою раціональності його використання.

Нераціональні витрати робочого часу зумовлюються: недосконалою структурою його бюджету: хибами або відсутністю планів діяльності; відсутністю ритмічності в роботі, великою кількістю вимушених перерв.

Недосконалість структури бюджету робітничого часу виявляється, наприклад, у тому, що керівники мало уваги приділяють розв’язанню поточних питань. Так, обстеження показало, що у директорів промислових підприємств (з котрими у керівників органів внутрішніх справ у витрачанні фонду робочого часу є спільне), 80% службового часу займає поточна праця⁹.

Окремі керівники вважають, що вирішення перспективних питань можна відкласти на більш пізній час, що негайно не потягне за собою настання небажаних наслідків, чого нібито не можна зробити щодо поточних справ. Однак із-за невирішеності перспективних питань виникають труднощі та прорахунки у щоденній роботі, усувати котрі доводиться терміново. Таким чином, на розгляд перспективних проблем у керівників залишається часу все менше і вся їхня робота перетворюється в безперервне вирішення поточних справ.

Іноді начальники органів внутрішніх справ витрачають багато часу на завдання, котрі можуть бути виконані фахівцями або нижчестояшими керівниками. При цьому їх витрати часу на виховання особового складу, самопідготовку, аналітичну роботу та інші питання, від розв’язання яких багато в чому залежить підвищення ефективності діяльності органу, незначні. Так, за результатами проведених досліджень, керівники міських й сільських органів внутрішніх справ відповідно витрачають: на організацію та проведення нарад – 12,4% та 10,8% робочого часу; на службову підготовку - 3,3% та 3,8%; на вивчення керівних документів та службової літератури - 0,5% та 0,4%; на аналіз оперативної обстановки – 2,1% та 1,4%.

Діяльність співробітників часто здійснюється поза планом як протягом робочого дня, так і у більш тривалі відрізки часу. Вона нерідко проводиться під впливом непередбачених вказівок вищестоящих керівників, приходів відвідувачів і т. ін. Як зазначають дослідники, керівники працюють за певним планом лише близько 40% свого робочого часу¹⁰. Це обумовлює відсутність ритмічності в роботі і негативно впливає на продуктивність праці, оскільки заважає формуванню динамічного стереотипу поведінки, до котрого завжди прагне людський організм.

‘Див.: Научная организация управленческого труда. М., 1988. – С. 138–141, 171–184.

¹⁰ Див.: Там же. - С. 175.

Внаслідок вимушених перерв робочий день складається із великого числа дрібних відрізків часу. До цього приводять неочікувані виклики, доручення, візити. Співробітник, котрого відірвали від роботи, потім витрачає на "входження" в неї в 3-5 разів більше часу.

Нераціональні витрати робочого часу призводять до того, що співробітники не можуть виконати заплановані завдання впродовж робочого часу і їм доводиться працювати понад норму. За даними проведеного відповідного аналізу, середня реальна тривалість робочого тижня керівника міськрайліноргану складає 60 годин. При цьому враховано тільки той час, що використовується ним у приміщенні міськрайліноргану. А насправді середня тривалість його робочого часу і, відповідно, робочого тижня набагато більша, оскільки керівникові доводиться працювати і поза своїм безпосереднім робочим місцем.

Аналіз даних, здобутих в результаті обліку витрат робочого. часу, сприяє визначенню:

співвідношення між різними видами робіт, трудових операцій і їх порівняльної трудомісткості, що дає змогу рекомендувати найбільш правильну послідовність їх виконання протягом робочого дня, робочого тижня і т. ін.;

нормативів трудових витрат, що дає можливість обґрунтовувати пропозиції щодо "ущільнення" робочого часу, прогнозувати його витрати на ту чи іншу діяльність в майбутньому, а також встановлювати штатну чисельність відповідних категорій співробітників;

обсягу і видів невиробничих витрат часу, що допомагає підготувати та здійснити заходи по усуненню цих причин.

Результати такого вивчення дозволяють правильно розподілити робочий час та планувати його ‘використання.

Планування особистої праці, яке базується на знанні витрат часу на виконання окремих трудових операцій, сприяє раціональному його використанню за рахунок правильного розподілу і чергування видів діяльності з урахуванням психофізіологічного стану працівників, виділення резерву часу для вирішення несподівано виникаючих завдань, здійснення деяких операцій в періоди можливих "простоїв" в роботі та ін.

Облік і аналіз витрат робочого часу створює можливість їх нормування. Під нормами часу тут розуміються необхідні його витрати на виконання якоїсь роботи однією людиною або групою осіб відповідної кваліфікації за певних організаційно-технічних умов. Норма часу встановлюється в хвилинах, годинах. Вона, як правило, служить вихідною величиною при нормуванні однотипної праці.

Нормування витрат часу є однією з основних вимог його економії та раціонального використання. Це відноситься і до управлінської праці. Як зазначалось, у формалізуванні його зу-

стрічаються відомі труднощі, що дає привід висловити думку про можливість його нормувати, а отже, й планувати. Безсумнівно, прагнення ввести жорсткі норми, що регламентують виконання творчої праці, слід визнати нереальним. Однак деякі управлінські операції, особливо ті, що часто повторюються, можна й необхідно регламентувати на основі обліку та аналізу фактичних витрат на них робочого часу.

Багато елементів управлінської роботи із впровадженням технічних засобів, типізацією завдань та методів їх вирішення певною мірою втрачають творчий характер і можуть бути нормовані. Передбачається, наприклад, ось така умовна типізація управлінських рішень, спрямована на раціоналізацію праці: стандартні рішення, що приймаються періодично; рішення, що приймаються "автоматично" згідно з вимогами законодавства; творчі рішення, що приймаються в нових та складних умовах. Природно, що підхід до нормування витрат часу на ці види рішень мають бути різними.

Як на теперішні дні найбільш повно досліджено робочий час слідчих. В слідчих апаратах органів внутрішніх справ і прокуратури були визначені витрати часу на провадження розслідування в цілому по кримінальних справах різних видів, окремих слідчих дій та інших трудових операцій, здійснюваних цією категорією працівників. Характерно, що незважаючи на незалежність проведених досліджень одне від одного, їх результати майже повністю збіглись. Це свідчить про об’єктивність одержаних висновків. Однак на сучасному рівні розвитку НОУП праця основних категорій працівників органів внутрішніх справ прямому нормуванню не піддається. В результаті визначення оптимальної кількості штатних співробітників ґрунтується не на врахуванні витрат часу на трудові процеси, а на даних, які характеризують фактичні умови діяльності органу внутрішніх справ або його структурних підрозділів. Так, для служб кримінальної міліції, міліції громадської безпеки, слідчих апаратів мають враховуватися такі фактори: рівень злочинності; чисельність, густота, структура населення (міське, сільське, його статево-віковий склад);

економічна характеристика, площа, географічні та кліматичні особливості обслуговуваної території.

Нормування праці співробітників органів внутрішніх справ, спрямоване на раціональне використання робочого часу й виконання службових завдань, здійснюється шляхом:

обґрунтування нормативів штатної чисельності окремих категорій працівників з урахуванням факторів, що впливають на характер та трудомісткість виконуваних ними функцій;

впровадження науково обґрунтованих норм "обслуговування" (тобто числа громадян, котрих на певному рівні має обслужити даний працівник);

встановлення норм керованості для керівників виходячи із науково визначеної кількості безпосередньо підлеглих їм осіб.

Характер праці співробітників органів внутрішніх справ багато в чому залежить від стану оперативної обстановки. Тому доцільно якоюсь мірою надавати досвідченим співробітникам можливість самим розподіляти свій час залежно від особливостей їх діяльності на конкретній ділянці, від індивідуальної працездатності. Так, раціональній організації службового часу окремих категорій співробітників (наприклад, керівників міськрайорганів внутрішніх справ, дільничних інспекторів та ін.) багато в чому сприяє введення вільного розпису праці або гнучкого графіка робочого дня.

Праця співробітників органів внутрішніх справ пов’язана з засвоєнням великої кількості інформації, зокрема, змісту різних документів. Для економії часу та раціонального його використання корисно оволодіти їм методом швидкого читання".

Плануванню діяльності співробітників і раціональному використанню ними свого службового часу значно сприяють типові плани та графіки розподілу робіт на той чи інший період. Зокрема, доцільно широке використання графіків: погодження видів ‘ праці для різних посадових категорій; здійснення основних трудових операцій, процесів і т. ін. У ряді органів внутрішніх справ використовуються приблизні (типові) графіки роботи начальників міськрайлінорганів, які погоджуються з відповідними графіками їх заступників по лініях служб. Ці графіки складаються на день, тиждень, місяць і передбачають усі види робіт та їх чергування, час перерв і резерв часу для розв’язання раптово виникаючих завдань.

Типовий графік складається на основі виявленої шляхом "фотографування" робочого дня періодичності видів діяльності. При цьому слід розрізняти роботи, що повторюються щоденно, щотижневе і щомісячно. Вони е опорними елементами типового графіка. При підготовці особистого графіка треба додержувати таких правил: виділити головні роботи, для котрих необхідно відвести найбільш сприятливі для трудової діяльності години, дні тижня;

визначити для кожної повторюваної роботи "свій" день у тижні або тиждень, місяць; передбачити резерв часу для виконання непередбачених завдань; погодити свій графік з графіком керівника та співробітників-суміжників; врахувати особливості діяльності органу та специфіку обстановки, яка склалася і яка прогнозується, а також психофізіологічні якості. Керівник повинен ознайомити зі своїм графіком роботи всіх співробітників органу.

В органах внутрішніх справ питанням використання робочого часу приділяється серйозна увага. Приписано ввести його в практику діяльності всіх співробітників з урахуванням відповідних методичних рекомендацій. Особисте планування роботи розглядається при цьому як важливий засіб підвищення продуктивності праці, який забезпечує його ритмічність, виконання поточних

" Див.: Кузнецов О. А.. Хромов Л.Н. Техника бмстрого чте-ния. - М., 1977.

завдань при збереженні перспективного погляду на завдання службової діяльності працівника.

Співробітниками органів внутрішніх справ особисті плани мають складатися на день, тиждень і місяць. Основою даного планування є функціональні обов’язки. Особисте (індивідуальне) планування дозволяє забезпечити: виконання цих обов’язків, планових заклань та доручень керівництва; раціональне використання робочого часу; рівномірність навантаження протягом дня, тижня, місяця; необхідну черговість здійснення доручених робіт та їх облік; аналіз здобутих результатів. В особистому плануванні необхідна акуратна реєстрація всіх завдань.

Протягом підготовки особистого плану роботи необхідно: згрупувати завдання і доручення за їх призначенням, змістом, обсягом, послідовністю виконання, часом завершення; намітити строки початку та закінчення тривалих намічених заходів; врахувати строки роботи по окремих дорученнях. Після цього перелік робіт, що підлягають виконанню, зводиться в особистий план діяльності співробітника.

Особисті плани на місяць складаються з урахуванням плану роботи підрозділу, термінів виконання заходів, які доручені співробітнику, систематично повторюваних завдань, а також необхідності виділення часу для розв’язання непередбачених питань.

При плануванні роботи на тиждень слід виходити із плану роботи на місяць та позачергових завдань. Тут треба враховувати заздалегідь відомі заходи (наради, службові виїзди, професійну підготовку, прийом відвідувачів, вивчення інформаційних матеріалів) і необхідність мати резерв часу для виконання інших робіт та доручень. На основі тижневого плану визначаються заходи на черговий робочий день, котрі можуть фіксуватися в оргблокно-тах, настільних календарях. Тепер існують типові графіки робочого дня для начальників міськрайлінорганів, їх заступників та інших категорій співробітників. Однак особисте планування не замінює планів роботи по кримінальних справах, справах оперативного обліку та інших матеріалах, що знаходяться у провадженні даного співробітника.

Теорією НОП і НОУП рекомендовано безліч забезпечуючих раціональну організацію робочого часу форм та засобів планування, описання котрих дано в ряді наукових праць¹².

29.2.2. Раціоналізація трудових операцій (методів роботи)

Для досягнення позитивних результатів у раціоналізації трудових процесів співробітників органів внутрішніх справ потрібно чітко уявляти структуру управлінського процесу, види й

¹² Див., наприклад: Попов Г.Х. Техника личной работм. – М., 1971; Федотов В.В. Техника й организация умственного труда. – Минск, 1983, та ін.

зміст методів та способів здійснення окремих управлінських операцій або їхніх комплексів.

Будь-який управлінський процес, або точніше його структуру, можна розглядати в трьох аспектах: функціональному, технологічному та організаційному.

У функціональному аспекті управлінський процес є сумою функцій, регулярно виконуваних у рамках певного виду діяльності. Сюди входять: аналіз, прогнозування, планування, організація, регулювання, контроль О облік). Це, як вже нам відомо, загальні функції управління, універсальні і обов’язкові для будь-якого управлінського процесу.

У технологічному аспекті процес управління складається із етапів та стадій. Стадії складаються із сукупності управлінських операцій, котрі, у свою чергу, підрозділяються на мікрооперації, а останні – на операційні елементи. Частіш за все в управлінському процесі виділяють два етапи: 1) підготовка й прийняття управлінського рішення і 2) організація виконання управлінського рішення. Ці етапи підрозділяються на стадії, які ми вже докладно розглянули в главі 11. Залежно від того на скільки стадій діляться названі етапи, вирішується і питання про поділ стадій на операції, операцій – на мікрооперації, мікрооперацій – на операційні елементи. Наприклад, стадія оперування інформацією ділиться на такі операції, як збирання, обробка й аналіз інформації, кожна із яких, у свою чергу, може розділитися на мікрооперації і т. ін.

В організаційному аспекті управлінський процес становить сукупність різних трудових процесів, які організуються суб’єктом управління. Оскільки у сфері управління зайняті співробітники, праця яких неоднорідна як в професійному відношенні (юристи, економісти, інженери, психологи та ін.), так і в управлінському (керівники, спеціалісти і технічні виконавці), то для кожної категорії цих працівників управлінський процес буде складатися із різних трудових операцій. Так, для слідчого він буде складатися із збирання орієнтуючих даних, допитів, оглядів місць подій, обшуків, слідчих експериментів та інших трудових операцій; для оперативних працівників – із організації розвідки, проведення особистого розшуку, зустрічей із підсобним апаратом, аналізу інформації, розробки планів операцій, проведення операцій, здійснення дізнання та ін.; для керівників – із вивчення кореспонденції, що надходить, прийому відвідувачів, бесід, нарад, відвідування робочих місць підлеглих, керівництва операціями і т. ін. Деякі трудові процеси для ряду категорій управлінських працівників можуть збігатися (наприклад, самопідготовка або складання документів).

Будь-який управлінський процес можна уявити у вигляді ланцюга трудових процесів. Окремий трудовий процес може бути схожим з технологічним циклом управління (управлінським циклом) або повністю (включаючи стадії першого і другого етапів), або частково (наприклад, тільки підготовка проекту управлінського рішення або тільки організація його виконання).

Управлінський процес, розглядуваний в кожному із вказаних аспектів, характеризується не тільки відповідними складовими елементами, але й своїми методами. Так, при здійсненні функції аналізу, планування, прогнозування, організації, регулювання та контролю (функціональний аспект) застосовують адміністративні, економічні, організаційні, психологічні та інші методи управління.

При виконанні управлінських операцій, які складають у своїй сукупності технологічний ланцюжок часткового управлінського процесу (технологічний аспект), використовують методи системного аналізу, логіко-аналітичні, статистичні, оптимізаційні, евристичні та інші методи.

Управлінський процес в органах внутрішніх справ, розглядуваний в організаційному аспекті, також має свої методи. Це методи допиту, огляду місця події, проведення слідчого експерименту та інші (стосовно роботи слідчого); методи збирання оперативно-розшукової інформації, розробки операцій, їх проведення та інші (для оперативних працівників); методи проведення бесід, нарад, зібрань, методи контролю дій підлеглих і т. ін. (для керівників). Ці методи можна назвати організаційними методами управлінського процесу, їх не слід плутати з організаційними методами управлінської праці. До останніх відносяться формування організаційних структур, розстановка кадрів, організація системи збирання та обробки інформації та ін.

Вдосконалення управління залежить від раціоналізації управлінського процесу в кожному із розглянутих аспектів: по-перше, від чіткості його функціональної структуризації та досконалості застосовуваних методів управління; по-друге, від числа застосовуваних управлінських операцій, послідовності їх виконання та ефективності операційних (технологічних) методів; по-третє, від раціональності застосовуваних організаційних методів управлінської праці.

Слід мати також на увазі, що раціоналізація методів роботи пов’язана з удосконаленням тільки третьої групи методів, оскільки вдосконалення перших двох груп методів складає завдання інших розділів теорії управління, а також математики, соціології, кібернетики та інших наук. Тому в цьому підрозділі ми ведемо мову лише про організаційні методи управлінської праці.

Щоб зрозуміти суть раціоналізації організаційних методів управлінської праці, розглянемо, з яких елементів складається структура трудового процесу.

Будь-який трудовий процес складається із операцій, прийомів та дій. Дія – це простіший елемент трудового процесу, виконуваний одним працівником або групою без перерви. Наприклад, у трудовому процесі "допит" дією буде підписання обвинуваченим протоколу допиту, а в трудовому процесі "нарада" – підняття рук при голосуванні.

Більш значною складовою частиною трудового процесу е прийом. Він поєднує ряд послідовних дій і має часткове цільове

призначення для здійснення операції. Прикладами прийомів при допиті можуть служити пред’явлення речових доказів та очна ставка, при проведенні наради – голосування.

Операція – являє собою головну ланку будь-якого трудового процесу. При допиті – це бесіда, при проведенні наради – дискусія.

Одна і та ж операція може бути здійснена різними способами. Спосіб виконання операції і є не що інше, як метод трудового процесу. Наприклад, метод проведення бесіди може бути вільним, цілеспрямованим та регламентованим; проведення дискусії також передбачає використання різних методів.

Раціоналізація організаційних методів управлінської праці полягає в заміні застарілих, менш ефективних методів новими, більш прогресивними, а також в удосконаленні колишніх методів у міру здобування більш точного уявлення про об’єкт та предмет праці. Крім того, раціоналізація організаційних методів управлінської праці здійснюється і за допомогою різноманітних технічних засобів, котрі прийнято підрозділяти на дві основні групи:

засоби оргтехніки та засоби обчислювальної техніки.

Раціоналізація організаційних методів управлінської праці має обов’язково доповнюватися раціоналізацією інших елементів трудового процесу: дій, прийомів, операцій. Суть її зводиться до розчленування трудового процесу на складові елементи, аналізу їх з погляду раціональності, вдосконалення нераціональних елементів, виявлення надлишкових елементів і виключення їх із трудового процесу, визначення найбільш правильної послідовності дій, прийомів та операцій, котрі дозволять досягти мети з найменшими витратами зусиль, засобів та часу.

Напрями раціоналізації багато в чому залежать від характеру трудового процесу. Скажімо, якщо трудовий процес складається із небагатьох, але часто повторюваних протягом робочого дня операцій, то очевидно, що раціоналізація дій і прийомів не дасть значного ефекту, В цьому разі раціоналізація має бути спрямована головним чином на методи та операції.

Раціоналізація трудових операцій, як правило, тісно пов’язана з управлінням і залежить від наукової обґрунтованості заходів по вдосконаленню його організації. Так, поглиблення спеціалізації функціональних обов’язків співробітників міліції зменшує різноманітність трудових процесів і операцій, виконуваних кожним з них, що дає додаткові можливості для їх раціоналізації та найефективнішого виконання. Приміром, введення свого часу в практику діяльності органів внутрішніх справ патрулювання на автомашинах, оснащених радіозв’язком, забезпечило негайне прибуття співробітників міліції на місце події. Разом з тим це викликало необхідність оволодіння учасниками слідчо-оперативних груп (слідчим, оперу повноваженим карного розшуку, провідником службово-розшукового собаки) новими трудовими операція-

ми та відкрило можливості їх найбільш раціонального проведення на основі уточненої спеціалізації.

Безсумнівно, що проблема раціоналізації трудових операцій є однією з найважливіших у вирішенні питання про підвищення ефективності діяльності органів внутрішніх справ при скороченні чисельності апарата управління.

Загальним підходом до раціоналізації трудових процесів і операцій в органах внутрішніх справ виступає погоджена робота по двох напрямах: організаційно-тактичному та організаційно-технічному.

Організаційно-тактичний напрям раціоналізації трудових процесів та операцій співробітників служб та підрозділів органів внутрішніх справ є ведучим, який виражає цілі раціоналізації і полягає в систематизації носіїв інформації, застосуванні відповідних бланків документів, упорядкуванні системи пошуку та передачі інформації, раціоналізації проведення нарад, інструктажів та інших управлінських заходів.

Організаційно-технічний напрям раціоналізації трудових процесів і операцій полягає в забезпеченні досягнення цілей раціоналізації шляхом створення та впровадження необхідних для цього оргтехнічних засобів: складання текстової документації, розмноження, копіювання та обробки документів, їх зберігання, пошуку і транспортування, засобів сигнальної інформації та ін.

Указані аспекти раціоналізації властиві вдосконаленню як специфічних трудових операцій в діяльності слідчих працівників міліції, установ виконання покарань, пожежної охорони, так і будь-якого виду або напряму управлінської роботи.

Так, однією з найвідоміших трудових операцій в будь-якій управлінській діяльності є наради, за результатами досліджень, проведення нарад та участь в них займають 14–18% усього робочого часу співробітників управління. Всі наради умовно розподіляються на два основних види: дискусійні (або евристичні) та інформаційні. Перші з них проводяться з метою обміну думками при наявності декількох поглядів з обговорюваного питання і колективного його вирішення. Другі організовуються тоді, коли потрібно ознайомити з важливою інформацією одночасно велику кількість працівників або отримати від них необхідні відомості.

Ділове обговорення поставлених на нараді питань – неодмінна умова успішного досягнення цілей цих трудових операцій. їх ефективність залежить не тільки від осіб, які організовують наради, але й від підготовки до них учасників і їх активності в проведенні названих заходів.

Організаційно-тактична сторона розглядуваної трудової операції складається із визначення: мети, дати, тривалості наради, програми й регламенту роботи, складу учасників, послідовності їх виступів. Розв’язувати такі питання потрібно з урахуванням безлічі факторів, у тому числі психологічних, оскільки мова йде про колективну діяльність різних людей. Прагнення досягти мети наради має бути поєднано з раціональним підходом до витрати

часу його учасниками. Тому мету наради треба визначити максимально точно, що сприяє правильному встановленню часу і тривалості її проведення, запрошенню на неї тільки осіб, дійсно потрібних для розв’язання намічених питань,) т. ін.

Організаційно-технічний напрям раціоналізації даної трудової операції полягає в своєчасному повідомленні учасників наради, в забезпеченні їх необхідними матеріалами або дорученні їм завдань, у підготовці відповідних приміщень і робочих місць, в організації відео- та звукозапису (у разі потреби) під час наради, а також відпочинку та харчування запрошених осіб протягом її перерв, у швидкому розмноженні проектів рішень і т. ін. Вся організаційно-технічна сторрна справи повинна бути підпорядкована раціональному використанню часу та сил учасників, забезпеченню їх найбільш повної працездатності.

У процесі соціального управління нерідко доводиться розв’язувати проблемні завдання дослідного, пошукового характеру. Цьому сприяють своєрідні наради, які відносяться до типу евристичних, що проводяться методом "мозкової атаки". Процедура наради складається з двох етапів. На першому створюються умови для широкого обміну думками з поставленої проблеми, у якому беруть участь спеціалісти з різних галузей знання, в тому числі дилетанти в тій науці, до предмета якої відноситься проблема. Вважається, що від них можна очікувати "свіжого" погляду, висвітлення проблеми в новому, нетрадиційному аспекті. Від учасників обговорення не потребується приведення доказів або розгорнутих обґрунтувань пропозицій, що висуваються, вони є лише генераторами ідей". На другому етапі спеціалістами-експертами проводиться ретельний аналіз висловлених думок і передача на подальшу обробку найбільш перспективних пропозицій. Таким чином забезпечується можливість розв’язання нових проблемних завдань управління¹³.

Вдосконалення технічного забезпечення трудових процесів і операцій, у свою чергу, може служити підставою для розробки більш ефективних рішень організаційно-тактичного характеру. Так, впровадження в практику здійснення оглядів місць подій стереофотограмметричними установками, що знаходяться на спеціальних автомашинах, дало змогу відмовитись від безпосередніх вимірів вручну відстаней між окремими об’єктами, які потребують ^фіксування. Це значно скоротило витрати на огляди місць подій (особливо дорожньо-транспортних), підвищило точність вимірів, що в результаті викликало істотну зміну тактики проведення оглядів, яка склалася раніше.

Раціоналізації оглядів місць подій як найбільш важливої та трудомісткої робочої операції слідчих і оперативного складу міліції приділяється особливо велика увага. Це знайшло своє виявлення в проектуванні та впровадженні в практику пересувних

"Див.: Знциклопедия кибернетики. – Киев, 1975. Т. 2. -С.52.

криміналістичних лабораторій (ПКЛ), оснащених усім необхідним для успішної роботи по виявленню, фіксуванню та дослідженню слідів безпосередньо на місці події.

Комбінації організаційно-тактичного та організаційно-технічного напрямів раціоналізації трудових операцій використовуються в роботі з інформацією і документами – її носіями. Організаційно-тактичний напрям передбачає визначення найбільш раціональної схеми документообігу, вироблення правил, прийомів їх складання і т. ін. Організаційно-технічний напрям забезпечує швидке виготовлення, пересилку документів, а також накопичення, збереження інформації, механізовану обробку її носіїв.

Розвиток організаційно-технічного напряму раціоналізації управлінських процесів сприяє увільненню працівників розумової праці від виконання малокваліфікованих, монотонних операцій, від непотрібних витрат фізичних та розумових зусиль, дає їм змогу повніше використовувати свої творчі можливості та реалізовувати тактичні замисли.

Наприклад, як доводять експерименти, коло 40% витрат усього робочого часу слідчого зв’язано з виконанням письмових трудових процесів, головним чином з записом свідчень. Організація ж диктодрукбюро дає змогу здійснювати допити за І год. 15 хв. – 1 год. ЗО хв. замість 3–4 год. і підвищити продуктивність праці слідчих на 20–30%. При цьому відмічаються і такі позитивні явища, як більша повнота і точність викладення свідчень, підвищення ефективності допиту в зв’язку з великими можливостями встановлення психологічного контакту з допитуваним, зниження стомлюваності слідчих і підвищення у них почуття задоволеності від своєї праці. Крім того, у судді, прокурора, начальника слідчого апарату та інших осіб виникає менше труднощів при ознайомленні зі свідченнями.

Оскільки ж робота з інформацією складає головний зміст управлінської праці, то до числа важливих завдань відноситься розробка заходів, які підвищують якість і скорочують строки підготовки, розмноження, реєстрації, та пересилки документів. Особливої уваги заслуговує уніфікація текстів найбільш відомих службових документів, введення й використання типових бланків. Важливу роль в раціоналізації трудових процесів в органах внутрішніх справ відіграє добре налагоджена довідково-інформаційна служба, яка усуває невиробничі витрати часу на пошук потрібних зведень.

Великі можливості для вдосконалення трудових операцій і підвищення ефективності управлінської діяльності надає швидкий розвиток організаційної техніки та зв’язку.

Особливе місце належить впровадженню в управлінську діяльність органів внутрішніх справ електронно-обчислювальної техніки, яка дозволяє ставити і виконувати складні інформаційні завдання, увільняти людину від виконання трудомістких одноманітних технічних операцій. Вона більшою мірою, ніж інші технічні засоби,

впливає на розвиток організаційно-тактичного напряму раціоналізації робочих операцій. Використання ЕОМ для формально-логічної обробки великих масивів інформації не тільки підвищує продуктивність праці, але й робить н більш цікавою і творчою.

Раціоналізація трудових операцій в управлінській діяльності значною мірою засновується і на використанні простих технічних засобів й прийомів організації особистої праці. Тут йдеться про раціоналізацію трудових дій і рухів шляхом встановлення певного порядку розміщення матеріалів на робочому столі та в його шухлядах, застосування простіших пристроїв реєстрації, пошуку документів і т. ін. З цією метою використовуються численні засоби "малої" оргтехніки, до числа якої відносяться різного роду пенали для зберігання канцелярських приладів у певному порядку, пристрої для класифікованого зберігання документів, нумератори сторінок, пристрої для розпечатування і запечатування конвертів, для застругання олівців, та ін. Кожний працівник управління знає, яке значення мають ці "дрібниці" для прискорення праці, й для можливості зосередити увагу на головному. Недооцінка подібних "дрібниць" істотно знижує економію матеріальних засобів і трудових зусиль.