Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетные суммы включают наличные денежные средства, выдаваемые персоналу организации (а в случае необходимости и другим физическим лицам) на расходы в служебных командировках, представительские цели, приобретение товарно-материальных ценностей, оплату услуг, расходы представительств и филиалов.

Подотчетные суммы могут выдаваться путем перечисления денежных средств на персональную расчетную карту физического лица.

Порядок выдачи наличных денег подотчетным лицам регулируется правилами ведения кассовых операций, которые утверждает Центральный банк Российской Федерации. Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Все лица, получившие подотчетные суммы, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока отчитаться об их фактическом расходовании, представив авансовый отчет и необходимые оправдательные документы. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Невозвращенные вовремя подотчетные суммы могут удерживаться из зарплаты сотрудника. Признается, что организация проавансировала свои обязательства по оплате труда. Крупные суммы, которые невозможно удержать из заработной платы, признаются недостачами и на них предъявляются судебные иски.

Авансовый отчет – это сводный документ первичного учета, составляемый подотчетным лицом самостоятельно (в случае компьютерного ведения бухгалтерии – с помощью бухгалтера), где указывается цель и дата получения подотчетный суммы, перечисляются оправдательные документы и произведенные расходы. Авансовый отчет, утвержденный руководителем, является основанием для списания подотчетной суммы с подотчетного лица.

Авансовые отчеты представляются в течение 3-х дней после установленного руководителем срока выполнения задания (окончания командировки). Подотчетные суммы на хозяйственные и операционные расходы выдаются обычно на срок не более 15 дней.

Наиболее распространенной причиной выдачи подотчетных сумм является служебная командировка. В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель должен возместить сотруднику:

· расходы по найму жилого помещения:

· расходы по проезду:

· суточные:

· иные расходы, произведенные работником с ведения или разрешения администрации (например, расходы на страховые сборы по обязательному страхованию пассажиров, бронирование билетов и мест в гостиницах).

Порядок возмещения расходов определяется коллективным договором или нормативным актом организации.

Основанием для служебной командировки является командировочное удостоверение, в котором указывается цель и время командировки, населенные пункты, куда направляется командируемый. Общий срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Суточные выплачиваются за каждый день командировки, включая время нахождения в пути, подтвержденное датами проездных документов и отметками на командировочном удостоверении, заверенных печатью, в каждом пункте, где побывал командируемый.

Расходы на проезд возмещаются на основании проездных документов. При этом проезд в мягких вагонах, каютах высшего класса судов и салонов самолетов возмещается с разрешения руководителя в каждом отдельном случае.

День отъезда в командировку и приезда к постоянному месту работы определяется по датам отправления транспорта. Сутки отправления (или прибытия) начинаются в 0 часов и заканчиваются в 24 часа по местному времени.

Расходование подотчетных сумм на приобретение материальных ценностей осуществляется по распоряжению руководителя организации. Приобретенные материальные ценности сдаются на склады, а к авансовым отчетам вместе с товарными чеками, прикладываются приемные документы материальных складов. Только канцелярские товары и аналогичные им мелкие ценности допустимо списывать в расходы непосредственно по кредиту счета 71 Расчеты с подотчетными лицами.

В бухгалтерском учете для учета выданных подотчетных сумм, их расходования по предоставленным авансовым отчетам, учета остатков или перерасходов денежных средств используется счет 71 – Расчеты с подотчетными лицами. При необходимости счет может быть разбит на субсчета, например, 71.1 – Расчеты с подотчетными лицами в рублях, 71.2 – Расчеты с подотчетными лицами в валюте. Счет 71 активно-пассивный развернутый по аналитическому признаку Сотрудники. Дебетовое сальдо по конкретному сотруднику равно остатку денежных средств, полученных им под отчет. Кредитовое сальдо означает задолженность организации перед сотрудником вследствие перерасхода денежных средств, выданных под отчет. Дебетовые обороты – выдача денежных средств под отчет, кредитовые обороты – списание или возврат подотчетных сумм. Бухгалтерские проводки по 71 счету делаются на основании документов по учету расходования денежных средств, оформленных в установленном порядке, и утвержденных руководителем авансовых отчетов.

Ниже приводится перечень основных проводок, используемых на счете 71:

По дебету сч. 71 - в кредит счетов:

· выданы под отчет наличные - 50

По кредиту сч. 71 - в дебет счетов:

· приняты к учету материальные ценности - 10, 41

· оплата услуг, работ и т.п. через подотчетное лицо - 20, 26, 60, 76

· удержаны невозвращенные подотчетные суммы из зарплаты - 70

· оплата услуг, работ и т.п., не связанных с основой деятельностью – 91

· выделен НДС по принятым к учету товарно-материальным ценностям - 19

Если сотрудник приобретает товары или материалы в розничной торговле за наличный расчет, то к авансовому отчету прилагаются кассовый и товарный чеки. Эти документы не являются основанием для возмещения НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям, поэтому товары или материалы приходуются без выделения суммы НДС. Аналогичные проводки используются для бухгалтерских записей расходов по оплаченным услугам.

Если товары или материалы приобретены за наличный расчет в оптовой торговой организации, то вместе с квитанцией приходного кассового ордера от поставщика подотчетному лицу выдаются накладная и счет-фактура на приобретенные материальные ценности. В этом случае к авансовому отчету прилагается только квитанция приходного кассового ордера, на основании которой делается проводка в дебет 60 счета. На основании накладной и счета-фактуры принимаются к учету товары или материалы и делаются стандартные проводки с выделением суммы НДС.

Если на оказанные подрядчиком услуги оформлены все необходимые документы и приложен счет-фактура, то проводки делаются также в два этапа. На основании авансового отчета с квитанцией приходного кассового ордера от подрядчика записывается сумма в дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Затем оформляются стандартные проводки с кредита счета 60 по списанию стоимости услуг на издержки обращения с выделением суммы НДС.

Для оформления авансового отчета воспользуйтесь меню Документы ð Авансовый отчет.

В предлагаемом окне документа заполните все необходимые реквизиты.

Рис. 93.

Во вкладке Проведение оформите бухгалтерские проводки:

Рис. 94.

Для получения печатной формы документа по унифицированной форме АО-1 нажмите пиктограмму (Печать) на панели инструментов.

Рис. 95.