Основные правила проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации в колледже создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Для проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает директор колледжа.

Состав инвентаризационной комиссии:

1. председатель инвентаризационной комиссии- зам. Директора;

2. зам.председателя – главный бухгалтер;

3. член комиссии – бухгалтер по МЗ;

4. член комиссии – бухгалтер по ОС;

5. член комиссии –экономист;

6. член комиссии- специалист.

Для улучшения и ускорения проведения инвентаризации создаются рабочие комиссии по приказу директора.

До начала инвентаризации нужно получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, не сданные в бухгалтерию.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам(отчетам), с указанием «до инвентаризации на «-__» (дата), что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, что все ценности, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Проверка фактического наличия имущества проводится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Для оформления инвентаризации применяют следующие формы первичной учетной документации:

- инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов №0504087;

- инвентаризационная ведомость наличных денежных средств №0504088;

- ведомость расхождений по результатам инвентаризации №0504092;

- акт о результатах инвентаризации.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения описи данных о фактических остатках основных средств, нематериальных активов, материальных запасов и другого имущества, денежных средств, финансовых активов и обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименование инвентаризируемых ценностей и объектов, их количество указывается в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, в независимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственными лицами

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

В случае, когда материально ответственное лицо обнаружит после инвентаризации ошибки в описях, он должен немедленно сообщить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

5. Порядок проведения инвентаризации.

Инвентаризация основных средств производится комиссией путем осмотра объектов и записи их наименования, назначения, инвентарного номера, количества в инвентарную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активов ф.№0504087.

При инвентаризации зданий, сооружений, земельных участков необходимо проверить наличие документов о закреплении права оперативного управления или права хозяйственного ведения.

При инвентаризации машин, оборудования, транспортных средств в инвентарной описи в графе «Наименование ценности», кроме наименования записывается также заводской номер и год выпуска.

Выявленные инвентаризацией неучтенные объекты основных средств оцениваются с учетом действующих рыночных цен, амортизация по этим объектам определяется по их техническому состоянию с учетом года выпуска.

На неучтенные объекты комиссия составляет акт о приемке – передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) ф. №0306001 с указанием установленной рыночной цены и суммы амортизации объекта, после чего этот объект вписывают в сличительную ведомость.

На предметы, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, составляется отдельная инвентаризационная ведомость.

Инвентаризация материальных запасов производится отдельно по каждому счету, входящему в состав материальных запасов.

Запись в сличительной ведомости производится на основании проверки фактического наличия материальных ценностей путем их пересчета, взвешивания, перемеривания.

В исключительных случаях, когда возникает срочная необходимость в выдаче материалов со склада в процессе инвентаризации, материально ответственным лицом может быть произведен отпуск материалов только с разрешения руководителя и главного бухгалтера в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Инвентаризация денежных средств в кассе производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 №40 и сообщенным письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 318.

Результаты снятия остатков денежных средств, в кассе оформляются актом.

Инвентаризация расчетов охватывает значительное число счетов баланса:

- расчеты с дебиторами по доходам – счет 0 205 00 000;

- расчеты по выданным авансам - счет 0 206 00 000;

- расчеты с подотчетными лицами – счет 0 208 00 000:

- расчеты по недостачам – счет 0 209 00 000;

- расчеты с поставщиками и подрядчиками – счет 0 302 00 000;

- расчеты по платежам в бюджет – счет 0 303 00 000;

- прочие расчеты с кредиторами – счет 0 304 00 000.

Инвентаризация расчетов производится в основном по бухгалтерским документам в согласовании с корреспондирующими счетами (субсчетами).

Расчеты с покупателями, поставщиками, подрядчиками выверяются с подтверждением сальдо по расчетам на день проведения проверки двумя сторонами. Результаты инвентаризации расчетов оформляются инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами ф.0504089.

По задолженности работникам учреждения выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы не перечисленной заработной платы на счета по вкладам.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение), суммы несданных в кассу остатков авансов.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:

- правильность расчетов с финансовыми, налоговыми органами, другими организациями, а также со структурным подразделением учреждения, выделенный на отдельный баланс;

- правильность и обоснованность числящейся в бюджетном учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

- правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

6. Оформление результатов инвентаризации.

Правильно оформленные инвентаризационной комиссией и подписанные всеми её членами и материально ответственными лицами сличительные ведомости, акты передаются в бухгалтерию для выверки данных фактического наличия имущественно-материальных ценностей, финансовых активов и обязательств с данными бюджетного учета.

Выявленные при этом расхождения в сличительных ведомостях обобщаются в ведомости расхождений по результатам инвентаризации.

После завершения инвентаризации выявленные расхождения (излишки, недостачи) должны быть отражены в бюджетном учете, а при необходимости материалы напрвлены в судебные органы для предъявления гражданского иска.

На суммы выявленных излишков, недостач основных средств, нематериальных активов, маиериальных запасов инвентаризационная комиссия требует объяснение с материально ответственного лица по причинам расхождений с данными бюджетного учета. Приказом директора создается комиссия для проведения внутреннего служебного расследования для выявления виновных лиц, допустившего не сохранности доверенных ему материальных ценностей. Если недостача возникла по вине работника, то он обязан возместить приченённый ущерб. Размер ущерба или порчи имущества определяется по фактическим потерям. Они рассчитываются исходя из рыночных цен, действующих на день приченения ущерба.

При этом размер ущерба не может быть ниже стоимости имущества, который определяется по данным первичных учетных документов.

В бюджетном учете суммы выявленных излишков материальных запасов приходуются на материально ответственное лицо по рыночной стоимости товара.

7. Перечень имущества подлежащего инвентаризации.

1. Инвентаризация основных средств:

- здания, сооружения, передаточные устройства и остальные ОС раз в три года по состоянию на 1октября;

- библиотечные фонды раз в пятнадцать лет;

- все другие основные средства раз в два года на 1 октября.

2. Инвентаризация материальных запасов раз в год по состоянию на 1 ноября.

3. Инвентаризация наличных денежных средств, денежных документов в кассе 1 раз в месяц.

4. Инвентаризация спирта 1 раз в три месяца.

5. Внезапные инвентаризации всех видов имущества при необходимости в соответствии с приказом директора.