Студопедия.Орг Главная | Случайная страница | Контакты | Мы поможем в написании вашей работы!  
 

Деловые письма



Деловое письмо - это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами деловой переписки.

Деловые письма готовятся в форме ответов на ранее полученные должностным лицом (предприятием) письма (в т. ч. во исполнение указании вышестоящих органов управления) как сопроводительные письма к высылаемым в адрес должностного лица (предприятия) документам и материалам, а также по инициативе должностного лица (предприятия), если иным образом решить вопрос, излагаемый в письме, не представляется возможным.

Виды деловых писем: инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, а также письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения и др.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя предприятия (на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции). При этом тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются ответственными исполнителями деловых писем или руководителями соответствующих структурных подразделений.
Деловые письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5. При оформлении делового письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без точки. Текст делового письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны или будут рассматриваться в одном структурном подразделении предприятия-адресата (одним и тем же должностным лицом).

При необходимости рассмотрения нескольких различных вопросов целесообразно подготовить деловые письма по каждому из них.

В общем случае текст излагается от третьего лица единственного числа. Если же деловое письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа. Структурно текст письма состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Различают простые и сложные деловые письма. Простые письма подготавливают, когда не требуется описание сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Подобные письма могут иметь не более одной-двух смысловых частей (абзацев) (письмо-просьба (без изложения мотивов обращения), письмо-напоминание (также без мотивов обращения), письмо- сообщение, письмо с выражением формальной благодарности, сочувствия и пр.).

Сложные письма посвящены вопросам, требующим подробного изложения ситуации - ее анализа, оценки, аргументации, развернутой формулировки выводов, мнений, предложений, просьб и пр.
Важным является вопрос об объеме делового письма. Методические рекомендации по унификации текстов управленческих документов содержат на этот счет следующие указания:
1) объем простого письма не должен превышать 1-2 машинописных листов;

2) объем сложного письма может содержать несколько, но не более 4 машинописных листов.
Датой письма во всех случаях является дата его подписания.

_______________________________

Образец оформления письма приведен в приложении №12.

.





Дата публикования: 2014-10-19; Прочитано: 1067 | Нарушение авторского права страницы | Мы поможем в написании вашей работы!



studopedia.org - Студопедия.Орг - 2014-2024 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.005 с)...