Тема 3.4. Методика отбора документов на государственное хранение и оформление результатов ЭЦД в учреждениях

Экспертизу ценности управленческих документов в организации проводят в два этапа: на стадии делопроизводства и в архиве организации.

Первый этап проведения экспертизы ценности управленческих документов на стадии делопроизводства:

• при составлении номенклатуры дел;

• при оформлении дел и проверке правильности формирования дел

• перед передачей в архив организации;

• при проверке правильности отнесения документов к тем или иным

делам;

• при проверке правильности установления сроков хранения доку­ментов;

• при проверки дел на дублетность и т.д.

Второй этап проведения экспертизы ценности управленческих документов - в архиве организации, при составлении описей:

• на дела постоянного хранения;

• на дела по личному составу;

• актов о выделении дел к уничтожению и т.п.

При проведении экспертизы ценности документов используют типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

При определении состава документов, характеризующих основную деятельность организации (постановления, решения, протоколы, приказы, планово-отчетная документация), необходимо уточнять, где (в каких структурных подразделениях) откладывают основные экземпляры этих документов. Дублетные экземпляры (за исключением особо ценных) выделяют к уничтожению.

Важное значение при экспертизе ценности документов имеет факт повторения информации. Отбирают документы, наиболее полно отражающие конкретные вопросы деятельности организации.

Состав учетных документов:

• опись дел постоянного хранения;

• опись дел по личному составу;

• опись дел временного хранения (свыше 10 лет);

• акт о выделении дел и документов к уничтожению.

Экспертизу ценности всего комплекса документов целесообразно проводить за единый хронологический период (лучше всего за 1 год).

Акты на дела, подлежащие уничтожению, составляют, если срок их хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с документами, срок хранения которых 5 лет, законченные в 1994 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2000 года. Указанные акты рассматривают на заседании ЭК одновременно с описями за данный хронологический период. Дела, включенные в акты, уничтожают после утверждения описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу.

Наименование организации А К Т _______ № ____ ______________ (место составления) О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

утверждаю Наименование должности руководителя предприятия подпись Расшифровка подписи Дата

На основании ____________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

__________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ______________________________________

____________________________________________________________________________ (название фонда)

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дела	Дата дела или крайние даты дела	Индекс дела (тома, части) по номенкла- туре или № дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки храненния дела (тома, части) и номера статей по перечню
1.
2.

Итого _______________________________ дел за ______________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ___________________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от __________ № _______________).

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

документов подпись Расшифровка подписи

Дата

ОДОБРЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от ____________ № ___________

Документы в количестве ________________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

весом _____________________ кг сданы в _____________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________________________

№ __________________________________

Наименование должности работника Расшифровка

организации, сдавшего документы подпись подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива (службы делопроизводства), Расшифровка

внесшего изменения в учетные документы подпись подписи

Дата

Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел,