Администратор офиса

Необходимые знания:

– законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность предприятия, учреждения, организации по управлению персоналом; постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и нормативные документы, касающиеся сферы туризма;

– расположение офисных помещений;

– принципы планировки и оформления помещений офиса;

– правила и методы организации работы офиса;

– сферу деятельности работников офиса;

– этику взаимоотношений в рабочей группе;

– стандарты делопроизводства;

– принципы организации снабжения офиса;

– требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения;

– техническое оснащение офиса и правила пользования оргтехникой;

– принципы взаимоотношения с администрацией здания, в котором располагаются офисные помещения;

– основы этики, эстетики и социальной психологии;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– основы трудового законодательства.

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Умения и навыки: Обеспечивать подготовку офиса к рабочему дню и к закрытию после рабочего дня.

Составлять сметы на материально-техническое обеспечение офиса.

Оформлять необходимые документы для заключения договоров на поставку товаров, необходимых для обеспечения работы офиса.

Осуществлять контроль за оформлением помещений, следить за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе.

Обеспечивать чистоту и порядок в помещениях офиса.

Осуществлять контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.

Устанавливать контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

Обеспечивать надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.

Организовывать заказ авиа– и железнодорожных билетов для сотрудников офиса; делопроизводство офиса, прием входящих и управление исходящими звонками; эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивать для них комфортные условия, консультировать их по административным вопросам.

Подготавливать материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей, ведет учет посетителей.

Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Профессиональные качества: знание географических районов и туристских центров; хорошие навыки в области маркетинга и продаж; знакомство с компьютером; знание продукта и его спроса; хорошие навыки по продаже и маркетингу; позитивное отношение; высокий энергетический потенциал; энтузиазм; способность работать с бюджетом; навыки ведения переговоров; хорошие коммуникационные навыки, а также навыки межличностного общения; инициатива; гибкость; терпение; хорошая артикуляция; ориентация на детали; аккуратная внешность.

Обеспечивающие дисциплины. Менеджмент в социально-культурном сервисе. Маркетинг в социально-культурном сервисе. Информационные технологии в социально-культурном сервисе. Оргтехника. Методы научных исследований. Стандартизация и сертификация социально-культурных услуг. Техника и технология социально-культурного сервиса и туризма. Документальное обеспечение управления социально-культурным сервисом и туризмом. Инновации в социально-культурном сервисе и туризме. Индустрия экологического туризма. Планирование экологических туров и маршрутов. Мониторинг в экологическом туризме.